Praca zawodowa zwykle odbywa się w siedzibie zakładu pracy w ustalonych w tym celu godzinach. Czas obecności pracownika w danym miejscu oraz faktycznego realizowania przez niego zadań służbowych regulują tzw. harmonogramy czasu pracy.
Ogółem rzecz biorąc, pod pojęciem tym kryją się szczegółowe plany oraz rozkłady zajęć tworzone z myślą o konkretnym pracowniku lub całej grupie zatrudnionych. W takich harmonogramach bierze się pod uwagę zarówno całe dni, jak i poszczególne godziny pracy obowiązujące w konkretnym okresie. Co do zasady, należy w nich również ujmować dni wolne od pracy na przykład z okazji świąt lub urlopów wypoczynkowych.
Wymóg konstruowania harmonogramów pracy
Tego rodzaju harmonogramy tworzy się przede wszystkim na potrzeby tych zakładów pracy, w których godziny oraz dni pracy cechuje ruchomość.
Szczegółowe sporządzanie grafików nie jest jednak konieczne w sytuacji, gdy godziny pracy zostały ustalone odgórnie przez przełożonych i jako takie obowiązują w całym zakładzie pracy.
Odnosi się to głównie do biur oraz urzędów, natomiast w zakładach produkcyjnych, gdzie w grę nierzadko wchodzi zmianowość czasu pracy wraz możliwością elastycznego ustalania godzin należy bezwzględnie sporządzać tego rodzaju harmonogramy, co pozostaje także w zgodzie z odgórnie ustalonymi wytycznymi zawartymi w Kodeksie Pracy.
W dokumencie tym określono jednak kilka sytuacji zwalniających pracodawcę z obowiązku sporządzania wspomnianych harmonogramów. Przede wszystkim dotyczy to sytuacji, gdy pracownik z własnej inicjatywy wystąpił do kierownictwa z prośbą o ustalenie na swoją rzecz elastycznych godzin pracy.
Tak samo przyjęcie w zakładzie zadaniowego systemu pracy powoduje automatyczne zwolnienie kierownictwa ze zobowiązania dotyczącego układania harmonogramów czasu pracy. W takiej sytuacji bowiem nie ma większego znaczenia, kto ile czasu przepracował, liczy się jedynie fakt wykonania określonego zadania.
Dla całego zespołu pracowników wykonujących te same czynności można ułożyć jeden uniwersalny grafik.
Warto jednak pamiętać o konieczności zmieszczenia się w terminie upływającym 30 dni przed wprowadzeniem w życie danego harmonogramu pracy. Od pracowników wymaga się natomiast, aby z nowymi grafikami pracy zapoznawali się co najmniej tydzień przed ich wdrożeniem.
Harmonogramy pracy z reguły rozprowadza się po zakładzie pracy osobiście, dostarczając je podwładnym do rąk własnych, co należy potwierdzić podpisem. Możliwe jest jednak również rozesłanie grafików za pomocą poczty elektronicznej. Wtedy każdy wysłany mail automatycznie zostaje uznany za dostarczony.
Dlaczego należy stosować grafiki pracy?
Najważniejszym powodem sporządzania harmonogramów pracy jest troska o komfort pracownika oraz jego właściwe poinformowanie co do tego, w jakich dniach oraz godzinach oczekuje się jego bytności w pracy.
W praktyce pozwala to na uniknięcie różnych nieporozumień oraz błędów. Stąd też wymaga się potwierdzenia przez pracowników, że nowy grafik pracy dotarł do nich na czas i zdążyli się już z nim zapoznać. Dzięki harmonogramom pracy można prawidłowo ustalić nadgodziny, dbając równocześnie o respektowanie dobowych i tygodniowych systemów pracy.
Przy ustalaniu takiego harmonogramu trzeba zwrócić uwagę na wyodrębnienie co najmniej jednej kilkunastominutowej przerwy na odpoczynek dla pracowników w trakcie całego dnia pracy.
Dzięki harmonogramom pracodawcy w razie wystąpienia takiej konieczności mogą relatywnie łatwo udowodnić kto ile godzin przepracował w danym miesiącu, choć z drugiej strony trzeba też mieć świadomość, że na właścicielach firm nie ciąży żaden obowiązek przechowywania tego rodzaju dokumentacji.
Harmonogramy pracy pozwalają na rzetelną organizację czasu wykonywania zadań służbowych.
Co z ewentualnymi zmianami harmonogramu?
Przepisy zasadniczo milczą na ten temat, co w praktyce oznacza, że tego rodzaju kwestie pozostają do indywidualnego rozstrzygnięcia przez pracodawcę.
Zawsze trzeba brać pod uwagę różne nieprzewidziane sytuacje, takie jak choćby choroba pracownika czy nagły urlop, które nieco dezorganizują pracę innych osób. Grafiki, których nie wdrożono jeszcze w zakładzie, można dowolnie zmieniać, pod warunkiem jednak, że o każdej modyfikacji zostaną powiadomieni pracownicy, którzy winni ten fakt potwierdzić swoim podpisem. Trudniejsze jest natomiast wdrażanie zmian w harmonogramie, który już obowiązuje.
Można jednak zastrzec taką możliwość w regulaminie wewnętrznym, co sprzyja szeroko rozumianemu bezpieczeństwu obu stron – zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Modyfikacje w harmonogramie powinny być raczej skonsultowane z podwładnymi, którzy winni je zaakceptować.
Co istotne, ewentualne zmiany winny odnosić się tylko do incydentalnych przypadków, w praktyce niemożliwych do przewidzenia. Notoryczne zmiany wprowadzające chaos organizacyjny można zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy. Oczywiście, jeśli pracownicy dojdą w tej kwestii do porozumienia, także mogą dokonać określonych zmian w harmonogramie.
