Wielu podatników otrzymuje faktury z Google. Dotyczą one usług świadczonych cyklicznie jak i usług zrealizowanych (zakończonych) w konkretnych dniach.
Google dla Polski wystawia faktury najczęściej za pośrednictwem swojego oddziału w Irlandii albo w Polsce.
Przedsiębiorcy zastanawiają się jak ująć w kosztach tego typu wydatki. Na co więc powinien zwrócić szczególną uwagę przedsiębiorca, który chce ująć w PKPiR tego typu faktury?
Koszt uzyskania przychodu a forma opodatkowania PIT
Prawodawca w art. 22 oraz 23 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 zwanej dalej ustawą o PIT) określił, którego jego zdaniem wydatki mogą stanowić koszty podatkowe, a które są wyłączone z kosztów podatkowych.
Wydatek uznany za koszt podatkowy umożliwia przedsiębiorcy obniżenie podatku dochodowego, jeżeli stosuje on skalą podatkową albo podatek liniowy jako formę opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej.
Zagadnienie uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów nie dotyczy działalności, w których stosuje się opodatkowanie kartą podatkową czy ryczałtem ewidencjonowanym z uwagi na to, iż te formy opodatkowania nie zezwalają na uwzględnianie w rachunku podatkowym poniesionych kosztów. Nie umożliwiają więc obniżenie podatku dochodowego z tytułu poniesionych wydatków.
Wydatek w działalności gospodarczej będzie uznany za koszt firmowy jeżeli:
- został poniesiony na cele prowadzonej działalności,
- został poniesiony przez podatnika,
- jest przeznaczony dla osiągnięcia, zachowania, zabezpieczenia przychodów z działalności gospodarczej,
- nie występuje w ustawowym katalogu kosztów wyłączonych z kosztów firmowych na mocy art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
- został prawidłowo udokumentowany.
Każda działalność to można powiedzieć indywidualny organizm. Niektóre koszty zbieżne z profilem jednej działalności mogą zupełnie nie pasować do innej działalności. Dlatego koszty w każdej firmie należy analizować indywidualnie pod kątem:
- profilu prowadzonej działalności,
- wydatków inwestycyjnych,
- planów inwestycyjnych,
- zdarzeń losowych,
- zmiany rodzaju prowadzonej działalności,
- przekształcenie formy organizacyjno-prawnej działalności,
- pozostałe przypadki.
Faktura od Google a koszty uzyskania przychodów
Zarówno Google Ireland jak i polska siedziba Google wystawia faktury za świadczone usługi reklamowe na których na drugiej stronie występuje tzw. szczegółowe rozliczenie wpłaconych przez klienta zaliczek w konfrontacji do wykonanych w konkretnym okresie usług.
Usługi Google najczęściej rozliczane są na dwa sposoby:
- wpłacone zaliczki, przedpłaty przez przedsiębiorcę są rozliczane na poczet wykonanie części lub całej usługi,
- usługa stanowi usługę za cały miesiąc, rozliczaną w comiesięcznych (lub innych) okresach rozliczeniowych.
Druga strona zawiera zazwyczaj:
- wpłacone zaliczki przedpłaty wraz z datami które zostają pobrane na rozliczenie wykonanych przez Google usług,
- rozliczenie wpłaconej zaliczki na poczet wykonanych usług przez Google wraz z datą lub datami zakończenia wykonywania usług,
- odrębnie są wyszczególnione wszystkie wpłacone przez przedsiębiorcę zaliczki, przedpłaty na przyszłe usługi Google w miesiącu rozliczeniowym.
Jak ująć w PKPiR fakturę od Google (i nie tylko) z takim rozliczeniem wykonanych usług. Przede wszystkim wydatek ten będzie stanowił koszt uzyskania przychodu jeżeli jest wydatkowany na cele prowadzonej działalności.
Po pierwsze wydatek ten podatnik ujmie w kolumnie 13 PKPiR – „pozostałe wydatki”.
Po drugie podatnik księguje w PKPiR tego typu fakturę w dacie jej wystawienia.
Po trzecie kwota kosztów jaka będzie podlegać księgowaniu to kwota wykazana na drugiej stronie faktury. Będzie to pozycja (opis) z nazwą wykonanej przez Google usługi.
Do koszów podatnik nie zaliczy pozycji które stanowią przedpłaty, zaliczki.
Należy podkreślić, iż niekiedy faktura od Google na drugiej stronie zawiera tylko pozycje o przedpłatach i zaliczkach natomiast nie występuje w danym miesiącu pozycja z nazwą wykonanej usługi. Dopiero w kolejnym miesiącu następuje zaliczenie konkretnej kwoty przedpłaty na wykonanie usługi.
| UWAGA: Druga strona faktury od Google pod pozycją (nazwą) wykonanej usługi to pozycja, której kwotę należy zaksięgować w PKPiR w dacie wystawienia faktury. Podatnik nie może do kosztów uzyskania przychodów ujmować wykazanych przedpłat, zaliczek. |
Przykład 1
Przedsiębiorca otrzymał fakturę od Google Ireland za usługę AdWords z datą wystawienia 31.05.2023r.
Na drugiej stronie faktury w tabelce odnotowanych kosztów występują następujące pozycje:
| Odnotowanie kosztów oraz VAT | ||||
| Data | Opis | VAT | Kwota (bez VAT) | |
| PLN | EUR | |||
| 15.05.2023r. | Przedpłata na Google Adwords | 0% | 350 | 77,02 |
| 22.05.2023r. | 400 | 88,17 | ||
| 31.05.2023r. | Google AdWords | 0% | 650 | 143,74 |
| 31.05.2023r. | Środki z przedpłat rozliczone na wykonaną usługę | 0% | -650 | 143,74 |
Otrzymaną od Google Ireland przedsiębiorca zaksięguje pod w PKPiR w kolumnie nr 13 pod datą 31.05.2023r.
Kwota kosztów z tej faktury podlegająca księgowaniu to 650 zł.
Kwoty przedpłat nie podlegają księgowaniu w PKPiR. Natomiast kwoty wszystkich wpłaconych zaliczek wykazanych na drugiej stronie faktury (na pierwszej suma łącznie) podlegają ujęciu w rejestrze VAT. O rozliczeniu VAT tego typu faktury opowiedziano w odrębnej publikacji.
Przeliczenie faktury z waluty obcej na PLN dla księgowania kosztów (jeżeli nie zostały przeliczone) dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. W tym wypadku jeżeli kwota nie byłaby przeliczona na PLN byłby to średni kurs NBP z 30.05.2023r.
Miesięczne okresy rozliczeniowe
Niekiedy Google Ireland jak i polska siedziba wystawiają faktury za wykonane miesięczne usługi tzw. abonamentowe lub miesięczne użycie konkretnej usługi
W takim przypadku przedsiębiorca ujmuje w PKPiR taką fakturę (oczywiście jeżeli wydatek ten został poniesiony na cele prowadzonej działalności) w kolumnie 13 PKPiR – „pozostałe wydatki” w dacie jej wystawienia.
Po trzecie kwota kosztów jaka będzie podlegać księgowaniu to kwota wykazana na drugiej stronie faktury. Będzie to pozycja (opis) z nazwą wykonanej przez Google usługi.
Do koszów podatnik nie zaliczy pozycji które stanowią przedpłaty, zaliczki.
Przeliczenie faktury z waluty obcej na PLN dla księgowania kosztów (jeżeli nie zostały przeliczone) przedsiębiorca dokona według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Przykład 2
Przedsiębiorca otrzymał fakturę od Google Cloud Poland Sp. z o.o. za miesięczną usługę z datą wystawienia 31.05.2023r.
Na drugiej stronie faktury w tabelce odnotowanych kosztów występują następujące pozycje:
| Odnotowanie kosztów oraz VAT | |||||
| Data | Opis | Okres | Ilość | Kwota (zł) | |
| 31.05.2023r. | Google Workspace Business Starter – użycie | 1 maj | 31 maj | 1 | 30 |
Otrzymaną od Cloud Poland Sp. z o.o. przedsiębiorca zaksięguje pod w PKPiR w kolumnie nr 13 pod datą 31.05.2023r.
Kwota kosztów z tej faktury podlegająca księgowaniu to 30 zł.
Kwoty przedpłat nie podlegają księgowaniu w PKPiR. Natomiast kwoty wszystkich wpłaconych zaliczek wykazanych na drugiej stronie faktury (na pierwszej suma łącznie) podlegają ujęciu w rejestrze VAT. O rozliczeniu VAT tego typu faktury opowiedziano w odrębnej publikacji.
