Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Obowiązek powiadomienia pracodawcy przez pracownika o nieobecności
Zacząć należy od tego, iż w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik zobowiązany jest jak najszybciej zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności oraz o przewidywanym okresie jej trwania. Nastąpić to musi jednak nie później niż w drugim dniu nieobecności danego pracownika w pracy.
Sposób zawiadomienia o nieobecności
Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy powinien wynikać z przepisów obowiązujących w zakładzie pracy, np. z regulaminu pracy.
Dlatego też, jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy pracownik powinien powiadomić pracodawcę:
– osobiście lub przez inną osobę;
– telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności;
– drogą pocztową, warto podkreśli tutaj, że w tym przypadku za termin zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
| Niedotrzymanie terminu (2 dni) może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika tego obowiązku. Takimi okolicznościami mogą być: obłożna choroba połączona z brakiem lub nieobecnością albo inne zdarzenie losowe. |
Udowodnienie nieobecności przez pracownika
Istotne jest, aby każda nieobecność pracownika została rzetelnie usprawiedliwiona. Tak więc na usprawiedliwienie każdej nieobecności pracownik powinien dostarczyć pracodawcy odpowiednie dowody potwierdzające przyczynę nieobecności.
Dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy można podzielić na urzędowe oraz własne.
Do dowodów urzędowych zaliczyć można:
– zaświadczenie lekarskie;
– decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydaną zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
– imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez:
- organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony,
- organ administracji rządowej lub samorząd terytorialny,
- sąd,
- prokuraturę,
- policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami.
Na takim imiennym wezwaniu powinna znaleźć się adnotacja potwierdzająca stawienie się pracownika na to wezwanie.
Poniżej kilka przykładowych przyczyn nieobecności pracownika w pracy
Wezwanie do wojska
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego do osobistego stawienia się
przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania.
Wówczas pracodawca nie udziela urlopu wypoczynkowego pracownikowi, ale zwalnia go od obowiązku wykonywania pracy w tym czasie.
Za czas zwolnienia pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie od pracodawcy.
W razie skorzystania przez pracownika z tego zwolnienia, pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu.
Wezwanie do instytucji państwowych
Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na
wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia.
Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy (uzasadniającym udzielenie zwolnienia z pracy) jest imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez właściwy organ.
Wezwanie usprawiedliwi absencję jedynie wówczas, gdy będzie opatrzone adnotacją potwierdzającą przybycie np. na rozprawę.
Zwolnienie to przysługuje niezależnie od tego, w jakim charakterze ma się stawić pracownik.
Za czas tego zwolnienia pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie od pracodawcy.
Pracodawca wydaje pracownikowi zaświadczenie określające wysokość utraconego przez pracownika
wynagrodzenia w związku ze stawiennictwem na wezwanie w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu.
Członkowie służb ratunkowych
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:
– będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nie przekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze;
– będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu;
Zwolnienie pracownika od pracy w razie konieczności udziału w akcji ratowniczej następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą odpowiednią do organizowania takich akcji, zaś w celu uczestniczenia w szkoleniu pożarniczym – na podstawie wniosku właściwej terytorialnie jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej. Czas koniecznego wypoczynku pracownika po zakończeniu akcji ratowniczej ustala osoba, która kierowała taką akcją.
Krwiodawcy
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi.
Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą być one wykonane w czasie wolnym od pracy.
Pracodawca obowiązany jest udzielić zwolnienia od pracy wszystkim dawcom krwi, a nie tylko honorowym.
Zwolnienie od pracy w związku z badaniami lekarskimi i szczepieniami ochronnymi
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych.
Zasady wynagradzania
Pracownik za czas zwolnień zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy prawa.
Tak więc jeżeli pracownik korzysta ze zwolnienia od pracy, za które nie nabywa prawa do wynagrodzenia, pracodawca wydaje mu zaświadczenie określające wysokość utraconego zarobku w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu. Wysokość i warunki otrzymywania rekompensaty określają odrębne przepisy, chyba że przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas tego zwolnienia, gdy pracodawca przyznał takie prawo w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy).
Źródła:
- https://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/5578229,Nieobecnosc-w-pracy-Poinformuj-pracodawce.html (dostęp z dnia 19.07.2023).
- https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/144717/Usprawedl%20Nieobecn.pdf (dostęp z dnia 19.07.2023).
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/sposob-usprawiedliwiania-nieobecnosci-w-pracy-oraz-udzielanie-16797590 (dostęp z dnia 20.07.2023).
- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dostęp z dnia 20.07.2023).
