Podpisując umowę o pracę, nie zawsze możemy przewidzieć, że z biegiem dłuższego lub krótszego czasu jej warunki mogą ulec modyfikacjom, z różnych zresztą powodów. W takim wypadku zaistniałe zmiany należy odpowiednio potwierdzić na piśmie. Ponieważ jednak brzmienia podpisanej pierwotnie umowy nie można zmienić, a nie zawsze w praktyce opłaca się podpisywać kolejną, bardzo podobnie sformułowaną umowę, w takim wypadku warto stworzyć odpowiedni aneks do umowy.
W tym miejscu pojawia się jednak zupełnie uzasadnione w tych okolicznościach pytanie: jakie informacje należy zawrzeć w takim aneksie, aby uznać go za odpowiednio sformułowany?
Co to jest aneks do umowy?
Pod pojęciem aneksu zwykle kryje się specjalny dokument dołączany do umowy w celu potwierdzenia zaistniałych zmian. Taki aneks można dołączyć zarówno do umów zawieranych tradycyjnymi metodami, jak i za pomocą dokumentów elektronicznych.
Przy sporządzaniu aneksu do umowy należy jednak zwrócić uwagę na to, aby sposób jego sformułowania był zgodny z wytycznymi zawartymi w pierwotnej umowie.
Jeśli umowę podpisano pisemnie, w taki sposób trzeba postąpić również z aneksem do tej umowy. Podobnie notarialne podpisanie umowy pociąga za sobą również konieczność notarialnego podpisania aneksu.
Po aneks do umowy zazwyczaj sięga się wówczas, gdy pragnie się zmienić warunki pierwotnych postanowień lub też, kiedy dąży się do wprowadzenia nowych ustaleń. Niekiedy dotyczy to również uchylenia wspomnianych postanowień i zastąpienia ich nowymi.
Elementy aneksu
W aneksie można właściwie dokonać dowolnych zmian umowy, na przykład podwyższając wynagrodzenie pracownika, wydłużając lub skracając czas wynajmu lokalu, modyfikując warunki spłaty kredytu itp. Także, jeśli w umowie znalazły się jakieś błędy, aneks może stanowić dobre rozwiązanie do ich odpowiedniego skorygowania.
Co istotne, jedna umowa może mieć załączonych wiele aneksów. Warunki współpracy z kontrahentami można zatem ustalać w dowolny sposób, pod warunkiem, że jest on akceptowany przez obie strony.
Wśród najważniejszych elementów aneksu wskazuje się głównie na określenie umowy, do której zostanie on dołączony wraz z podaniem jej numeru oraz miejsca i daty podpisania, zdefiniowanie stron umowy oraz samego aneksu, a także określenie zmian, których w swej zasadniczej istocie dotyczy aneks.
Aneks zwykle zawiera w sobie dwie części. W pierwszej z nich zamieszcza się odniesienie do danej umowy. Warto w tym względzie w szczególności zwrócić uwagę na odpowiednie zatytułowanie aneksu, wskazujące, czego dany aneks dotyczy, np. „aneks do umowy o pracę”. Z kolei w drugiej części trzeba określić, jakie zmiany zostaną wprowadzone do pierwotnego brzmienia umowy. Nie ma przy tym konieczności dosłownego cytowania treści zmienianych paragrafów – wystarczy wskazać ich numer oraz miejsce, gdzie znajdują się w pierwotnej umowie.
Co ważne, aneks musi zawierać adnotację odnośnie do pozostawania bez zmian pozostałych paragrafów. Konieczne jest jego podpisanie przez obie strony, które wcześniej zawarły ze sobą odpowiednią umowę. Oba dokumenty, które pozostają ze sobą w ścisłym związku, powinny być przechowywane razem jako nierozdzielne od siebie elementy.
Samodzielne przygotowanie aneksu
W dobie Internetu oraz rozwiniętych technologii elektronicznych aneksów do umowy nie trzeba bynajmniej przygotowywać samodzielnie wystarczy bowiem sięgnąć po gotowe, ogólnodostępne dla wszystkich wzory.
Aneksy można przygotowywać do różnego rodzaju umów, począwszy od umowy o pracę poprzez umowę o wynajem, umowę o wzięcie kredytu czy pożyczki itp. Najczęściej jednak odnosi się je do stosunków między pracodawcą a pracownikiem.
Kiedy można podpisać aneks do umowy o pracę?
Modyfikacja warunków zatrudnienia może nastąpić właściwie w każdym czasie, wszystko zależy w tej sprawie od indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami. Propozycja pewnych zmian może wyjść zarówno od szefa, jak i od pracownika. Oferta zmian może nastąpić nawet wówczas, gdy pracownik ze względu na swoją specyficzną sytuację życiową (na przykład ciążę, urlop macierzyński, urlop wypoczynkowy) znajduje się pod szczególną ochroną prawa. Niezależnie jednak od tych okoliczności przysługuje mu prawo do odmowy podpisania nowych zobowiązań.
Termin wejścia w życie zmian ustalają obie strony, pozostając ze sobą we wzajemnym porozumieniu. Nie trzeba przy tym przestrzegać żadnych okresów wypowiedzenia. Za pomocą aneksów można wprowadzać zarówno bezterminowe zmiany, jak i te modyfikacje, których czas jest ściśle określony. W takim wypadku należy jednak dokładnie określić termin rozpoczęcia i zakończenia wdrażania określonych modyfikacji.
Jeśli któraś ze stron nie zdecyduje się na podpisanie aneksu, obowiązują dotychczasowe ustalenia zawarte w podpisanej wcześniej umowie, która została zaakceptowana zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Zwykle dotyczy to umów np. o podwyższenie pensji, obligujące jednak pracownika do płacenia wyższego podatku dochodowego, co zwykle jest dla niego niekorzystną sytuacją.
