Jaki rachunek bankowy dla spółki z o.o.?

Jaki rachunek bankowy dla spółki z o.o.?

Wybór rachunku dla spółki wbrew pozorom jest bardzo prosty. Wszystko rozbija się o to, czy potrzebujemy bardzo dobry rachunek z wieloma możliwościami, i jesteśmy za to gotowi zapłacić, czy też tani albo i bezpłatny rachunek, choć może nie dający aż tak dużych możliwości.

Prosty i tani rachunek mają:

  • VW Bank (niestety wymaga posiadania tokena, za który płacimy 36 zł rocznie). System bankowy jest prosty ale jednocześnie bardzo ograniczony. Z drugiej strony prawie bezpłatny.
  • od 2013 rachunek dla sp. z o.o. można założyć również w mBanku, i chyba jest to najlepsza alternatywa. Brak opłat poza 1 zł za przelewy poza mBank.

Droższy, ale lepszy rachunek mają:

  • BRE Bank
  • Millenium
  • BZ WBK
  • Reiffeisen

Jeśli uważacie że jakiś bank powinien się tu znaleźć, dajcie proszę znać w komentarzach. Niestety ciężko byłoby monitorować non-stop wszelkie możliwe banki 🙂

Po wyborze rachunku warto również wybrać program do fakturowania, z programów które są albo bezpłatne albo tanie mogę polecić:

 

 

Jak obliczać VAT, cenę netto i brutto? Brutto od netto, i netto od brutto? VAT od pojedynczej sztuki, czy od sumy?

Jak obliczać VAT, cenę netto i brutto? Brutto od netto, i netto od brutto? VAT od pojedynczej sztuki, czy od sumy?

Dla początkujących przedsiębiorców kwestie obliczania VAT są dość kłopotliwe – teoretycznie to kwestia mnożenia i dodawania, ale w praktyce okazuje się że nie zawsze jest tak różowo. Podstawy wydają sie proste. Załóżmy że sprzedajemy towar pewnej firmie za 100 zł netto, ze stawką 23% VAT. Oczywiście są inne stawki, ale ta jest dość popularna i ją przyjmiemy za podstawową.

1. Jak obliczyć kwotę VAT i Brutto?

kwota vat = kwota netto * 23% = 100 * 23% = 23 zł

23% to inaczej mówiąc 0,23, przy obliczeniach czasem łatwiej posługiwać się więc tym ułamkiem.

Jak obliczyć kwotę brutto?

kwota brutto = kwota netto * (100% + 23%) = kwota netto * 123% = 123

 

2. Czy VAT powinniśmy obliczać od kwoty netto, czy brutto? Otóż okazuje się, że ustawodawca dopuszcza obydwie możliwości. Jeśli chcemy podać klientowi cenę brutto np. 123 zł brutto, to możemy obliczyć VAT w następujący sposób:

kwota vat = (kwota brutto * 23%) / (100% + 23%) = 123 * 23% / 123% = 23 zł

kwotę netto można wówczas obliczyć jako:

kwota netto = kwota brutto – kwota vat

Warto pamiętać że paragony fiskalne mogą być naliczane wyłącznie od kwoty brutto. Jeśli wystawiamy fakturę do paragonu fiskalnego to wówczas również powinna ona zostać w ten sposób naliczona.

3. Wszystko wygląda pięknie dopóki nie dojdą problemy z zaokrągleniami, jak obliczyć VAT od produktu który kosztuje (brutto) 1 zł?

kwota vat = (1 * 23%) / (123%) = 0,1869918

Co zrobić z taką kwotą? Czy jest to poprawna kwota VAT na fakturze? Oczywiście nie. Zasadą generalnie stosowaną w rachunkowości jest zaokrąglanie wszelkich kwot pieniężnych do dwóch miejsc po przecinku. Z tego prostego powodu, że nie ma kwoty mniejszej niż 1 grosz. Zasada ta trochę utrudnia nam życie, o czym zaraz będziemy mieli się okazję przekonać. W powyższym przypadku końcowy wynik zaokrąglamy zgodnie z zasadą matematyczną – końcówki od 0,5 i więcej zaokrąglamy w górę, końcówki do 0,5 (bez 0,5) zaokrąglamy w dół. Czyli wynik powyższej operacji będzie wynosił 0,19 zł, i jest to nasza kwota VAT

Aby obliczyć kwotę netto:

kwota netto = kwota brutto – kwota VAT = 1 – 0,19 = 0,81 zł

4. Podobnie wygląda to z obliczaniem kwoty brutto od netto dla 1 zł netto:

kwota vat = kwota netto * 23% = 1 zł * 23% = 0,23 zł

kwota brutto = kwota netto + kwota VAT = 1 + 0,23 = 1,23 zł

5. Kolejne schody zaczynają się w przypadku takiego obliczania, gdy mamy kilka sztuk towaru. Przy dużych kwotach jakkolwiek będziemy liczyć VAT wyjdzie nam taka sama kwota. Przy małych cenach wyjdą nam jednak błędy wynikające z zaokrągleń. Mamy tu dwie możliwości: liczenie VAT od pojedynczej sztuki oraz liczenie VAT od całości. Załóżmy, że cena produktu to 0,1 zł netto (powiedzmy że to cena koszulki na dokumenty A4) – przy tej cenie najłatwiej będzie nam zauważyć różnice.

a) VAT od pojedynczej sztuki

vat = 0,1 zł * 23% = 0,023 zł = po zaokrągleniu 0,02 zł

jeśli sprzedaliśmy 100 sztuk, to łączny vat wyniesie:

łączny VAT = 100 * 0,02 = 2 zł

b) VAT od sumy towarów

w tym sposobie obliczenia najpierw obliczamy łaczną kwotę netto:

łączna kwota netto = 100 * 0,1 = 10 zł

łączny VAT = 10 zł * 0,23 = 2,3 zł

 

Jak więc widzimy w drugim przypadku VAT jest wyższy. Ustawodawca dopuszcza jednak obydwa sposoby  naliczania podatku VAT.

Na koniec mogę polecić program Systim www.systim.pl z którego sam korzystam, który w prosty sposób pozwala na przeliczanie kwot VAT i netto/brutto, oraz wystawianie faktur zarówno od cen netto jak i brutto. Wersja podstawowa jest w pełni bezpłatna.

 

 

Jak wystawiać faktury, paragony, rachunki?

Jak wystawiać faktury, paragony, rachunki?

Każda firma prędzej czy później zetknie się z problemem tego, jak wystawić fakturę, paragon fiskalny czy rachunek – czyli inaczej mówiąc dowód sprzedaży. Można to oczywiście robić na odpowiednich druczkach, które dostaniemy w większości sklepów papierniczych, z artykułami biurowymi czy nawet w kioskach. Na druczku takim wystarczy wypisać wszystkie pola, zrobić kopię (zwykle druczki są na papierze który sam się kopiuje) i przekazać klientowi. Trzeba pamiętać, że klient zawsze dostaje oryginał dokumentu – dla siebie zachowujesz kopię. Musisz przechowywać takie dokumenty co najmniej przez 5 lat. Jeśli już korzystamy z druczków to przyda nam się pieczątka firmowa z nazwą, adresem firmy i numerem NIP. Można dzięki temu uniknąć nużącego wpisywania za każdym razem nazwy naszej firmy.

Korzystanie z druczków może być wygodne jeśli nie wystawiamy ich wiele. Jeśli jednak tak nie jest – czyli zwykle – to najlepiej po prostu znaleźć dobry program do faktur, który umożliwi nam wygodne wystawianie faktur, rachunków, paragonów fiskalnych i innych dokumentów. Osobiście korzystam z programu Systim, który działa w tzw. chmurze, co jest jego wielką zaletą – moje faktury mam zawsze pod ręką, przez przeglądarkę, dostępne na login i hasło z dowolnego miejsca na świecie. Są również inne podobne programy, ale ten muszę powiedzieć że najbardziej przypadł mi do gustu.

Wymaga jeszcze wyjaśnienia – kiedy wystawiamy fakturę, kiedy paragon fiskalny a kiedy rachunek? Jeśli jesteśmy nie-vatowcami, to dla osób fizycznych wystawiamy paragon fiskalny, zaś dla firm rachunek. Jeśli jesteśmy VAT-owcami, to dla firm wystawiamy fakturę (dawniej zwaną „fakturą VAT”), zaś dla osób fizycznych paragon fiskalny.

Na każdym dokumencie sprzedaży musi się znaleźć data sprzedaży, oraz data wystawienia (ponieważ te dwie daty zwykle są identyczne, ale czasem mogą się różnić). Musimy również podać nazwę towaru, ilość sztuk, jednostkę (np. „sztuki”, „godziny robocze” itd.), cenę netto (lub brutto), oraz kwotę netto i brutto. Jeśli wystawiamy rachunek, to oczywiście nie zawiera on VAT, więc kwota netto i brutto będą identyczne. Jeśli zaś jesteśmy płatnikami VAT, to dodatkowo musimy podać stawkę VAT oraz kwotę VAT za dany produkt. Mówiąc „cena netto/brutto” mam tu na myśli cenę za jedną sztukę towaru. Mówiąc „kwota …” mam na myśli kwotę łączną za wszystkie towary tego samego rodzaju – czyli np. kwota netto będzie to cena netto pomnożona przez ilość sztuk towaru. Dodatkowo musimy podać dane naszej firmy – nazwę, adres, numer NIP, oraz dane nabywcy.Dokument sprzedaży może zawierać również np. nasz numer konta bankowego, termin płatności, formę płatności.

Danych nabywcy nie podajemy na paragonach co znacznie ułatwia masową sprzedaż dla osób fizycznych. Trzeba jednak zaznaczyć że jeśli osoba fizyczna poprosi o fakturę lub rachunek zamiast paragonu, to mamy obowiązek mu ją wystawić. Żeby wystawić paragon fiskalny musimy mieć kasę fiskalną lub drukarkę fiskalną.

UAKTUALNIENIE: od 2015 roku nie wystawiamy już rachunków, dokument rachunek w zasadzie przestał istnieć. Zamiast niego wystawiamy po prostu dokument „Faktura”, który nie zawiera pozycji VAT, lub pozycje te są na nim zerowe, z zaznaczeniem że nie podlega on pod VAT.

Nie istnieje również faktura VAT – jedynie dokument o nazwie „Faktura”, zawierający odpowiednie kwoty i stawki VAT.

Urzędy Skarbowe jednak, jak i Ministerstwo Finansów, uznają że dokumenty typu „Rachunek” i „Faktura VAT” dalej mogą być wystawiane, jeśli spełniają wszystkie wymogi „Faktury”, w takim wypadku nazwa nie ma większego znaczenia.

Do wystawiania faktur (zarówno dawnych „VAT” jak i dawnych „Rachunków”) polecamy program Systim www.systim.pl, który posiada zarówno możliwość ich wystawiania, jak i korygowania.

 

Dlaczego podaje się cenę netto i brutto?

Dlaczego podaje się cenę netto i brutto?

Dlaczego często podaje się w sklepach cenę netto i brutto? Jaka jest różnica skoro i tak musimy zapłacić tą „brutto”?

Otóż różnica jest taka, że cena brutto jest ceną dla „zwykłego” konsumenta. Taką cenę zapłacimy robiąc codzienne zakupy w sklepie.

Cena netto jest ceną dla firm, pod warunkiem że kupowany przez nie towar czy usługi będzie użyty na cele tej firmy. Firma i tak musi zapłacić cenę brutto, faktycznie jednak odlicza sobie VAT od kwoty którą musiałoby i tak zapłacić co miesiąc. W związku z tym wychodzi na to, że firma ponosi tylko koszt ceny netto. Może nie jest to do końca jasne, więc podajmy przykład:

Firma zarobiła 12300 zł w danym miesiącu, nie miała żadnych kosztów. Od tego musi zapłacić VAT 23%, czyli 2300. Zostało 10000 zł. Od tego płaci jeszcze podatek 18% (1800 zł), czyli zostaje jej zysku 8200 zł netto.

Inna firma zarobiła również 12300 zł w danym miesiącu, ale kupiła maszynę za 6150 zł. W obu przypadkach VAT wynosił 23%.

Podsumujmy:

– przychód: 10000 zł oraz 2300 zł VAT

– koszty: 5000 zł oraz 1150 zł VAT

VAT do zapłaty obliczamy tak: 2300 – 1150 = 1150 zł VAT do zapłaty – taką kwotę firma zapłaci do urzędu skarbowego

Podatek PIT obliczymy zaś tak: 10000 – 5000 = 5000 (jest to podstawa opodatkowania)

Od podstawy opodatkowania obliczamy podatek (18%):
5000 x 18% = 900 zł – taką kwotę trzeba również zapłacić do urzędu skarbowego. Zysk firmy wyniósł więc 5000 – 900 = 4100 zł.

Jeśli firma płaci CIT (bo jest spółką prawa kapitałowego), lub płaci PIT ale wg stawki liniowej to liczymy identycznie, tylko 19% zamiast 18%.

Jak widzimy, w drugim przypadku firma zapłaciła o 1150 zł mniej VAT, ze względu na to, że dokonała zakupu produktu gdzie VAT wyniósł 1150. Jeśli przyjrzymy się uważniej, okazuje się że obydwie firmy zapłaciły tyle samo VAT-u – pierwsza zapłaciła 2300 zł do urzędu skarbowego, zaś druga zapłaciła 1150 zł do urzędu skarbowego, oraz 1150 za towar. Dlatego właśnie mówimy że podatek VAT jest neutralny dla firm – nie wpływa na to, ile firma faktycznie zapłaci. I dlatego firmy pomiędzy sobą podają często ceny w kwotach netto, gdyż to cena netto jest faktycznie ponoszonym kosztem.

Zauważmy, że druga firma zapłaciła również mniejszy podatek, to kolejny powód dlaczego firmom opłaca się inwestować, gdyż każda inwestycja powoduje obniżenie podatku.

Jeśli zaś musimy wystawić sami fakturę, zachęcam do wypróbowania bezpłatnego programu Systim www.systim.pl , w którym wystawianie faktur jest bardzo wygodne.

 

 

Osoba fizyczna a osoba prawna

Osoba fizyczna a osoba prawna

Bardzo często wśród osób raczkujących w biznesie pojawia się prędzej kwestia „osoby prawnej” i „osoby fizycznej”. Pojęcie to jest dość logiczne, ale faktycznie może być niejasne dla początkujących.

Osoba fizyczna to więc człowiek, jak mówi nazwa istniejący „fizycznie”. Czyli człowiek od chwili urodzenia aż do śmierci. Po śmierci człowiek przestaje być osobą fizyczną z czym związane są pewne, dość logiczne konsekwencje – np. nie może dziedziczyć czy prowadzić działalności gospodarczej. Osoba fizyczna może posiadać majątek, może zaciągać zobowiązania (pożyczki, kredyty) itp.

Osoba prawna to nie człowiek, ale np. spółka czy inna zarejestrowana organizacja. Osoba prawna może również posiadać swój majątek, zaciągać zobowiązania itp. Od osoby fizycznej różni się tym, że nie jest to człowiek. Oczywiście spółka sama w sobie nie może podjąć żadnej decyzji, dlatego musi posiadać właściciela i/lub osoby zarządzające spółką. Osoby te podejmują decyzje w imieniu spółki.

 

 

 

 

Przychody, koszty a dochód, wpływy i wydatki

Przychody, koszty a dochód, wpływy i wydatki

 

Początkującym przedsiębiorcom zwykle sprawia problem rozróżnienie tych pojęć, zwłaszcza jeśli chodzi o przychód i dochód. Spróbujmy więc nieco rozjaśnić tą sprawę:

Wpływy to wszystko to, co wpływa na rachunek bankowy, albo wpłacane jest do kasy firmy. Zwykle jest to więc zapłata od klienta. Mogą to być inne wpływy, np. pieniądze otrzymane od banku jako odsetki od środków na rachunku bankowym.

Wydatki to wszystkie pieniądze które wychodzą z rachunku bankowego firmy, albo z kasy firmy (czyli gdy płacimy gotówką).

Przychód – to pojęcie jest podobne do wpływów, ale nie identyczne! Przychód to taki wpływ, na który wystawiamy jakiś dokument sprzedaży (fakturę, czy rachunek, czy paragon – np. z bardzo dobrego programu Systim www.systim.pl ). Powiedzmy że jest to faktura. Możemy fakturę wystawić zarówno przed wpływem pieniędzy (np. z terminem płatności 7 dni), albo już po wpływie pieniędzy. Warto pamiętać że na wystawienie faktury, czy innego dokumentu sprzedaży, mamy maksymalnie 7 dni od momentu otrzymania pieniędzy, chodź są od tego wyjątki. Dokument sprzedaży wystawiamy tylko gdy faktycznie coś sprzedajemy, czyli nie wystawimy go np. dla banku za przychód z odsetek na rachunku bankowym. Jak wystawiać dokumenty sprzedaży, takie jak faktura, rachunek, paragon fiskalny? To chyba temat na kolejny wpis 🙂

Koszty – to pojęcie zbliżone do wydatków. Są to kwoty z dokumentów sprzedaży, które my otrzymujemy (dokument sprzedaży zawsze wystawia sprzedający, nie kupujący, warto to zapamiętać! Są od tego tylko baaardzo rzadkie wyjątki). Czyli dla nas są to dokumenty zakupu. Do uznania dokumentu zakupu jako koszt musi to być dokument posiadający dane nabywcy i odbiorcy. Nie może to być więc paragon fiskalny (chyba że w wyjątkowych okolicznościach).

Dochód – dochód inaczej nazywamy zyskiem (dokładniej: zyskiem brutto). Jest to różnica pomiędzy Przychodami a Kosztami. Czyli jeśli w danym miesiącu wystawimy faktury sprzedażowe na 5000 zł, a faktur zakupowych (kosztowych) będziemy mieli na kwotę 2000 zł, to dochód wyniesie:
5000 zł – 2000 zł = 3000 zł

W powyższych i poniższych obliczeniach dla uproszczenia pomijamy podatek VAT.

Podatek PIT – obliczamy go od kwoty dochodu, obecnie dla tego podatku jest stawka 18%, czyli:
3000 zł x 18% = 540 zł

Czyli w danym miesiącu prawdopodobnie odprowadzimy do urzędu skarbowego podatek w wysokości 540 zł. Prawdopodobnie, jeśli założymy, że to nasz pierwszy miesiąc działalności, niedługo napiszę jak obliczać podatek w kolejnych miesiącach.

zysk netto – jest to dochód po opodatkowaniu, czyli:
3000 – 540 = 2460 zł

Jeśli prowadzimy spółkę z o.o., będziemy płacić podatek CIT, liczy się go tak samo jak PIT, tylko stawka wynosi 19%. Jeśli płacisz jednak PIT, to możesz wybrać również liniowy sposób rozliczenia PIT, wówczas stawka wynosi również 19%, ale nie możesz zastosować odliczeń od podatku (np. na internet, na dziecko, itd.).

O czym warto pamiętać? Że podatki płacimy od tego, ile faktur wystawimy, i ile faktur kosztowych będziemy mieli od naszych dostawców. W praktyce więc często firmy wystawiają faktury jak najpóźniej się da, aby odłożyć moment zapłaty podatku. Faktury możemy wystawić nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania zapłaty lub wykonania usługi (7 dni od tego zdarzenia, które nastąpi wcześniej). Ponieważ jednak podatek PIT czy CIT płacimy i tak za dany miesiąc, ma to znaczenie wyłącznie gdy fakturę wystawisz np. nie w marcu, ale w kwietniu, czyli w miesiącu następnym.

Drugi sposób na oszczędzenie na podatku, to gromadzenie jak największej liczby faktur kosztowych. Oczywiście gromadzenie legalne. Czasem firmy ulegają pokusie zakupienia faktur kosztowych (łatwo znaleźć takie ogłoszenia). Takie oszustwo bardzo łatwo jest wykryć, dlatego nie polecam tego rodzaju „optymalizacji podatkowej”.

 

Czym różni się Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) a Księgi Handlowe (KH)/Księgi Rachunkowe/Pełna Księgowość?

Czym różni się Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) a Księgi Handlowe (KH) (zwane też Księgami Rachunkowymi lub Pełną Rachunkowością) ?

Czym różni się Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) a Księgi Handlowe (KH) ? To pytanie bardzo często gnębi początkujących przedsiębiorców. Na początek trzeba więc powiedzieć, że prowadzenie działalności w Polsce (ale i w innych krajach podobnie) wiąże się z koniecznością dokumentowania działalności firmy. Oficjalnie jest to niby dobre dla nas, przedsiębiorców, ale w praktyce służy tylko do tego abyśmy dobrze mogli obliczyć ile podatku powinniśmy zapłacić ukochanemu fiskusowi 🙂 Oczywiście nie chcę mówić, że prowadzenie dokumentacji jest z gruntu złe – jest dobre, ale nie koniecznie w takiej formie jak wymaga od nas ustawodawca 🙂

Przejdźmy więc do konkretów, zakładając w Polsce firmę możemy wybrać jeden z rodzajów prowadzenia dokumentacji – czy mówiąc inaczej księgowości:

  1. Karta podatkowa – najprostsza forma prowadzenia rachunkowości, dostępna tylko dla osób prowadzących działalność gospodarczą i spółek cywilnych, które nie zatrudniają pracowników. W ramach tej formy przechowujemy wyłącznie dokumenty sprzedaży (faktury, rachunki, paragony). Ale uwaga – tylko niektóre rodzaje firm mogą prowadzić księgowość w tej formie, dlatego też jest to forma rzadko stosowana. Płacimy jeden określony podatek co miesiąc, w jednej kwocie, zależnej od zawodu i wielkości miasta w który mieszkamy.
  2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – sposób podobny do powyższego, księgujemy wyłącznie dokumenty sprzedaży. Ale dostępny dla każdego przedsiębiorcy (który nie przekroczył pewnej sumy przychodów w danym roku)
  3. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – w tym rodzaju księgowości księgujemy nie tylko dokumenty sprzedaży ale też dokumenty zakupowe, podatek obliczamy jako różnicę pomiędzy kwotą sprzedaży a zakupów.
  4. Księgi Handlowe (KH), inaczej zwane „Pełną księgowością” albo „Księgami Rachunkowymi” – w tym rodzaju księgujemy dosłownie każdą operację przedsiębiorstwa, dokumenty sprzedaży zakupu, ale także operacje finansowe – przelewy wychodzące i przychodzące, operacje magazynowe, udziały w firmie, operacje w kasie, podatki itd… Najbardziej skomplikowana forma księgowości.

Jaką formę księgowości wybrać? Generalnie nie mamy dużego wyboru. Jeśli chcemy założyć spółkę z o.o. (lub inną spółkę prawa kapitałowego) to musimy wybrać Księgi Handlowe. Koszt prowadzenia ich przez biuro rachunkowe to zwykle 500 zł do 1500 zł netto (dla mikrofirmy).

Jeśli prowadzimy inny rodzaj działalności, np. działalność gospodarczą albo spółkę cywilną, to najlepiej wybrać KPiR lub Ryczałt. Różnica polega na tym, że w Ryczałcie nasz podatek obliczany jest tylko od przychodu, zaś w KPiR od różnicy pomiędzy przychodem a kosztami. Zobaczmy to na przykładzie:

Ryczałt w firmie usługowej – tłumaczenia

  • przychód za miesiąc: 2000 zł
  • koszty: 100 zł za telefon
  • podatek do zapłaty: 8,5% x 2000 zł = 170 zł
  • Zarobiliśmy więc 2000 – 170 – 100 = 1730 zł (od tego jeszcze powinniśmy odjąć koszty telefonu)

A jak to będzie wyglądało w firmie handlowej? Również ryczałt:

  • przychód za miesiąc: 2000 zł – tyle sprzedaliśmy towaru
  • koszty: 1800 zł – zakup towaru do sprzedaży
  • podatek do zapłaty: 8,5% x 2000 zł = 170 zł
  • Zarobiliśmy więc…. 30 zł.

Jak widać ryczałt obliczany jest od przychodu, opłaca się więc tam, gdzie mamy duży przychód a małe koszty. W działalności handlowej, gdzie musimy kupować towar, koszty zwykle są duże, a uzyskane marże na poziomie kilkunastu procent. W takim przypadku opłaca się przejście na KPiR. Zobaczmy jakby to wyglądało:

KPiR w firmie usługowej – tłumaczenia

  • przychód za miesiąc: 2000 zł
  • koszty: 100 zł za telefon
  • podatek do zapłaty: 18% x (2000 – 100) zł = 342 zł
  • Zarobiliśmy więc 2000 – 100 – 342 = 1558

Jak widzimy więc, w firmie usługowej bardziej opłaca się opodatkowanie ryczałtem. A jak to będzie wyglądało w firmie handlowej?

  • przychód za miesiąc: 2000 zł – tyle sprzedaliśmy towaru
  • koszty: 1800 zł – zakup towaru do sprzedaży
  • podatek do zapłaty: 18% x (2000-1800) zł = 36 zł
  • Zarobiliśmy więc: 2000 – 1800 -36 = 164 zł  – To jest 5,5 razy więcej niż przy poprzednim sposobie opodatkowania!!

Ryczał nie zawsze jednak wygląda tak różowo, gdyż ma kilka stawek podatkowych: 3%, 5,5%, 8,5%, 17%, 20%. Zależnie od wykonywanej przez nas działalności będziemy musieli zapłacić inną stawkę podatku.

Jak wyglądają zaś koszty prowadzenia poszczególnych rodzajów księgowości przez biuro księgowe dla mikro firm?

  • Karta podatkowa – ok. 80 zł – netto
  • Ryczałt – ok. 100 zł netto
  • KPiR ok. 150 – 250 zł netto
  • KH ok. 500 – 1500 zł netto

Dokładna cena zależy od tego, ile transakcji będzie miało miejsce w danym miesiącu.

Jest wiele programów do księgowości, z nich zdecydowanie wyróżnia się na plus Systim www.systim.pl ponieważ nie tylko pozwala prowadzić księgowość w formie KPiR, ale również można w nim wystawiać faktury, umowy, listy płac. Wkrótce planowana jest tam również obsługa pełnej rachunkowości.

 

Jak numerować faktury?

Jak numerować faktury?

Ustawodawca nałożył na firmy obowiązek numerowania kolejnych faktur w kolejności rosnącej, bez luk w numeracji. To jedyna wskazówka jaką nam dał. W praktyce zaś oznacza to, i interpretacje urzędów skarbowych to potwierdzają, że firmy mają duża swobodę w numerowaniu faktur.

Warto pamiętać, że faktury numerujemy kolejno wg „daty wystawienia”, czyli kolejne daty wystawienia muszą mieć kolejne numery faktur. Pola „data operacji” nie ma przy tym większego znaczenia.

Faktury musimy numerować ciągle, zwykle od 1 w górę. Numeracja może być zarówno w cyklu miesięcznym (czyli w każdym miesiącu zaczynamy numerować od nowa), jak i rocznym, czyli w każdym roku zaczynamy numerować ponownie od 1. Może to być również numeracja ciągła, czyli po prostu numerujemy fakturę „w górę”, bez jakiegokolwiek rozpoczynania tej numeracji od początku.

Warto zauważyć, że stosowaną numerację można zmienić na inną, ale najlepiej uczynić to z początkiem nowego roku podatkowego, aby nie podejrzewano nas o jakieś „niecne intencje” z tym związane. O co może chodzić? Np. o to, że zapomnieliśmy wystawić faktury w terminie, i rozpoczynamy numerację od początku, aby można tam „upchnąć” brakującą fakturę.

Przy wystawianiu takiej faktury warto skorzystać z jakiegoś programu do faktur, jak np. Systim www.systim.pl , który faktury będzie nam numerował automatycznie.

W numerze faktury możemy ponadto zawrzeć dodatkowe informacje – może to być symbol klienta, symbol magazynu czy pracownika wystawiającego fakturę, najczęściej jednak zamieszcza się tam numer miesiąca i roku wystawienia faktury. Warto pamiętać, że numer faktury będą oglądali nasi klienci, być może warto więc zacząć numerację od jakiegoś wyższego numeru (np. 1000), aby stworzyć marketingową iluzję, że faktur wystawiamy więcej niż w rzeczywistości 🙂

Działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?

Działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?

To mój pierwszy wpis na nowym blogu, miło mi powitać jeśli ktoś go przeczyta 🙂 Blogów jak doskonale wiecie w sieci jest mnóstwo, chciałbym więc aby mój blog był mniej o mnie, a bardziej o sprawach którymi się zawodowo zajmuję – czyli działalnością gospodarczą, spółkami z o.o. oraz ich księgowością – zarówno w formie uproszczonej (KPiR) jak i zaawansowanej (KH).

Spółki z o.o. obrosły całą masą różnych mitów i niedomówień, uważane są za coś trudnego do prowadzenia i komplikującego sprawy biznesowe. To samo zresztą dotyczy się spółek akcyjnych, komandytowych czy nawet jawnych. Czy tak jest naprawdę?

Jako praktyk w prowadzeniu sp. z o.o. chciałbym pokazać, że spółki z o.o. nie są tak straszne jak je malują. W praktyce ich prowadzenie może być proste i przyjemne, oraz całkowicie możliwe dla nawet jednej osoby . Na początek spróbujmy wypisać różnice pomiędzy zwykłą działalnością gospodarczą, od której zwykle zaczyna się nasza przygoda z biznesem, a spółką z o.o.

Zalety działalności gospodarczej:
– prosta i tania rejestracja działalności (koszt ok. 170 zł),
– odpowiadamy za „firmę” całym naszym majątkiem – czyli jeśli nie zapłacimy kontrahentowi za fakturę to po wyroku sądu komornik ma prawo zabrać nam nasz majątek,
– prosta księgowość w formie KPiR (Książka Przychodów i Rozchodów),
– możliwość taniego zlecenia księgowości do biura rachunkowego już od 100 zł netto /msc.

Wady działalności gospodarczej:
– konieczność płacenia ZUS ok. 1025 zł miesięcznie (teoretycznie, bo część odliczamy od podatku – w praktyce płacimy ok. 765 zł).

Zalety spółki:
– odpowiadamy za długi tylko do wysokości wkładu finansowego, jaki wnieśliśmy do spółki,
– kontrahenci lepiej nas postrzegają (sp. z o.o. wydaje się lepszym partnerem niż działalność gospodarcza),
– brak konieczności opłacania ZUS.

Wady spółki:
– wyższe ceny zakupu usług – często drobne usługi spółkom z o.o. czy SA oferuje się po wyższych cenach (dlatego dokonując zakupu warto wpierw poprosić o cenę, najlepiej anonimowo 😉 ),
– konieczność włożenia wkładu własnego w wysokości co najmniej 5000 zł (wkładem mogą być nie tylko pieniądze, ale też np. samochód, strona internetowa, baza danych klientów, patent czy prawa autorskie do programu),
– konieczność podpisania aktu notarialnego spółki, rejestracji w sądzie (razem rejestracja to ok. 1000 – 2000 zł, zależnie od wkładu własnego),
– konieczność prowadzenia pełnej księgowości, tzw. ksiąg handlowych, które są trudniejsze do prowadzenia samodzielnie. Koszt zlecenia prowadzenia ksiąg do biura rachunkowego to ok. 500 – 1500 zł netto (zależnie od ilości faktur i innych dokumentów księgowych).
– pieniądze spółki sa pieniędzmi spółki – a nie naszymi, co oznacza że teoretycznie nie możemy nimi swobodnie dysponować; w praktyce jednak w przypadku małych firm nie stanowi to dużego problemu.

Dla wyjaśnienia – powyższe wady i zalety spisuję z punktu widzenia mikroprzedsiębiorcy, czyli takiego zatrudniającego do 10 pracowników. Jeśli mamy większą firmę to część wad przestaje być takimi wadami w ogóle.

Na marginesie uwaga odnośnie słowa „firma”. Wg prawa nie zakładamy firmy, ale działalność gospodarczą czy spółkę, które można jeszcze nazwać przedsiębiorstwem. Natomiast firma w sensie prawnym to nazwa przedsiębiorstwa, przy czym nazwą może być imię i nazwisko właściciela (lub właścicieli). To od strony prawnej – może przydać się dla ścisłości np. przy konstruowaniu umów, w przypadku których nie może być pola do interpretacji. Natomiast nie ma co ukrywać że w języku potocznym „firma” jest utożsamiana również z samym „przedsiębiorstwem”, dlatego na tym blogu będę zamiennie używał słów „firma” i „przedsiębiorstwo”, natomiast „działalność (gospodarcza)” i „spółka” będę używał tam, gdzie trzeba rozdzielić pomiędzy tymi dwoma formami prawnymi przedsiębiorstw.

Co więc wybrać – działalność czy spółkę z o.o.? Kryteria są wg mnie następujące:
– jeśli sp. o.o. pomoże nam polepszyć wizerunek firmy, i klienci tego oczekują – załóżmy spółkę. Jeśli więc prowadzimy punkt naprawy obuwia czy stragan na targowisku to można sobie darować, klient będący osobą fizyczną nie zwróci uwagi czy sprzedaje mu marchewkę spółka czy też nie,
– jeśli działamy wspólnie ze wspólnikiem bądź wspólnikami – załóżmy spółkę (biorąc pod uwagę poniższe kryteria),
– jeśli nasza działalność związana jest z potrzebą posiadania dużego kapitału, finansowego czy rzeczowego, np. samochody, lokale, patenty, maszyny – załóżmy spółkę,
– jeśli szkoda nam 2000 zł na rejestrację spółki – nie zakładajmy spółki,
– jeśli zatrudniamy powyżej 10 osób – załóżmy spółkę (biorąc pod uwagę też powyższe kryteria),
– jeśli przychody firmy to co najmniej 250 – 300 tys. zł netto rocznie – od tego momentu mniej więcej zaczyna się opłacać założenie spółki.

W kolejnych wpisach przejdziemy już do konkretów związanych z zakładaniem spółki – opiszę co trzeba załatwić, gdzie się wybrać i co podpisać, później zaś przejdziemy do opisu spółki i sposobu prowadzenia w niej rachunkowości. Na początek jednak wyjaśnię kilka spraw i terminów, które często się przewijają wśród początkujących przedsiębiorców.

Gdy już założymy firmę czy spółkę, będziemy potrzebować programu do fakturowania i księgowości. W tej kwestii warto na początek wypróbować program Systim www.systim.pl , który pozwala na fakturowanie, obsługę magazynu, księgowości w formie KPiR, a wkrótce również obsługę ksiąg handlowych.

 

Na czym polega rachunkowość/księgowość firmy? Co musi robić księgowa firmy?

Na czym polega rachunkowość/księgowość firmy? Co musi robić księgowa firmy?

Gdy po raz pierwszy stykamy się z księgowością zaczynamy się zastanawiać co właściwie musi robić księgowa? Co powinienem robić gdy chcę prowadzić księgowość swojej własnej firmy? Niestety wszelkie kursy i podręczniki koncentrują się na księgowaniu operacji gospodarczych, a nie mówią tej tak ważnej kwestii. Spróbujmy więc podsumować co musi robić księgowa:

  1. Na początku działalności – rejestracja spółki
    • rejestracja w Urzędzie Miasta (działalność gospodarcza i/lub spółka cywilna) lub rejestracja w Sądzie (inne spółki, fundacje itd.);
    • rejestracja w Urzędzie Skarbowym (zwykle wykonujemy ją już w pierwszym kroku w ramach jednego okienka, ale czasem trzeba się tam przejść załatwić dodatkowe sprawy – np. rejestracja jako płatnik VAT);
    • rejestracja w Urzędzie Statystycznym (j.w.);
    • rejestracja w ZUS;
    • jeśli zatrudniamy pracowników – zgłoszenie do inspekcji pracy i inspekcji sanitarnej;
    • wykonanie pieczątki firmy (nieobowiązkowe, ale jednak zalecam dla wygody – przyda nam się) oraz założenie rachunku bankowego;
    • pisemne zawiadomienie Urzędu Skarbowego o zamiarze rozliczania się z podatku VAT i PIT w terminach kwartalnych – złożenie tego zawiadomienia w terminie do 25 lutego (odnośnie VAT) oraz do 20 lutego odnośnie PIT  oraz aktualizacja zgłoszenia VAT-R towarzysząca wyborowi kwartalnego sposobu składania deklaracji VAT.
    • wybór programu do faktur i księgowości – polecamy program do faktur Systim (służy również do KPiR), zaś do pełnej księgowości Symfonię. Ta druga jest co prawda droga, ale dość dobra.
    • w przypadku księgowości pełnej – wprowadzenie bilansu otwarcia.
  2. Codziennie:
    • na koniec dnia zaksięgowanie wszystkich dokumentów sprzedaży i kosztowych – w praktyce często robi się to pod koniec miesiąca.
  3. Co miesiąc:
    • do 10-tego danego miesiąca płacimy składkę ZUS, jeśli tylko za siebie to nie musimy nic więcej wysyłać do ZUS;
    • jeśli ZUS płacimy również za pracowników, to musimy wysłać do ZUS deklarację ZUS DRA, ZUS RCA lub ZUS RZA, mamy wówczas na to (na wpłatę składki i wysłanie deklaracji) termin do 15-tego danego miesiąca (dotyczy zarówno składki za pracowników jak i składki „za siebie”);
    • do 20-tego danego miesiąca musimy zapłacić podatek za miesiąc poprzedni, a więc sprawdzamy czy wszystkie dokumenty zostały zaksięgowane, obliczamy zaliczkę na podatek PIT (PIT5)  (w spółkach – CIT), nie wysyłamy żadnych deklaracji zaliczkowych PIT (jedynie na koniec roku).
    • do 25-tego obliczamy również podatek VAT, i płacimy. Do urzędu skarbowego wysyłamy listem z potwierdzeniem nadania deklarację VAT7,. Deklarację można również wysłać elektronicznie poprzez system e-Deklaracje. Warto wydrukować i zachować potwierdzenie wysłania. Warto pamiętać że deklarację VAT7 wysyłamy zawsze – nawet tzw. „zerową” deklarację.
    • do 20-tego danego miesiąca musimy również obliczyć i zapłacić podatek za pracowników, tzw. PIT4, w tym przypadku również tylko płacimy podatek – nie wysyłamy deklaracji podatkowej;
    • w przypadku prowadzenia pełnej księgowości – wydrukować i zarchiwizować przynajmniej ostatnią stronę dziennika księgowań księgi głównej, zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych księgi głównej, zestawienie VAT (sprzedaż i zakup);
    • w przypadku prowadzenia innych form działalności – wydrukować i zarchiwizować zestawienie KPiR, VAT, oraz podsumowania tych rejestrów,
    • do 15-tego danego miesiąca złożyć deklarację VAT EU, jeśli dokonywane były wewnątrzwspólnotowe dostawy lub nabycia.
  4. Co kwartał – jeśli wybraliśmy kwartalny sposób rozliczania PIT (lub CIT) i/lub VAT to płacimy je, i wysyłamy deklarację VAT7K, za kwartał, nie za miesiąc. Jest to z pewnością wygodniejszy sposób prowadzenia rachunkowości, zwłaszcza w małej firmie. Nie dotyczy to PIT4, czyli podatku za pracowników, które zawsze opłacamy co miesiąc.
  5. Na koniec roku (a raczej – w nowym roku):
    • Złożenie deklaracji rocznej – PIT36 lub CIT8 (w przypadku CIT nie musimy koniecznie składać deklaracji za rok kalendarzowy – zależy to od tego, co zawarliśmy w umowie spółki).
    • CIT8 składamy razem ze sprawozdaniem rocznym, w terminie do 31 marca (jeśli nasz rok podatkowy zakończył się 31 grudnia). Sprawozdanie powinniśmy złożyć również do sądu (dotyczy to tylko zarejestrowanych w KRS).
    • Deklarację PIT4 za pracowników – do 31  stycznia.
    • Deklaracje PIT11 za pracowników – do ostatniego dnia lutego, ale najwygodniej zrobić to jednocześnie z PIT4, unikniemy wtedy błędów i korygowania, jeśli na formularzach coś by się nie zgadzało.
    • W przypadku pełnej księgowości – zaksięgowanie zysku np. na kapitał własny lub na dywidendy, wydrukowanie bilansu i rachunku zysków i strat.

Co do terminów – warto pamiętać że jeśli termin płatności podatku wypada na dzień wolny (np. sobotę, niedzielę, święto wolne od pracy), to termin ten automatycznie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Niektóre programy do faktur jak np. Systim podpowiadają wybrane terminy, tak aby można wygodnie sprawdzić kiedy trzeba zapłacić podatek czy ZUS.