Fakturę zaliczkową stosuje się w przypadku, rozliczenia otrzymanych zaliczek na poczet przyszłych dostaw. Jesteśmy zobowiązani wystawić ją w terminie do 15 dni od dnia otrzymania zaliczki, ale nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.
W sytuacji gdy zaliczka nie obejmuje całości zapłaty, to po uregulowaniu całości należności, rozliczenia możemy dokonać na dwa sposoby:
1. Pierwsza to wystawienie ostatniej faktury zaliczkowej,
2. Druga to wystawienie „normalnej” faktury VAT, która będzie uwzględniała wszystkie wpłacone zaliczki.
Natomiast fakturę pro forma w przeciwieństwie do faktury zaliczkowej nie regulują przepisy podatkowe. Wystawienie takiej faktury nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Mimo to ten rodzaj faktur jest często stosowany wśród polskich przedsiębiorców. Wystawiana jest głównie w celach informacyjnych. Następuje to w sytuacji, gdy usługodawca za towar jeszcze niedostarczony lub usługę niewykonaną nie otrzymał zapłaty, a pragnie otrzymać. Następnie kontrahent na jej podstawie będzie mógł uregulować zobowiązanie za towar lub usługę. Ten rodzaj faktury traktowany jest jako równoznaczność zawarcie umowy. Warto pamiętać, że w terminie do 7 dni po dokonaniu zapłaty wynikającej z faktury pro forma sprzedawca jest zobowiązany wystawić zwykłą fakturę VAT.
