Prowadzenie zapisów w KPiR – technika, terminy, dokumenty księgowe

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące terminu dokonywania zapisów w księdze. Zaznaczyć należy, że możliwe są trzy sytuacje, w których terminy dokonywania zapisów będą się od siebie różnić. Wymieńmy pokrótce następujące sytuację:

1. Przedsiębiorca zleca prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu. Przedsiębiorca nie dokonuje wtedy zapisów w PKPiR samodzielnie, zobowiązany jednak jest do prowadzenia ewidencji dodatkowych, wskazanych w rozporządzeniu. Biuro rachunkowe ma natomiast obowiązek dokonać zapisów chronologicznie, na podstawie dostarczanych przez swoich klientów dokumentów księgowych, w terminie do 20 dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni.
2. Przedsiębiorca, który sam prowadzi PKPiR również może skorzystać z tego terminu dokonywania zapisów. W przypadku tym również dokonuje się zapisów w księdze w porządku chronologicznym.
3. Przedsiębiorca, który prowadzi działalność w wielu zakładach. Pamiętać jednak należy wtedy, aby prowadzić ewidencję sprzedaży, chyba że sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami lub rejestrowana za pomocą urządzeń fiskalnych — wtedy obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie istnieje.

Przejdźmy teraz do omówienia terminów na podstawie poszczególnych przykładów:

• Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
• Pozostałe wydatki – zapisy dotyczące pozostałych wydatków przedsiębiorca ewidencjonuje raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
• Przychody ze sprzedaży – tutaj należy wspomnieć, że terminy zapisów tych przychodów różnią się zależności od ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę i od sposobu dokumentowania oraz rejestracji przychodów. Tak więc:

1. Przedsiębiorcy prowadzący ewidencję sprzedaży albo ewidencję sprzedaży wskazaną w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (to ewidencja prowadzona przez podatników zwolnionych z VAT – konieczna do tego, aby właściwie ustalić moment utraty tego zwolnienia) mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodów wykazanych w tej ewidencji w jednej pozycji, na koniec każdego miesiąca. Czyli dopiero po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu łączną wartość sprzedaży ujmujemy w PKPiR.
2. Przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów. Zapisów można dokonywać na koniec każdego miesiąca, nie później niż w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Można też dokonywać zapisów codziennie, na podstawie dziennych raportów dobowych – decyzję w tej sprawie podejmuje przedsiębiorca.
3. Pozostali przedsiębiorcy natomiast zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonują w księdze raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Warto podkreślić, iż sprzedaż dokumentowana fakturami może zostać zaewidencjonowana jedną sumą, wynikającą z dziennego zestawienia sprzedaży. Natomiast sprzedaż nieudokumentowaną fakturami dokumentuje się dowodem wewnętrznym, sporządzanym na koniec dnia, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień (jeśli nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących).

• Kupno i sprzedaż dewiz u przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową – zapisów tych można dokonywać raz w miesiącu na podstawie prowadzonej na bieżąco ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Jak również można także dokonywać tego na bieżąco.

Podczas rozważania kwestii prowadzenia zapisów w KPIR koniecznie trzeba wspomnieć o ważnej kwestii jaką są dokumenty księgowe (dokumenty księgowe), gdyż zapisów w PKPiR dokonujemy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych (dokumentów księgowych, czyli dokumentów które stwierdzają rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te stanowią podstawowe uzasadnienie zapisu księgowego).

Dokumenty możemy podzielić na pewne grupy dowodów księgowych:

Dowody zewnętrzne obce – sporządzone oraz otrzymane od kontrahentów. Dowody te służą do udokumentowania operacji gospodarczych polegających na sprzedaży albo przekazaniu jednostce składników majątkowych, towarów, świadczeniu usług i innych czynności.

Dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom, które dokumentują:

• operacje polegające na sprzedaży kontrahentom towarów, składników majątkowych, usług oraz przekazywania składników majątkowych na zewnątrz,
• świadczenia przedsiębiorcy na rzecz budżetów lub instytucji, świadczenia umowne rzecz kontrahentów i świadczenia dobrowolne.

 Dowody wewnętrzne własne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki takich jak:

• operacje gospodarcze wewnętrzne, czyli takie w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,
• koszty niewynikające ze świadczeń kontrahentów,
• ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków,
• stwierdzenia ilości i wartości uzyskanych od dostawców składników majątku, robót i usług oraz innych świadczeń,
• powierzenie składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom,
• operacje gospodarcze, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy dowody te nie wpłynęły do jednostki w terminie umożliwiającym konieczne księgowania.

Dowody księgowe podzielić można również według innych kategorii. Mianowicie ze względu na funkcję jaką spełniają:

1. Zbiorcze (zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania),
2. Korygujące poprzednie zapisy,
3. Zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4. Rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Warto podkreślić, że prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
• datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
• opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe,
• własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.

Prowadząc KPIR warto sprawdzić poprawności dokumentu i notatki, do jakiego miesiąca należy dokument zaksięgować. Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały – stosować jednak można ogólnie przyjęte skróty. Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym. Sprawdzenie dokumentów księgowych polega na sprawdzeniu pod względem:

• merytorycznym, czyli na ustaleniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach,
• formalno-rachunkowym, czyli na ustaleniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, podpisy stron itp., oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

Dowody księgowe powinny być rzetelne czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują. Powinny być także kompletne czyli zawierające co najmniej dane określone jw., oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami (np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określony sposób:

• dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem,
• księgowe wewnętrzne mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty – z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb – oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Pamiętać trzeba przy tym, iż nie jest dozwolone poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.

Dodać warto też, iż dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Także paragony fiskalne od 01.01.2013 należy przechowywać przez okres 5 lat. Wyjątki od tej reguły określają przepisy szczególne.

Na koniec warto przypomnieć, iż dokumentowanie operacji w PKPiR wymaga posługiwania się prawidłowo sporządzonymi dowodami księgowymi. Dowody księgowe tak więc możemy podzielić na własne i obce. Dowody własne możemy z kolei podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne.

Autor: Katarzyna Mazurkiewicz