Pierwsza wystawiona faktura to faktura pierwotna, aby wystawić ponownie daną fakturę należy posłużyć się pojęciem i możliwością wystawienia jej duplikatu.
W związku z powyższym, np. w sytuacji zniszczenia lub zaginięcia faktury pierwotnej można ją odtworzyć w niezmienionym stanie, tzn. wystawić ją ponownie w postaci duplikatu.
Duplikat faktury może być wystawiony:
- z programu online do wystawiania faktur – na którym to wystawiane i zapisywane są wszystkie faktury. Dzięki takiej bazie dokumentów, w razie ww. sytuacji podatnik może pobrać duplikat do pierwotnej faktury,
- z faktury posiadanej przez nabywcę – faktura pierwotna sporządzana jest w dwóch egzemplarzach z czego jeden zostaje u sprzedawcy, a drugi u nabywcy. W razie zniszczenia lub zagubienia można wystawić ją na podstawie właśnie tych egzemplarzy, np. faktury, która jest w posiadaniu nabywcy.
Kto może wystawić duplikat faktury? Otóż duplikat faktury może być wystawiany przez:
- podatników lub upoważnionych przez nich do wystawiania faktur osoby trzecie;
- nabywców towarów lub usług (w przypadku duplikatów faktur wystawionych w ramach samofakturowania oraz duplikatów not korygujących);
- administracyjne organy egzekucyjne oraz komorników sądowych (w przypadku duplikatów faktur wystawionych przez te podmioty).
Na koniec należy wspomnieć, iż faktura musi być odróżniona od faktury pierwotnej jednym oznaczeniem – dokładniej mówiąc chodzi o nazwę dokumentu. Na wydruku musi pojawić się wyraz „DUPLIKAT” oraz data jej wystawienia.
