Niektóre poniesione wydatki (koszty) mogą być udokumentowane nie tylko na fakturach, ale również na tak zwanych dowodach księgowych – dokumentują one zapisy w księdze.
Dowody wewnętrzne powinny zawierać datę i podpisy osób, które dokonały danych wydatków (wraz z nadanym nr dokumentu).
Dowód, który ma dokumentować zakup, powinien zawierać takie dane, jak: nazwa towaru, ilość oraz cena jednostkowa i wartość. Natomiast pozostałe dowody wewnętrzne, powinny określać przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu, a więc wydatku.
Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0)
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów po-użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- opłat sądowych i notarialnych
- opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
