Jak potwierdzić zapłatę dokonaną gotówką?

receipts-1372961_640

Większość przedsiębiorców nie wie, co ma zrobić w przypadku płatności gotówką, a dokładniej co w tym wypadku ma być potwierdzeniem zapłaty?

W sytuacji, gdy płatność dokonywana jest za pomocą karty płatniczej lub przelewem, to dowodem płatności jest wyciąg bankowy. Jeżeli jednak płatność dokonywana jest za pomocą gotówki... czy potwierdzenie zapłaty na fakturze jest wystarczające?

Każda ze stron transakcji powinna posiadać dowód zapłaty bez względu na wszystko. Dokument potwierdzający zapłatę jest jednym z najważniejszych dokumentów, ponieważ jest potrzebny np. do korekty kosztów lub w przypadku dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

Aby sprzedawca mógł się ubiegać o uregulowanie należności musi posiadać dowód na to, iż płatność nie została dokonana przez klienta lub w sytuacji, gdy klient wmawia sprzedawcy, że zapłacił za towar, a go nie dostał – jest również na to dowód. Natomiast jeżeli to sprzedawca zawini i np. nie dostarczy towaru, za który klient zapłacił, to nabywca ma dowód na to, że faktycznie opłacił dany towar, ale go nie otrzymał.

Jeżeli zobowiązanie nie zostało uregulowane w ciągu 30 dni od terminu płatności (wg dokumentu), to zgodnie z przepisami prawa podatnik jest zobowiązany do zmniejszenia swoich kosztów uzyskanych z przychodu o te kwoty, które udokumentowane są poprzez faktury, rachunki, umowy itd.

Jeżeli jednak termin płatności jest dłuższy niżeli 60 dni, to zmniejszenia dokonuje się po 90 dniach, licząc je od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu (jeżeli nie została ona uregulowana w tym terminie).

Jak potwierdzić zapłatę gotówką?
Przy płatności gotówką najlepszym rozwiązaniem jest potwierdzenie zapłaty na fakturze. Musi znaleźć się na niej fraza „Zapłacono” wraz z określeniem wartości lub „Do zapłaty: 0 zł”. Ewentualnie wystarczy dodać na fakturze informację „Zapłacono gotówką” i dodać podpis lub pieczątkę w momencie zapłaty.

Oznacza to także, że samo wskazanie na fakturze wyboru sposobu płatności nie oznacza, iż płatność ta została dokonana. Musi być ona potwierdzona ww. frazami.

Jakie elementy musi zawierać wystawione pokwitowanie?
Przy płatności gotówką wierzyciel wystawia pokwitowanie, które musi zawierać niezbędne elementy danych – nie są one wymagane przez przepisy prawa, jednakże są niezbędne do potwierdzenia.
Są tą między innymi takie dane jak:
  • nazwa dłużnika lub jego imię i nazwisko,
  • kwota uregulowanego zobowiązania,
  • tytuł zobowiązania,
  • podpisy.

Zamiast pokwitowań, przedsiębiorcy używają także gotowe już drugi dokumentów kasowych, jak np. KP.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *