Każdy przedsiębiorca ma jakieś obowiązki do wypełnienia dotyczące składania określonych dokumentów do Urzędu Skarbowego. Niektóre z nich są tylko podsumowaniem wykonywania czynności w swojej działalności, ale niektóre z nich dotyczącą również nieco przyjemniejszych spraw – ich złożenie niesie za sobą szereg praw, udogodnień i możliwości.
Formularz wniosku VAT-R składany jest w celu rejestracji podatnika według określonego statusu – podatnik VAT czynny lub zwolniony. Formularz ten składany jest również w celu aktualizacji danych w złożonym wcześniej formularzu pierwotnym – rejestracyjnym.
Podatnik, który dokona rejestracji, jako podatnik VAT czynny nabywa tym samym prawo do ważnego odliczenia – podatku naliczonego od dokonywanych zakupów.
Według przepisów prawa do złożenia ww. wniosku zobowiązani są podatnicy, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą i tym samym rozliczają podatek VAT oraz podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT – rozliczają podatek z tytułu niektórych czynności (np. import usług od podatników unijnych, opodatkowane wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów).
Jednakże należy podkreślić, że te same przepisy prawa nie regulują żadnych sankcji za niedopełnienie tego obowiązku. Oznacza to, że podatnik, który złoży wniosek VAT-R po terminie lub wcale go nie złoży – nie otrzyma z tego tytułu żadnej sankcji. Jedyną konsekwencją dla niego będzie brak możliwości odliczenia, która jest dla większości podatników kluczową sprawą.
Podsumowując, podatnicy składają wnioski VAT-R w celu rejestracji lub aktualizacji danych. Oznacza to, że zgłoszenie rejestracyjne podatnik składa w momencie, gdy chce uzyskać status podatnika czynnego lub zwolnionego VAT. Musi tego oczywiście dokonać przez wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Natomiast zgłoszenie aktualizacyjne składa w momencie, gdy nastąpi zmiana danych na złożonym wcześniej zgłoszeniu rejestracyjnym (np. związana ze zmianą miejsca wykonywania działalności. Zgłoszenie musi być złożone (zaktualizowane) w ciągu 7 dni – od nastąpienia danej zmiany.