Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą często przy podpisywaniu umowy z operatorem telefonii komórkowej korzystają z możliwości zakupu telefonu za złotówkę. Faktycznie tego rodzaju transakcja pociąga za sobą zobowiązanie dla przedsiębiorcy w postaci dodatkowego opłacania przy comiesięcznych rachunkach telefonicznych także określonej kwoty stanowiącej część wartości rynkowej danego modelu telefonu. W praktyce jest to zatem zakup aparatu telefonicznego na raty. Taki zakup powinien zostać odpowiednio zewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Warto zaznajomić się z zasadami dokonywania tego rodzaju rozliczeń.
Telefon komórkowy to środek trwały
Telefon komórkowy często jest wykorzystywany w działalności gospodarczej. Niekiedy urząd skarbowy może podważyć jego wpisanie do Księgi Przychodów i Rozchodów, jeśli jest używany do celów prywatnych. Należy więc kategorycznie odróżnić telefon prywatny od telefonu firmowego. Wówczas organy podatkowe nie będą podważać naszej decyzji.
Telefon komórkowy to zazwyczaj środek trwały o niskiej wartości (o ile jego cena nie przekracza 3500 zł). Jego księgowanie powinno być zatem przeprowadzone tak, jak każde inne firmowe urządzenie lub maszyna. Ale co zrobić, kiedy telefon komórkowy kupujemy na raty?
Pełna wartość telefonu na fakturze
Przedsiębiorca, który zdecydował się na zakup telefonu w systemie ratalnym, musi pamiętać o tym, że na przekazanej mu przez operatora sieci komórkowej fakturze będzie widniała pełna kwota dokonanej transakcji. W zależności od indywidualnych ustaleń pomiędzy nabywcą a odbiorcą usługi, ten drugi może zostać zobligowany do opłacenia pierwszej raty już w momencie otrzymania telefonu lub też płatność zostanie odroczona do określonego w pisemnej umowie momentu. Dlatego też zaleca się, aby w takim wypadku do faktury dołączono osobny dokument z wyszczególnieniem terminów spłat poszczególnych rat. W przypadku nabycia telefonu na raty do kolejnych faktur odnoszących się do kosztów abonamentu za usługi telekomunikacyjne dolicza się dodatkowo wartość poszczególnych rat za telefon.
Zakupy na raty w księdze przychodów i rozchodów
Wraz z otrzymaniem przez nabywcę faktury VAT za dokonany na raty zakup telefonu, powstaje względem niego zobowiązanie do wprowadzenia do ewidencji księgowej całościowej kwoty widniejącej na fakturze, niezależnie od tego, czy dana wartość została od razu opłacona, czy też zrealizowano jedynie pierwszą część wpłaty. Stąd też w kosztach uzyskania przychodów uwzględnia się całą widniejącą na fakturze wartość brutto (jeśli nabywcą jest podatnik zwolniony z VAT) lub netto (w przypadku podatników czynnie opłacających VAT).
Jeśli telefon jako przedmiot transakcji spełnia wszelkie warunki konieczne do uznania go za środek trwały firmy (tzn. jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy, cechuje go kompletność i zdatność do użytku oraz wykorzystywany jest przez co najmniej 12 miesięcy w celach służbowych), w takim wypadku odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od całości kwoty podanej na fakturze.
Zakup zrealizowany w systemie ratalnym nie wpływa w żaden sposób na konieczność comiesięcznego ujmowania wydatków na użytkowanie telefonu w kosztach podatkowych. Faktury, w których uwzględniono całościową kwotę zobowiązania, ujmuje się w ewidencji księgowej tylko raz, natomiast każdą kolejną ratę wpłaconą na rzecz operatora trzeba odpowiednio rozliczyć bez wprowadzania do KPiR. W ten sposób można uniknąć niezgodnego z prawem podwójnego ujęcia wydatku w firmowych kosztach, do którego doszłoby wówczas, gdyby do ewidencji wprowadzono zarówno fakturę, jak i każdą potraktowaną oddzielnie ratę.
Odsetki przy zakupie telefonu na raty
Zakup na raty w większości wypadków wiąże się z koniecznością zapłaty odsetek naliczanych do poszczególnych rat. Kwotę przeznaczoną na spłatę odsetek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jedynym warunkiem zaistnienia takiej możliwości jest faktyczna spłata odsetek. Jeśli bowiem naliczone uprzednio odsetki nie zostały opłacone, nie wolno ich uznać za koszt uzyskania przychodu. W tym przypadku przy naliczaniu kosztów podatkowych nie uwzględnia się harmonogramów spłaty, zwraca się natomiast uwagę na dowody wewnętrzne, na podstawie których można jednoznacznie stwierdzić, że doszło do rzeczywistego uiszczenia spłaty odsetek.
Wszelkie wydatki z nimi związane ujmuje się w kolumnie 13 KPiR odnoszącej się do pozostałych wydatków. Do dowodów wewnętrznych trzeba również dołączyć pisemne potwierdzenie spłaty odsetek.
Autor: Łukasz Stachurski
