Zanim zaczniemy myśleć o zamknięciu działalności gospodarczej, a już na pewno przed jej zamknięciem, należy zakończyć wszystkie ważne kwestie z nią związane – według przepisów prawa.
Przed zamknięciem działalności gospodarczej…
…należy upewnić się, iż wszystkie zawarte umowy z pracownikami, kontrahentami i inne umowy (np. porozumienia dotyczące świadczenia usług przez firmę) są wypowiedziane w odpowiednim terminie. Należy tu zwrócić uwagę na fakt, iż każdy rodzaj zawartej umowy posiada inny okres wypowiedzenia, do którego należy się dostosować. Tak więc przedsiębiorca musi upewnić się, iż jest w stanie na tyle wcześnie złożyć wszystkie wypowiedzenia.
W związku z powyższym przedsiębiorca przed zamknięciem działalności obowiązkowo musi wypowiedzieć wszystkie możliwe umowy wiążące go z osobami postronnymi, tak aby w dniu likwidacji działalności umowy te nie obowiązywały.
Wszystkie wypowiedzenia najlepiej dokonać w formie pisemnej, aby uniknąć wszelkich nieporozumień i aby zebrać wszystkie dokumenty w jedno. Dodatkowo należy tutaj powołać się na przepisy prawa, które jasno określają, że jeżeli umowa zawarta została na piśmie (albo innej formie szczególnej), to odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem – zgodnie z art. 77 § 2 kodeksu cywilnego.
Dodatkowo należy zadbać o kwestie dotyczące wyrejestrowania odbiorników radiowo-telewizyjnych, a także zlikwidowania rachunku firmowego etc.
Po zamknięciu działalności gospodarczej…
…po zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej wszystkie ważne dokumenty powinny być przez przedsiębiorce nadal przechowywane, ponieważ urzędy nadal mogą kontrolować firmowe dokumenty.
Dokumenty księgowe takie jak: KPiR, księgi rachunkowe, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, a także związane z ich prowadzeniem dokumenty powinny być przechowywane przez okres 5 lat licząc początek od zakończenia roku, w którym nastąpiło zlikwidowanie działalności – zgodnie z art. 86 § 1 ordynacji podatkowej.
Inne dokumenty, związane np. z ustaleniem podstawy wymiaru emerytury lub renty przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u tego płatnika. Natomiast kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika (np. pracodawcę) do ZUS należy przechowywać przez okres 5 lat, zaś dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS przez okres 10. lat.
