Zasady przechowywania dokumentacji księgowej w KPiR

Dokumenty księgowe to bardzo ważne akty, o które trzeba dbać w szczególny sposób. Odpowiednie zasady dotyczą nie tylko reguł ich prawidłowego wypełniania, ale także wytycznych odnoszących się do ich przechowywania. Jeśli w trakcie kontroli danej firmy przez upoważnione do tego organy zostaną ujawnione różne nieprawidłowości w tym względzie, wówczas może to oznaczać poważne konsekwencje dla właścicieli. Warto zatem zaznajomić się z regułami prawidłowego przechowywania dokumentów księgowych. Od tego zależy bowiem często przyszłość firmy. Realnie rzecz ujmując, nie każde przedsiębiorstwo jest w stanie udźwignąć ciężar nałożonej w wyniku zaniedbań kary finansowej.

Kontrola przeprowadzana przez urząd skarbowy koncentruje się głównie na określonych dokumentach. Dlatego też trzeba je bezwzględnie przechowywać, przynajmniej przez okres kilku lat. Do tych dokumentów w szczególności zaliczają się księgi podatkowe, w tym księgi rachunkowe oraz księga przychodów i rozchodów. Oprócz tego należy też zgromadzić w odpowiednim miejscu ewidencje, sprawozdania finansowe, dowody księgowe, rejestry VAT dokonanych transakcji handlowych oraz dokumenty inwentaryzacyjne w postaci spisów z natury. Trzeba pamiętać o tym, że nie tylko faktury, ale także ich duplikaty oraz korekty powinny być przechowywane z należytą starannością. Dodatkowo po zamknięciu danego roku podatkowego do zgromadzonej uprzednio dokumentacji należy dołączyć także kopię rocznego zeznania podatkowego. Jakkolwiek obecnie przedsiębiorcy zostali zwolnieni z konieczności przechowywania deklaracji VAT i Urzędowego Poświadczenia Odbioru, dobrze jest je zachować dla celów dowodowych.

Dokumenty księgowe należy przechowywać w taki sposób, aby w wypadku kontroli skarbowej można było uzyskać do nich łatwy dostęp. Wszelkie dokumenty odnoszące się zarówno do sprzedaży towarów czy usług, jak i do wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, muszą być przechowywane zgodnie z porządkiem chronologicznym, a ich numeracja winna pokrywać się z tą stosowaną w KPiR. Organy odpowiedzialne za przeprowadzenie czynności kontrolnych zwykle zwracają również uwagę na to, czy dokumenty są prawidłowo zabezpieczone przed zniszczeniem lub zaginięciem. W szczególności zaleca się ich ochronę przed dostępem do nich nieupoważnionych do tego osób.

Obowiązujące prawo zezwala na to, aby przechowywaniem firmowej dokumentacji księgowej oraz jej odpowiednim zabezpieczaniem zajmował się inny podmiot, na przykład biuro rachunkowe. O tym fakcie trzeba jednak poinformować naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Przedsiębiorca ma na to 15 dni od momentu przekazania zgromadzonej dokumentacji do biura rachunkowego. Na wypadek kontroli dobrze jest jednak upewnić się co do tego, że w razie wizyty urzędników w biurze rachunkowym jego pracownicy udostępnią całość zgromadzonej dokumentacji organom kontrolnym do wglądu. Warto zatem osobiście uczestniczyć w takiej kontroli.

Obecnie coraz więcej firm decyduje się na wykorzystywanie programów komputerowych do gromadzenia dokumentów księgowych. Oczywiście, jest to dopuszczalne przez prawo, ale także i w tym przypadku trzeba zadbać o zachowanie odpowiednich standardów. Dokumenty księgowe na dysku komputera muszą mieć formę pliku elektronicznego, a ich przechowywanie powinno odbywać się w jednym miejscu, najlepiej w specjalnie stworzonym w tym celu folderze. W ten sposób przedsiębiorca zyskuje pewność stałego dostępu do dokumentacji nawet wówczas, gdy chwilowo łączność z siecią internetową i aplikacją księgową została zerwana.

Bardzo istotny jest odpowiedni układ dokumentów, zgodnie z ich porządkiem chronologicznym oraz podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Tego rodzaju dane powinny być odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem, bezprawnym zmodyfikowaniem, uszkodzeniem, a także niekontrolowanym rozpowszechnieniem. Kopie dokumentacji należy przechowywać na osobnym nośniku danych, na przykład na pendrivie. W razie kontroli to do przedsiębiorcy należy obowiązek zagwarantowania możliwości obejrzenia dokumentacji przez urzędników za pośrednictwem komputera. Trzeba pamiętać o tym, że w formie elektronicznej można przechowywać tylko księgę przychodów i rozchodów, ewidencję wyposażenia i środków trwałych, rejestry VAT, a także faktury kosztowe i sprzedażowe (nawet jeśli zostały one wystawione w formie papierowej, można je zeskanować). Prawo to nie dotyczy natomiast innych dokumentów, które muszą mieć formę papierową.

Przyjmuje się, że odpowiednia dokumentacja musi być przechowywana przez co najmniej pięć lat od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Jeśli chodzi, o podatek dochodowy czas ten liczy się od końca roku, w którym doszło do uregulowania zobowiązań podatkowych.

Autor: Łukasz Stachurski

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *