Elektroniczne sprawozdanie finansowe

Za każdym przedsiębiorcą jak cień ciągnie się słowo „ewidencja”. Ewidencje przychodów, środków trwałych, wyposażenia, pracownicza… aż w głowie się kręci!

Dodatkowo w 2018 roku weszły w życie nowe przepisy, zgodnie z którymi na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek składania sprawozdań finansowych. Nie są to dokumenty w formie papierowej. Mają być prowadzone i wysyłane jedynie elektronicznie, co teoretycznie jest ułatwieniem.

Czy na pewno?

Kto i kiedy musi wypełniać elektroniczne sprawozdanie finansowe?

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego dotyczy firm widniejących w rejestrze KRS (spółki z o.o. oraz spółki akcyjne), ale również przedsiębiorców, których przychód za poprzedni rok wyniósł 2 mln euro w przeliczeniu na polską walutę. Zgodnie z art. 45 8a ustawy o PIT, konieczność ta dotyczy również podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Najczęściej za przesłanie sprawozdania odpowiedzialna jest osoba z zarządu spółki, gdyż to jej PESEL widnieje w KRS. Aby dokument nabrał ważności prawnej, musi zostać najpierw zaakceptowany przez wszystkich współwłaścicieli i udziałowców.

Jeżeli chodzi o dokładny czas na sporządzanie sprawozdania finansowego, to obecnie brakuje konkretów w tej sprawie. Sugeruje się jednak, że wszystkich zobowiązanych do przygotowania takiego dokumentu będzie obejmować data złożenia ostatniego podpisu w formie elektronicznej. Jedyne informacje dotyczące czasu sporządzenia takiego sprawozdania odnajdujemy w ustawie o rachunkowości.

Przedsiębiorcy powinni zmieścić się w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem dniem granicznym jest koniec marca 2019 roku dla sprawozdań wygenerowanych na koniec roku 2018.

Elektroniczne sprawozdanie finansowe – utrudnienia

Elektroniczne złożenie sprawozdania wcale nie jest bułką z masłem. Obowiązek nałożony na przedsiębiorców od 1 października 2018 roku spotyka się z licznymi kontrowersjami. Każdy dokument tego typu musi być opatrzony podpisem. Nie parafką na szybko, tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym (opcja odpłatna, dostępna u kwalifikowanego dostawcy takiej usługi) lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (forma bezpłatna). Osobami zobligowanymi do złożenia podpisu pod przygotowanym sprawozdaniem finansowym są wszyscy członkowie zarządu oraz sporządzający ten dokument.

W przypadku firm wpisanych do KRS można posłużyć się strukturą logiczną (dostępna na stronie ministerialnej w formacie XDS i XML) lub formatem udostępnianym w BIP.

Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej

Aby sporządzić takie sprawozdanie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów należy użyć odpowiedniego oprogramowania. W tej sytuacji istnieje pewna dowolność – można skorzystać z typowych rozwiązań księgowych lub używać aplikacji zewnętrznej przeznaczonej tylko do sporządzania takich dokumentów. Obecnie na rynku istnieje sporo firm, które dostarczają podobne rozwiązania dla przedsiębiorców, jednak większość z nich wciąż uświetnia ich działanie.

W odpowiedzi na te utrudnienia, Ministerstwo przygotowało na swojej stronie internetowej aplikację, która umożliwia tworzenie sprawozdania finansowego w rozszerzeniu XML. Wygenerowane dokumenty są sporządzane w złotówkach, groszach, a także w przeliczeniu na tysiące złotych. Jest to ułatwienie przeznaczone dla podatników PIT.

Dla pewnych grup wyszczególnionych w ustawie o rachunkowości Ministerstwo przygotowało na swej stronie odrębne struktury logiczne. Do jednostek tych należą między innymi:

  • jednostki wyszczególnione w ustawie jako „mikro”,
  • jednostki „małe”,
  • jednostki określone w ustawie jako „pozostałe”,
  • banki,
  • domy maklerskie,
  • ubezpieczyciele,
  • organizacje pożytku publicznego,
  • SKOK,
  • alternatywne spółki inwestycyjne.
Prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej

Pierwszą, podstawową zasadą przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, jest używanie informacji i danych, które są zgodne z poszczególnymi załącznikami do ustawy o rachunkowości. Miejsca przeznaczone do opisu poszczególnych części takiego dokumentu, są ograniczone określoną liczbą znaków. Zazwyczaj przedsiębiorcę obowiązuje 3500 znaków, co wiąże się z koniecznością maksymalnego streszczania niektórych zasad wyceny.

W tym miejscu nastąpiła drobna zmiana: do tej pory opisywało się wszelkie zasady wyceny, teraz należy ująć tylko te, które zgodnie z ustawą pozostawiały jednostce pewne prawo wyboru. Pozostałe części tego dokumentu nie są już tak ograniczone tekstowe, gdyż dają możliwość opisania szczegółów poprzez dodanie wierszy.

Na poprawnie przygotowane sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej składa się kilka ważnych części. Są to:

  • część wstępna do sprawozdania finansowego,
  • bilans,
  • rachunek zysków i strat,
  • wyszczególnienie zmian w kapitale własnym,
  • rachunek przepływów pieniężnych,
  • nota wyjaśniająca do podatku dochodowego,
  • dodatkowe wyjaśnienia i istotne informacje – tutaj forma dokumentu jest dowolna, aczkolwiek musi być przygotowana w postaci
  • elektronicznej (np. plik PDF).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *