W celu ustalenia podstawy opodatkowania u przedsiębiorcy niezbędna jest odpowiednia ewidencja. Przedsiębiorcy mają do czynienia z trzema rodzajami prowadzenia ewidencji (używanych w rachunkowości).
Przedsiębiorcy powinni prowadzić jedną z nich (z wyjątkiem osób opodatkowanych kartą podatkową):
1) ewidencja przychodów (sprzedaży) – przy ryczałcie ewidencjonowanym,
2) podatkowa księga przychodów i rozchodów – dla podatników opodatkowanych na zasadach ogólnych,
3) księgi handlowe – dla podatników opodatkowanych na zasadach ogólnych, którzy
chcą prowadzić księgowość przy użyciu ksiąg handlowych lub którzy muszą to robić ze względu na wysokość przychodów.
Wybór ewidencji przeważnie wpływa na formę prowadzonej rachunkowości. Przedsiębiorca, który wybierze kartę podatkową i spełnia warunki do objęcia tą formą opodatkowania, nie będzie prowadził PKPiR, ksiąg rachunkowych (zwanych też handlowymi), czy ewidencji sprzedaży opodatkowanej podatkiem zryczałtowanym. Podobnie przedsiębiorca, który zdecyduje się na ryczałt nie będzie musiał prowadzić ani ksiąg rachunkowych, ani PKPiR.
Obowiązek prowadzenia PKPiR nakłada na podatników – przedsiębiorców ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych tj. Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W pozostałych przypadkach natomiast przedsiębiorcy stają przed wyborem prowadzenia PKPiR, albo ksiąg handlowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dużo bardziej skomplikowane niż prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz wiąże się z większymi kosztami. Po przekroczeniu pewnego progu obrotów (jeżeli osiągnięte przez przedsiębiorców przychody netto ze sprzedaży przekroczyły równowartości 2.000.000 euro po przeliczeniu na PLN wg kursu średniego NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego) przedsiębiorcy wyboru już nie mają i zobowiązani zostają do prowadzenia rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości (czyli księgowości pełnej w księgach handlowych).
Jak już wiemy, większość przedsiębiorców bez względu na formę działalności zobowiązana będzie do prowadzenia PKPiR lub ksiąg rachunkowych. Jednak do momentu osiągnięcia kwoty granicznej przychodów, której przekroczenie „zmusza” do zaprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzący działalność osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mają możliwość wyboru pomiędzy PKPiR a księgowością prowadzoną na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości.
Jak stanowi art. 24a ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
„Osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska może prowadzić księgi rachunkowe również od początku następnego roku podatkowego, jeżeli przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. W tym przypadku podatnik informuje o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu, o któ-rym mowa w art. 45 ust. 1 lub ust. 1a pkt 2, składanym za rok podatkowy, w którym były prowadzone. Jeżeli księgi prowadziła spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, informację składają wszyscy wspólnicy.”
Podsumowując:
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna lub w formie spółki
cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych oraz spółki partnerskiej osób fizycznych albo wykonuje działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, prowadzi działy specjalne produkcji rolnej (i zgłosił zamiar prowadzenia PKPiR) lub jest duchownym i zrzekł się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego – ma obowiązek prowadzenia PKPiR (albo pełnej księgowości – z wyboru lub obowiązkowo po przekroczeniu ustawowego progu).
Na koniec dodajmy, że istnieją przedsiębiorcy (katalog przedsiębiorców utworzony został przez ustawodawcę), którzy nie muszą prowadzić KPIR:
- opłacający podatek dochodowy w formie zryczałtowanej,
- wykonujący wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
- wykonujący zawód adwokata w zespole adwokackim,
- dokonujący odpłatnego zbycia składników majątku
- prowadzący księgi rachunkowe.
Dodatkowo istnieją również przypadki, w których przedsiębiorca nie musi prowadzić księgi przychodów i rozchodów (rozporządzenie ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów paragraf 7). W rozporządzeniu tym wskazano, iż w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego(…)na wniosek podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi.
