Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają lub chcą zatrudniać pracowników, muszą stosować się do wielu przepisów. Nad prawidłowym ich działaniem w odniesieniu do prawa pracy, kontrolę nad pracodawcami sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). W kręgu zainteresowania PIP są między innymi zagadnienia dotyczące przestrzegania prawa pracy, terminowość wynagrodzeń, legalności zatrudnienia, przestrzegania przepisów Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP).
Jak wygląda kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy?
PIP ma obowiązek dokonać kontroli w sytuacji, gdy zostało złożone doniesienie o nieprzestrzeganiu przepisów przez pracodawcę. Warto zwrócić uwagę, że na pracodawcę skargę do PIP-u może złożyć każdy pracownik. Kontrola nie musi być wcześniej zgłoszona do przedsiębiorcy. Oznacza to, że PIP-u można się spodziewać każdego dnia i o każdej godzinie. Wizyta w firmie może się również odbyć w sytuacji, gdy do PIP-u nie wpłynęła skarga od pracowników.
Gdy w zakładzie pracy pojawią się inspektorzy, należy zapewnić kontrolującym dostęp do wszystkich dokumentów, o jakie poproszą, udostępnienia każdego pomieszczenia, które chcą sprawdzić. Należy pamiętać, że mogą się oni swobodnie poruszać po kontrolowanym zakładzie pracy. Nie potrzebują specjalnych przepustek do wejścia na teren obiektu. Inspektorom trzeba też zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli.
Co podlega kontroli PIP?
Kontroli podlegają wszystkie dokumenty dotyczące:
- zatrudnienia pracowników (umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych);
- prawidłowości naliczania nadgodzin;
- prawidłowości stosowania przerw w pracy;
- wyliczenia urlopów;
- badań lekarskich;
- przeszkolenia na stanowisku pracy;
- akta osobowe wszystkich pracowników;
- przyznawania nagród;
- dodatków do wynagrodzenia;
- rozwiązania umów i zakończenia stosunku pracy.
Kontroli podlegają też:
- maszyny i urządzenia będące na wyposażeniu firmy i ich stan techniczny;
- plany, dokumenty i rysunki techniczne;
- dokumentacja dotycząca budowanych czy zmienianych stanowisk i pomieszczeń;
- próbki materiałów używanych do produkcji;
- pomieszczenia, w których odbywa się praca.
Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy mają prawo do:
- swobodnego przeprowadzania rozmów z obecnymi i byłymi pracownikami w szczególności w sprawach dotyczących przestrzegania przepisów zatrudniania;
- sprawdzania tożsamości każdej osoby przebywającej na terenie kontrolowanej jednostki;
- dokumentowania, zapisywania, utrwalania przy pomocy zapisów dźwiękowych i obrazowych z kontrolowanego zakresu, robienia zdjęć;
- jeżeli na terenie kontrolowanej jednostki dochodzi do wypadków przy pracy, PIP ma prawo analizować, badać przyczyny występujących wypadków. Pracodawca ma obowiązek poinformować o wystąpieniu wypadku. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z otrzymaniem kary.
Gdzie kontrola może się odbywać?
Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy mogą odbywać kontrolę w zgłoszonej siedzibie podmiotu, który jest kontrolowany, w miejscach podległych oraz w miejscach, gdzie przechowywane są dokumenty kadrowe, finansowe
Kto może spodziewać się kontroli PIP?
W zasadzie najogólniej można powiedzieć, że wizyty Państwowej Inspekcji Pracy może spodziewać się każdy, kto zatrudnia pracowników. Nie ma sektora, który mógłby czuć się w tej kwestii bezpieczny. Są jednak takie, które mogą być chętniej odwiedzane. Bardzo często kontrole skierowane są przede wszystkim na nowo powstałe firmy do 3 lat od pojawienia się w ich szeregach pierwszego pracownika. Kontrole te mają zadanie głównie prewencyjne, informujące, celem zwrócenia uwagi pracodawców na konieczność przestrzegania przepisów z prawa pracy.
Firmy zatrudniające osoby z niepełnosprawnościami również podlegają pod kontrole z PIP. Tu zainteresowanie inspektorów skierowane jest na przestrzeganie warunków pracy zarówno w miejscach o statusie zakładów pracy chronionej, jak i też na otwartym rynku pracy.
Kontroli podlega też zatrudnianie obcokrajowców. Zainteresowaniem inspekcji jest przede wszystkim legalność pracujących osób, opłacanie składek przez pracodawców na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, przestrzeganie godzin pracy, wyliczanie nadgodzin, urlopów. Kontrole dotyczą każdego rodzaju umowy z cudzoziemcem, nie tylko zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Umowy zlecenia, prace sezonowe, umowy o dzieło też podlegają kontroli.
Czy kontrola PIP zawsze kończy się karą?
Nie każda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy musi zakończyć się nałożeniem kary na przedsiębiorcę. Wszędzie tam, gdzie uchybienia są nieznaczne, może skończyć się na pouczeniu lub nakazie usunięcia uchybienia, wycofania czegoś z użytkowania, nakazie wstrzymania pracy itp. Jeżeli uchybień i nieprawidłowości jest dużo lub są to bardzo rażące niedociągnięcia, kara zostanie nałożona. W przypadku, gdy naruszeniu uległy przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego, przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców, inspektor może zgłosić to do Straży Granicznej, Urzędu Skarbowego i do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Zakończenie każdej kontroli powinno skutkować powstaniem formy pisemnej w postaci protokołu kontrolnego. Przedsiębiorca, zanim go podpisze, ma prawo wniesienia pisemnego odwołania w terminie 7 dni od daty przedstawienia protokołu i ustosunkowania się do zawartych w nim kwestii.
Źródła:
- https://www.pip.gov.pl/pl/o-urzedzie/dzialalnosc-kontrolna/6107,dzialalnosc-kontrolno-nadzorcza-inspektora-pracy.html (dostęp z dnia 25.07.2022 r.)
- https://www.aplikuj.pl/porady-dla-pracodawcow/1612/panstwowa-inspekcja-pracy-co-trzeba-o-niej-wiedziec (dostęp z dnia 26.07.2022 r.)
