W momencie zawierania umów z kontrahentami, zgodnie z prawem cywilnym można zastrzec możliwość naliczania kary umownej w razie ewentualnego niewywiązania się, lub nienależytego wykonywanego zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych sporządzana jest za pomocą noty obciążeniowej. Kwotę naliczonej kary umownej ujmuje się w księgach rachunkowych jako „pozostałe przychody operacyjne”.
Definicja noty obciążeniowej
Nota obciążeniowa często też nazywana notą księgową dokumentuje przychody bądź koszty, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Noty obciążeniowe wystawia się w przypadku naliczania kary umownej w związku z nieterminową płatnością, naliczania odsetek za opóźnienia w płatnościach, korekty omyłek, które wystąpiły we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych itp.
Przychody związane z odszkodowaniami i karami kwalifikuje się w księgach rachunkowych do pozostałych przychodów operacyjnych art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości. Za pomocą noty obciążeniowej ewidencjonuje się obciążenie kontrahenta karą umowną. W księdze rachunkowej karę umowną ujmuje się pod datą wystawienia noty, jako należność od sprzedawcy oraz pozostałe przychody operacyjne. Natomiast dla celów bilansowych przychód z kary umownej powstaje w dacie wystawienia noty księgowej. W księgach rachunkowych jednostki trzeba ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, które dotyczą danego roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty.
Kwestionowanie kary umownej
W sytuacji, gdy kontrahent kwestionuje karę umowną wynikającą z noty obciążeniowej, w księdze rachunkowej wystawcy wskazane jest utworzyć odpis aktualizacyjny, czyli wartość należności z tytułu kary umownej. Opisy aktualizacyjne – wartość należności zalicza się w księgach rachunkowych odpowiednio od pozostałych kosztów operacyjnych, bądź do kosztów finansowych w zależności od rodzaju należności, której dany odpis dotyczy. Sprawa kar umownych została wyjaśniona w pkt 6.4 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w kwestii rozrachunków z kontrahentami, wskazano także, że kary umowne mają zastosowanie tylko w przypadku zobowiązań niepieniężnych, czyli takich, których wykonanie polega na przekazaniu dobra, czy wykonaniu usługi.
Jeżeli umowa przewiduje, to nabywca może żądać od sprzedawcy kary umownej:
- w przypadku opóźnienia przekazania dóbr,
- w przypadku przekazania dóbr posiadających,
- w przypadku niezgodnych ze specyfikacją techniczną przewidzianą umową,
- a także z tytułu niewłaściwego wykonywania usług bądź wykonania usług z opóźnieniem.
Przykład
Spółka X obciążyła swojego kontrahenta (spółkę jawną Y) karą umowną w kwocie 4 tysiące z tytułu niedotrzymania terminu dostawy towarów, zgodnie z umową o numerze 3/2021 z dniem 12 czerwca 2021 roku. Spółka Y zakwestionowała karę, dlatego też spółka X utworzyła w księgach rachunkowych odpis aktualizacyjny. W księgach rachunkowych zostały dokonane odpowiednie zapisy.
Nota obciążeniowa (za nieterminową dostawę towarów: 4 tysiące złotych)
WN konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” należy wybrać kontrahenta „Y”,
MA konto 76 – 0 „Pozostałe przychody operacyjne”,
Polecenie księgowania (odpis aktualizacyjny, wartość należności z tytułu kary umownej: 4 tysiące złotych).
WN konto 76 -1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
MA konto 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności”.
Źródła:
- https://inforfk.pl/cykle-tematyczne/tresc,inforfk,00,INF0000000000000695615,Jak-ujac-w-ksiegach-rachunkowych-note-obciazeniowa-ktora-jest-kwestionowana.html (dostęp z dnia 09.07.2021 r.)
- http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,762,0,11608,otrzymanie-noty-obciazeniowej-z-tytulu-kary-umownej.html (dostęp z dnia 12.07.2021 r.)
