Prawo nie narzuca z góry żadnych wytycznych, które określałyby, jak ma wyglądać lista wynagrodzeń /płac/ pracowników. Przy ustalaniu listy płac można kierować się na przykład przepisami Kodeksu pracy: Art. 29 p. § 1 p. 3 | Art. 77 | Art. 85 § 2 | Art. 87 § 1 | czy Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 roku, w sprawie prowadzenia kart przychodów, gdzie określone minimalne dane, które powinny znaleźć się w karcie przychodów.
Dodatkowo przy tworzeniu wzoru listy płac można pytać samych pracowników, o to, co chcieliby uwzględnić w swoim dokumencie płacy, czyli jakie informacje dotyczące ich wynagrodzenia są im potrzebne.
Przede wszystkim lista płac powinna zawierać nazwę pracodawcy, nazwę listy płac, którego miesiąc dotyczy, podpis osoby sporządzającej, podpis osoby zatwierdzającej, podsumowanie stron listy, podsumowanie całej listy.
Dla przykładu, lista płac może posiadać takie informacje, jak:
- nazwisko i imię pracownika
- kwota wynagrodzenia z umowy o pracę np.; zasadnicze, premia, dodatki …
- kwoty pozostałych składników wynagrodzenia: godziny nadliczbowe itd., chorobowe, urlop ….
- kwota brutto wynagrodzenia: łączna kwota wszystkich składników wynagrodzenia
- kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
- kwoty składek na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracownika: emerytalne, rentowe, chorobowe
- kwota podstawy na ubezpieczenie zdrowotne: kwota brutto – suma składek na ubezpieczenie społeczne
- kwoty składek zdrowotnych: do odprowadzenia i do odliczenia
- miesięczne koszty uzyskania przychodu
- kwota podstawy naliczenia podatku dochodowego: przychód do opodatkowania – miesięczne koszty uzyskania przychodu
- skala podatkowa, miesięczna ulga podatkowa
- kwota wyliczonego podatku dochodowego
- miesięczna zaliczka na podatek dochodowy: kwota wyliczonego podatku dochodowego – składka zdrowotna do odliczenia
- kwota netto wynagrodzenia: kwota brutto – składki ZUS – składka zdrowotna – zaliczka na podatek dochodowy
- kwoty potrąceń z wynagrodzenia netto: kasa, alimenty, ubezpieczenia indywidualne ….
- KWOTA DO WYPŁATY: kwota netto wynagrodzenia – suma potrąceń z wynagrodzenia netto
- PODPIS PRACOWNIKA: potwierdzenie odbioru wynagrodzenia, data
Wyżej ukazana lista wynagrodzeń powinna być wystarczająca dla pracownika, który może podejrzeć wszystkie dane dotyczące swojego wynagrodzenia.
Dodatkowo można stworzyć jeszcze inną listę płac (dodatkową), na której będą widoczne tylko koszty pracodawcy, czyli wszelkie składki ZUS itd.
Przy bardziej rozbudowanych listach, można dzielić listę płac na części. Tak więc można podzielić je na konkretne kategorie, np. lista podstawowa, lista godzin nadliczbowych, lista prowizji itp. Takie posortowanie list będzie przejrzyste i bardziej czytelne przy ewentualnych późniejszych podglądach.
Przykład – listy płac można dzielić na:
- listy wynagrodzeń dla pracowników ze szczegółowym rozliczeniem wynagrodzeń w podziałach na grupy pracowników. Listy takie mogą się różnić szczegółami składników wynagrodzeń. Składniki, które występują w jednej grupie pracowników, nie zawsze występują w innej grupie pracowników. Listy będą wtedy czytelniejsze.
- możemy utworzyć listy płac, które będą funkcjonować okresowo i będą uwzględniać tylko składniki wynagrodzeń funkcjonujące w danym okresie działalności firmy: nadgodziny, prowizje, akord itp.
- sumaryczna lista dla wszystkich grup pracowników rozliczająca koszty pracodawcy z pominięciem szczegółów dotyczących pracownika.
- sumaryczna lista za wszystkich pracowników na potrzeby księgowe ujmująca podział na sposób księgowania wynagrodzenia.
