Przedsiębiorcy, którzy prowadzą swoją działalność gospodarczą w wielu czynnościach służbowych (np. przy wystawianiu dokumentów czy podpisywaniu deklaracji, wniosków itp.) używają do potwierdzenia wykonania określonych spraw swoje pieczątki firmowe. Jednakże zastanawiający jest fakt, czy naprawdę jest to niezbędne — wymagane przez prawo, czy po prostu jest to zwykłe przyzwyczajenie — wymaganie narzucone tylko i wyłącznie przez urzędników.
Jak wygląda to według przepisów prawa?
Według obecnie obowiązujących przepisów prawa nie istnieją żadne regulacje odnoszące się do obowiązku używania pieczątek firmowych przez przedsiębiorców. Tak więc żaden z przedsiębiorców nie musi posiadać pieczątki firmowej i tym samym żadne instytucje publiczne nie mogą tego wymagać.
Nie oznacza to jednak, że zabrania się przedsiębiorcy posiadania takiej pieczątki. Decyzja należy oczywiście do niego samego, jest to kwestia wyboru, a nie przymusu wynikającego z obowiązku narzuconego przez prawo. Jednakże wiąże się z dodatkowymi kosztami, więc warto zastanowić się, czy nie lepiej zainwestować te pieniądze w coś bardziej przydatnego i użytecznego.
Nie zmienia to jednak faktu, że pieczątka wzbudza wiarygodność i estetykę całego dokumentu i odejmuje kwestie wpisywania ręcznie wszystkich danych firmy. Jest również reklamą firmy. Dlatego warto zastanowić się, czy warto inwestować pieniądze i czas w wyrobienie pieczątki, czy jest to wygodne, kosztowne i opłacalne.
Jak wygląda to w praktyce?
W praktyce niestety wygląda to w ten sposób, że przedsiębiorca przy procesach rejestracji firmy czy składaniu jakichkolwiek deklaracji proszony jest o wyrobienie pieczęci firmowej. Zazwyczaj wymagają tego Urzędy Skarbowe lub banki.
- Instytucje będące organami administracji – Urząd Skarbowy
Jak wynika z zapisów powyżej — nie jest to obowiązek przedsiębiorcy regulowany przez przepisy prawa. W związku z powyższym przedsiębiorca w niektórych przypadkach może poprosić o to, aby urzędnicy zrezygnowali z danego wymagania i może odwołać się do obecnie obowiązujących przepisów prawa, które nie wymagają posiadania pieczęci firmowej. Może również poprosić danego urzędnika o podanie podstawy prawnej, w której znajduje się obowiązek posiadania pieczątki firmowej przez przedsiębiorców. Oczywiście dany urzędnik w tym momencie zmieni zdanie.
Czasami zdarza się, że urzędnicy dostają taki wymóg z „góry” i niestety wymagają tego od przedsiębiorcy, a czasem po prostu sami nie są świadomi tego, że dany przedsiębiorca nie jest zmuszony do posiadania pieczęci. Mylący jest dla nich fakt, że na wszelkich dokumentach widnieje informacja na dole dokumentu „podpis i pieczęć przedsiębiorcy”. Jednakże według przepisów prawa potwierdzeniem świadczenia osoby jest jej podpis, a nie pieczęć.
W przypadku, gdy przedsiębiorca odmówi stawienia pieczątki na danym dokumencie, może zostać poproszony o napisanie oświadczenia o nieposiadaniu pieczątki. Jednakże zazwyczaj wystarczy, iż wpisze on krótką informację, że nie posiada pieczątki, a obok umieści dla potwierdzenia swoje imie, nazwisko oraz podpis.
Podsumowując, wymóg stawiany przez instytucje takie jak Urząd Skarbowy jest bezpodstawne i przedsiębiorca nie musi dostosowywać się do stawianych mu wymogów, może powołać się na obowiązujące przepisy prawa.
- Instytucje nie będące organami administracji – Banki, firmy ubezpieczeniowe
W przypadku takich instytucji, jak banki czy firmy ubezpieczeniowe sprawa wygląda nieco inaczej.
Wszelkie instytucje finansowe mają możliwość określania własnych wymogów w regulaminach, co oznacza, że jeżeli mają zapis o wymogu potwierdzenia dokonania jakieś czynności (np. założenia konta firmowego) pieczątką firmową, to przedsiębiorca musi się do tego zastosować i nie może brać pod uwagę, tylko i wyłącznie przepisów prawa.
Podsumowując, w większości przypadków podczas kontaktów z bankami, należy posiadać pieczątkę z danymi działalności i nie można tego wymogu niestety pominąć.
