Czym różni się Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) a Księgi Handlowe (KH) (zwane też Księgami Rachunkowymi lub Pełną Rachunkowością) ?
Czym różni się Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR) a Księgi Handlowe (KH) ? To pytanie bardzo często gnębi początkujących przedsiębiorców. Na początek trzeba więc powiedzieć, że prowadzenie działalności w Polsce (ale i w innych krajach podobnie) wiąże się z koniecznością dokumentowania działalności firmy. Oficjalnie jest to niby dobre dla nas, przedsiębiorców, ale w praktyce służy tylko do tego abyśmy dobrze mogli obliczyć ile podatku powinniśmy zapłacić ukochanemu fiskusowi 🙂 Oczywiście nie chcę mówić, że prowadzenie dokumentacji jest z gruntu złe – jest dobre, ale nie koniecznie w takiej formie jak wymaga od nas ustawodawca 🙂
Przejdźmy więc do konkretów, zakładając w Polsce firmę możemy wybrać jeden z rodzajów prowadzenia dokumentacji – czy mówiąc inaczej księgowości:
- Karta podatkowa – najprostsza forma prowadzenia rachunkowości, dostępna tylko dla osób prowadzących działalność gospodarczą i spółek cywilnych, które nie zatrudniają pracowników. W ramach tej formy przechowujemy wyłącznie dokumenty sprzedaży (faktury, rachunki, paragony). Ale uwaga – tylko niektóre rodzaje firm mogą prowadzić księgowość w tej formie, dlatego też jest to forma rzadko stosowana. Płacimy jeden określony podatek co miesiąc, w jednej kwocie, zależnej od zawodu i wielkości miasta w który mieszkamy.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – sposób podobny do powyższego, księgujemy wyłącznie dokumenty sprzedaży. Ale dostępny dla każdego przedsiębiorcy (który nie przekroczył pewnej sumy przychodów w danym roku)
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – w tym rodzaju księgowości księgujemy nie tylko dokumenty sprzedaży ale też dokumenty zakupowe, podatek obliczamy jako różnicę pomiędzy kwotą sprzedaży a zakupów.
- Księgi Handlowe (KH), inaczej zwane „Pełną księgowością” albo „Księgami Rachunkowymi” – w tym rodzaju księgujemy dosłownie każdą operację przedsiębiorstwa, dokumenty sprzedaży zakupu, ale także operacje finansowe – przelewy wychodzące i przychodzące, operacje magazynowe, udziały w firmie, operacje w kasie, podatki itd… Najbardziej skomplikowana forma księgowości.
Jaką formę księgowości wybrać? Generalnie nie mamy dużego wyboru. Jeśli chcemy założyć spółkę z o.o. (lub inną spółkę prawa kapitałowego) to musimy wybrać Księgi Handlowe. Koszt prowadzenia ich przez biuro rachunkowe to zwykle 500 zł do 1500 zł netto (dla mikrofirmy).
Jeśli prowadzimy inny rodzaj działalności, np. działalność gospodarczą albo spółkę cywilną, to najlepiej wybrać KPiR lub Ryczałt. Różnica polega na tym, że w Ryczałcie nasz podatek obliczany jest tylko od przychodu, zaś w KPiR od różnicy pomiędzy przychodem a kosztami. Zobaczmy to na przykładzie:
Ryczałt w firmie usługowej – tłumaczenia
- przychód za miesiąc: 2000 zł
- koszty: 100 zł za telefon
- podatek do zapłaty: 8,5% x 2000 zł = 170 zł
- Zarobiliśmy więc 2000 – 170 – 100 = 1730 zł (od tego jeszcze powinniśmy odjąć koszty telefonu)
A jak to będzie wyglądało w firmie handlowej? Również ryczałt:
- przychód za miesiąc: 2000 zł – tyle sprzedaliśmy towaru
- koszty: 1800 zł – zakup towaru do sprzedaży
- podatek do zapłaty: 8,5% x 2000 zł = 170 zł
- Zarobiliśmy więc…. 30 zł.
Jak widać ryczałt obliczany jest od przychodu, opłaca się więc tam, gdzie mamy duży przychód a małe koszty. W działalności handlowej, gdzie musimy kupować towar, koszty zwykle są duże, a uzyskane marże na poziomie kilkunastu procent. W takim przypadku opłaca się przejście na KPiR. Zobaczmy jakby to wyglądało:
KPiR w firmie usługowej – tłumaczenia
- przychód za miesiąc: 2000 zł
- koszty: 100 zł za telefon
- podatek do zapłaty: 18% x (2000 – 100) zł = 342 zł
- Zarobiliśmy więc 2000 – 100 – 342 = 1558
Jak widzimy więc, w firmie usługowej bardziej opłaca się opodatkowanie ryczałtem. A jak to będzie wyglądało w firmie handlowej?
- przychód za miesiąc: 2000 zł – tyle sprzedaliśmy towaru
- koszty: 1800 zł – zakup towaru do sprzedaży
- podatek do zapłaty: 18% x (2000-1800) zł = 36 zł
- Zarobiliśmy więc: 2000 – 1800 -36 = 164 zł – To jest 5,5 razy więcej niż przy poprzednim sposobie opodatkowania!!
Ryczał nie zawsze jednak wygląda tak różowo, gdyż ma kilka stawek podatkowych: 3%, 5,5%, 8,5%, 17%, 20%. Zależnie od wykonywanej przez nas działalności będziemy musieli zapłacić inną stawkę podatku.
Jak wyglądają zaś koszty prowadzenia poszczególnych rodzajów księgowości przez biuro księgowe dla mikro firm?
- Karta podatkowa – ok. 80 zł – netto
- Ryczałt – ok. 100 zł netto
- KPiR ok. 150 – 250 zł netto
- KH ok. 500 – 1500 zł netto
Dokładna cena zależy od tego, ile transakcji będzie miało miejsce w danym miesiącu.
Jest wiele programów do księgowości, z nich zdecydowanie wyróżnia się na plus Systim www.systim.pl ponieważ nie tylko pozwala prowadzić księgowość w formie KPiR, ale również można w nim wystawiać faktury, umowy, listy płac. Wkrótce planowana jest tam również obsługa pełnej rachunkowości.
