W trakcie prowadzenia biznesu przedsiębiorcy nawiązują kontakty z różnymi partnerami biznesowymi. Niektórzy z nich pełnią funkcję klientów, czyli odbiorców towarów oraz świadczeniobiorców różnych usług. Inni natomiast mają za zadanie dostarczać rozmaite surowce oraz towary niezbędne do prowadzenia działalności produkcyjnej. Współpraca z dostawcami odbywa się na ściśle określonych zasadach. Jedne z najważniejszych regulacji dotyczą szeroko pojmowanych rozrachunków pieniężnych z kontrahentami zajmującymi się dostawami towarów. Warto dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda rozliczanie się z dostawcami towarów do firm. W jaki sposób realizuje się oraz księguje się płatności za dostarczone dobra. Tego można dowiedzieć się z niniejszego artykułu.
Utworzenie kont rozrachunkowych – bardzo ważna sprawa
Kluczową kwestią przy rozliczaniu się z dostawcami towarów jest utworzenie odpowiedniego konta rozrachunkowego. Wszystkie dokonywane w ramach określonych transakcji muszą być bowiem ujęte w odpowiedni sposób w określonych dokumentach rozrachunkowych.
Warto mieć świadomość, że rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w aspekcie księgowości zaliczają się do tzw. zespołu 2. Poza nimi znajdują się w tej kategorii także rozrachunki publicznoprawne i z pracownikami, a także szereg innych rozrachunków. Na takich kontach ewidencjonuje się różne zobowiązania i należności, tak krajowe, jak i zagraniczne. Uwzględnia się tam wszystkie rodzaje rozliczeń i roszczeń jednostek odnoszące się zarówno do podstawowej działalności gospodarczej, jak i należności wynikających z odpisów, a także działalności socjalnej i postępowania upadłościowego. Wszystkie zasady dokonywania rozliczeń na kontach rozrachunków muszą być zbieżne z przyjętą w danej jednostce organizacyjnej polityką rachunkowości.
Rozrachunki z dostawcami w praktyce
Zasadniczo rozrachunków z tytułu dostaw oraz zakupów określonych materiałów ujmuje się na odrębnych kontach syntetycznych. Jest to konto 200 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Ewidencjonuje się tam różne zakupy, dostawy, a także sprzedaż materiałów, towarów i usług. Dotyczy to wszystkich transakcji, także importu i eksportu. Rozrachunki z dostawcami zwykle ujmowane są na jednym koncie. W przypadku odbiorców natomiast występuje podział klientów na osoby i firmy pochodzące z kraju i zagranicy.
Rozrachunki z dostawcami ujmuje się zarówno po stronie debetowej, jak i kredytowej konta. Po stronie debetowej uwzględnia się takie transakcje, jak spłaty zobowiązań na rzecz dostawców krajowych, odpisanie zobowiązań, które uległy już przedawnieniu, ujmowanie faktur korygujących od dostawców, w których to dokumentach doszło do zmniejszenia kwoty obowiązujących należności. Z kolei po stronie kredytowej ujmuje się faktury zakupu zgodnie z ich wartością brutto, jak również faktury korygujące zwiększające stan zobowiązań oraz ewentualne naliczenia odsetek ustawowych przez dostawców w ramach różnego rodzaju kar, grzywien oraz odszkodowań.
Salda kredytowe i debetowe
W praktyce konta rozliczenia rozrachunków z dostawcami zwykle wykazują saldo kredytowe. Mianem tym określa się sytuację, gdy istnieją pewne zobowiązania do spłaty na rzecz wszystkich dostawców lub niektórych z nich. Czasem jednak dochodzi do sytuacji, gdy konto ma saldo debetowe. W takim przypadku mówi się o pewnych nadpłatach na rzecz dostawców.
Trzeba mieć świadomość, że zgodnie z obowiązującym prawem wszystkie koszty i przychody związane z koniecznością zapłacenie odszkodowań i kar umownych zalicza się do kosztów i przychodów związanych pośrednio z działalnością operacyjną jednostki. Są to tzw. pozostałe koszty i przychody operacyjne.
Obowiązkowa inwentaryzacja należności i zobowiązań
Należności i zobowiązania, które wynikają bezpośrednio z rozrachunków, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi powinno się inwentaryzować przynajmniej raz w roku – na koniec danego okresu rozliczeniowego. W takim przypadku trzeba uzyskać od kontrahentów pisemne potwierdzenie wykazanego w księgowości stanu należności lub zobowiązań. Stąd też jednostka musi wysłać do dostawców pismo z informacją o kwotach przeprowadzonych w danym okresie rozliczeniowym dostaw. W takiej sytuacji kontrahenci mogą natomiast odpowiednio ustosunkować się do przesłanych danych. Niekiedy jednak nie ma konieczności dokonywania żadnych uzgodnień czy potwierdzeń. W takim przypadku inwentaryzacji dokonuje się, porównując ze sobą dane z ksiąg rachunkowych z informacjami z innych dokumentów.
Rozliczenia VAT
Pod koniec okresu rozliczeniowego trzeba ustalić kwotę zobowiązania podatkowego z tytułu podatku od towarów i usług i sporządzić stosowną deklarację VAT. W tym celu trzeba kwotę VAT naliczonego przeznaczoną do odliczenia przeksięgować na konto zatytułowane „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT”. Tego typu rozrachunki także przyjmują dwie formy sald – debetowe oraz kredytowe. Saldo Ma oznacza zobowiązanie podatkowe, które należy wpłacić do urzędu skarbowego, a Wn wskazuje na nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym.
Źródła:
- https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,2,85,192146,ewidencja-ksiegowa-zaplaty-w-zlotowkach-za-fakture-wyrazona.html (dostęp z dnia 05.11.2021 r.)
