Jak numerować faktury?

Jak numerować faktury?

Ustawodawca nałożył na firmy obowiązek numerowania kolejnych faktur w kolejności rosnącej, bez luk w numeracji. To jedyna wskazówka jaką nam dał. W praktyce zaś oznacza to, i interpretacje urzędów skarbowych to potwierdzają, że firmy mają duża swobodę w numerowaniu faktur.

Warto pamiętać, że faktury numerujemy kolejno wg „daty wystawienia”, czyli kolejne daty wystawienia muszą mieć kolejne numery faktur. Pola „data operacji” nie ma przy tym większego znaczenia.

Faktury musimy numerować ciągle, zwykle od 1 w górę. Numeracja może być zarówno w cyklu miesięcznym (czyli w każdym miesiącu zaczynamy numerować od nowa), jak i rocznym, czyli w każdym roku zaczynamy numerować ponownie od 1. Może to być również numeracja ciągła, czyli po prostu numerujemy fakturę „w górę”, bez jakiegokolwiek rozpoczynania tej numeracji od początku.

Warto zauważyć, że stosowaną numerację można zmienić na inną, ale najlepiej uczynić to z początkiem nowego roku podatkowego, aby nie podejrzewano nas o jakieś „niecne intencje” z tym związane. O co może chodzić? Np. o to, że zapomnieliśmy wystawić faktury w terminie, i rozpoczynamy numerację od początku, aby można tam „upchnąć” brakującą fakturę.

Przy wystawianiu takiej faktury warto skorzystać z jakiegoś programu do faktur, jak np. Systim www.systim.pl , który faktury będzie nam numerował automatycznie.

W numerze faktury możemy ponadto zawrzeć dodatkowe informacje – może to być symbol klienta, symbol magazynu czy pracownika wystawiającego fakturę, najczęściej jednak zamieszcza się tam numer miesiąca i roku wystawienia faktury. Warto pamiętać, że numer faktury będą oglądali nasi klienci, być może warto więc zacząć numerację od jakiegoś wyższego numeru (np. 1000), aby stworzyć marketingową iluzję, że faktur wystawiamy więcej niż w rzeczywistości 🙂

16 Comments

  1. Wojtek

    Mam pytanie odnosnie zmiany numeracji faktur. Posiadam mala firmr transportowa do tej pory mialem jednego kierowce i faktury numeruje tak: 001/2016, 002/2016, 003/2016, 004/2016 itd. Teraz zatrudniam drugiego pracownika i chcialby rozdzielic faktury na zlecenia wkonane przez jednego kierowce i drugiego kierowce. czy moge zmienic numeracje faktur w ciagu roku podatkowym na 001/K1/2006 001/K2/2016 002/K1/2016 002/K2/2016 itd… czy raczej powiniem zaczekac do konca roku i wtedy zmienic numeracje?

  2. Emil

    Witam.
    Mamy dość skomplikowany programik do faktur i chciałbym zapytać czy jest możliwość zastosowania takiego numeru:
    Prefix + RR + MM + %%%%
    Prefix to stałe dwie litery, RR to oczywiście 2 cydry z roku, MM to 2 cyfry miesiąca, natomiast %%%% to cztery wygenerowane losowo cyfry, które będą losowane dla każdej faktury?

  3. Sara

    Dostałam fakturę o numerze FV/05/2016. Nie ma tu żadnego numerowania bo myślę, że wszyscy klienci z maja dostali taką fakturę. Dodam, że firma jest podejrzana i wystawiła mi fakturę po usilnych żądaniach wystawienia poprawnego dowodu zakupu.

    1. admin

      Być może „05” jest numerem faktury? Na podstawie samego numeru nie sposób to stwierdzić, może Pani jedynie zaakceptować taką fakturę, i ewentualnie dodatkowo wydrukować e-mail, którym faktura przyszła, lub skan koperty, i dołączyć do faktury dla ew. celów dowodowych, jako tzw. podkładkę „w razie czego”.

  4. zosia

    Czy numer faktury może składać się z następujących elementów: rok/ m-c/ dzień/ inicjały pracownika wystawiającego FVT/ numer porządkowy: 1,2,3, itd. z uwzględnieniem pracownika?

    Przykłady numeracji dla dwóch pracowników (jeśli pracownik X wystawił danego dnia 2 FVT, a pracownik Y 3 FVT)

    Pracownik X
    FVT nr 16/05/05/AC/01;
    FVT nr 16/05/05/AC/02.

    Pracownik Y
    FVT nr 16/05/05/PW/01;
    FVT nr 16/05/05/PW/02;
    FVT nr 16/05/05/PW/03.

    Z góry dziękuję!

  5. Tomek

    Witam,
    a czy jeżeli zacząłem numerować w lutym faktury A0001/02/2016 i tak dalej A0002/02/2016, a teraz w marcu zmieniłem program do fakturowania i chciałbym zastosować numeracje automatyczną 1/03/2016 i dalej 2/03/2016 to jest ok czy jednak muszę trzymać się tej numeracji A000.
    Pozdrawiam

  6. Basia

    Witam,

    Może moje pytanie nie jest ambitne ale czy numerujemy z ciągłością do poprzedniego roku?
    Tzn, w 2015 byly np 2 faktury. F1 i F2 w 2016 kolejny nr to F3? Czy F1 z 2016?

    Dziękuję

  7. Szymon

    Czy zastosowanie następującej numeracji jest poprawne:
    nr/miesiąc/rok np 2/08/2015 i dla każdego miesiąca rozpoczynać nowym nr faktury?
    zatem w sierpniu bym miał numerację 2/08/2015 2/08/… itd natomiast we wrześniu pierwsza faktura miała by numer 1/09/2015

  8. Sylwester

    czy można stosować nr jak poniżej:
    obciążając jedną firmę P/01/2015 i stopniować o 1 wyżej oraz dla drugiej firmy, którą fakturuję wprowadzić numerację U/01/2015 i tu również stopniować o 1 w górę?
    za każdym razem będą różne daty, tylko dla P lub U zachowujemy kolejny nr np. z dnia 15.02.2015 mam FV P/14/2015 oraz U/04/2015, potem z dnia 16.02.2015 mamy P/15/2015 kolejny dzień 17.02.2015 mamy np U/05/2015 oraz P/16/2015.
    Czy tego typu numerowanie będzie ok?

    1. admin

      Według mnie tak, znam osobiście firmę która stosuje taką numerację (oddzielną dla każdego klienta) i nie została ona zakwestionowana podczas kontroli skarbowej. Dla 100% pewności zawsze można poprosić o interpretację podatkową izby skarbowej.

    1. admin

      Ustawodawca stwierdza jedynie, wg stanu na 2015 r., iż musi to być „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.

      Nie jest określone, iż musi zaczynać się od 1, w związku z tym jest to dozwolone.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *