Minął już czas starych przepisów, gdy obowiązująca wtedy ulga umożliwiała podatnikom przechowywanie kopii paragonów tylko przez 2 lata. Nowe przepisy – od 1 stycznia 2013 roku nakazują, aby wszystkie tego typu dokumenty były przechowywane nie krócej niż 5 lat. Wielu podatników już wcześniej zaopatrzyło się w kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonów.
Według tych ‘’nowych’’ przepisów kopie paragonów drukowanych na kasie lub drukarce fiskalnej trzeba przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego.
Elektroniczny zapis danych – zdecydowanie wygodniejszy.
Wszelkie kopie dowodów sprzedaży, które mają być zapisane w postaci elektronicznej, można przechowywać na dowolnym nośniku. Nie ma żadnego obowiązku przetrzymywania ich na konkretnie wybranym urządzeniu. Przedsiębiorcy mają do wyboru karty SD/SDHC (i inne karty pamięci), pendrive, płyty CD/DVD lub dyski komputerów.
Ważne!
Wydruki z kasy fiskalnej trzeba oczywiście przechowywać w odpowiednich warunkach, aby nadal był możliwy ich odczyt. Trzeba nakreślić fakt, iż papier termiczny nie lubi wysokich temperatur i wilgoci. Coraz częściej pojawiają się na rynku urządzenia z kopią elektroniczną, które są małe i łatwe do przechowania, ale też i do zgubienia. Jednakże ta kwestia wyboru odpowiedniego nośnika pozostaje w rękach właścicieli – to oni decydują, co jest najodpowiedniejszą dla nich formą.
Jak to ma się w praktyce?
Według faktów (danych statystycznych) większość firm (około 100 tys.) sprzedających swoje produkty i usługi osobom fizycznym, przechowuje wydruki głównie w formie papierowej. Co to oznacza? W praktyce oznacza to, że większość tych kopii papierowych jest trwała tylko do 2 lat, później nadruki blakną i są niezdolne do odczytu. Jeżeli dodatkowo są źle przechowywane, proces ten może przyśpieszyć i spowodować ogromny problem dla właścicieli (w szczególności dużych firm, ponieważ posiadają oni ogromne ilości takich kopii, ze względu na setki klientów, jakich dziennie obsługują). Do tego wszystkiego dochodzą jeszcze koszty przechowywania takich paragonów, ponieważ dla dużych firm oznacza to składowanie kilku set palet rolek paragonów rocznie
W rzeczywistości – drożej czy taniej?
Nie ulega zmianie fakt, iż kasy fiskalne (z możliwością elektronicznego zapisu kopii paragonów) są zdecydowanie droższe niżeli te tradycyjne. Jednakże biorąc pod uwagę koszty przechowywania rolek (a więc palet przez 5 lat) oraz ogromnego wysiłku w to włożonego – nie opłaca się na tym oszczędzać, ponieważ koszty po jakimś czasie zwrócą się nam. Warto więc pomyśleć o kasie z elektroniczną możliwością kopii paragonów i inwestycji na lata. To ułatwienie procesu, wygoda i niezawodność.
