Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie 4 sierpnia 2022 roku orzekł, że przedsiębiorca ma w pełni prawo do przetwarzania danych osobowych wszystkich kandydatów, nawet tych, których kandydatura została odrzucona po zakończeniu procesu tejże rekrutacji. Prawo to wynika z możliwości wystąpienia roszczeń z tytułu dyskryminacji. Wyrok na razie nie jest prawomocny, jednak sprawa, którą porusza, może doprowadzić między innymi do zmiany kwestii związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem danych osobowych kandydatów na stanowiska pracownicze.
Czy można przetwarzać dane osobowe kandydatów po zakończeniu rekrutacji?
Podczas rozprawy w dniu 4 sierpnia 2022 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych polegającej na udzieleniu upomnienia pewnemu pracodawcy z powodu – zdaniem urzędu – bezpodstawnego przetwarzania danych pewnej kandydatki już po zakończeniu procesu rekrutacji.
Urząd opierał swą decyzję w pełni na przepisach określonych w poradniku określonym pt. „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”. Według niej każda firma bez wyjątku jest zobowiązana do usunięcia informacji stanowiących dane osobowe kandydatów na stanowiska w firmie po zakończeniu całego procesu rekrutacji. Są jednak pewne odstępstwa od tej reguły.
Dlaczego przechowywanie danych po procesie rekrutacji ma sens?
Jednym z wyjątków jest sytuacja, gdy osoba aplikująca wyraziła uprzednio zgodę na przetwarzanie jej danych. Innym powodem przechowywania danych może być chęć nawiązania ponownego kontaktu z kandydatem w celu uwzględnienia go w następnych rekrutacjach.
Decyzja sądu była podyktowana takimi argumentami. Sąd uznał, że przechowywanie takowych danych nie jest niczym złym, ponieważ jest ono uzasadnione za pomocą wspólnych interesów obu stron. Sprawa nie jest zakończona, ponieważ Urząd Ochrony Danych Osobowych może wnieść skargę kasacyjną, przez co zająłby się nią sąd wyższej instancji, którym w tym przypadku byłby Naczelny Sąd Administracyjny.
Zdaniem urzędników sytuacja, gdy pracodawca przetwarzałby dane kandydatów na wszelki wypadek, jest niedopuszczalna. W poradniku podkreślono, że przechowywanie danych kandydatów, którzy nie przeszli procesu rekrutacji po jego zamknięciu, nie jest konieczne. Urząd obierając tego typu linię obrony swojej decyzji, naraził się na dość sporą krytykę z ramienia ekspertów.
Wynika to z faktu, że w praktyce dość często wygląda to tak, że kandydaci potrafią nierzadko kontaktować się z niedoszłymi pracodawcami w celu ustalenia przyczyn odrzucenia ich kandydatury. Brak danych w takich sytuacjach blokuje im możliwość korzystania z uprawnień wynikających z prawa do obrony przed dyskryminacją. Dodatkowo utrudniałby on życie także pracodawcom, ponieważ uniemożliwiłby im prawidłową realizację nałożonego na nich obowiązku przeciwdziałania zjawisku dyskryminacji. To z kolei w znaczny sposób przeszkadzałoby w ochronie przed roszczeniami wystosowanymi przez osoby nieprzyjęte na dane stanowisko.
Czy decyzja sądu ułatwi pracę wielu przedsiębiorców?
Jeżeli decyzja Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie nie zostanie uchylona, to z pewnością będzie miała znaczny wpływ na praktyczne funkcjonowanie przedsiębiorstw. Sprawa ta może mieć ogromne znaczenie na przyszłe procesy o charakterze rekrutacyjnym, realizację zadań należących do działów HR, a nawet w sposób pośredni wpłynąć na zjawisko stosowania przepisów o ochronie danych osobowych. Wynika z tego, że jej rozwiązanie może być kluczowe w kwestii wielu zagadnień dotyczących zjawiska rekrutacji na stanowiska pracownicze.
Zjawisko retencji danych osobowych
Dlaczego RODO okazało się tak bardzo niedostosowane do realiów pracowniczych w Polsce? Wynika to z faktu retencji danych osobowych. To zjawisko polega na zatrzymaniu przez operatorów sieci komórkowych informacji dotyczących połączeń wykonanych za pomocą środków komunikacji. Ma ono charakter rutynowy, a takowe dane są przechowywane przez administratora przez rok w celu zapewnienia bezpieczeństwa publicznego, najczęściej jako dowody w sprawach karnych. W związku z tym faktem są one udostępniane do tego uprawnionym instytucjom o charakterze państwowym.
Sprawa, która podlegała ocenie sądu i urzędu, polegała na sytuacji, w której aplikująca na pewne stanowisko kandydatka nie została zatrudniona, ale firma, do której aplikację złożyła, przechowywała jej dane w dalszym ciągu po zakończeniu rekrutacji. Wynikało to między innymi z uwagi na zabezpieczenie instytucji przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z przeprowadzeniem naboru, do których należy przede wszystkim zarzut o szerzenie dyskryminacji.
Jednak kobieta, dowiedziawszy się o zaistniałej sytuacji, złożyła skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie usunięcia tychże danych z bazy firmy. Urząd opierając swoją decyzję na art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 RODO, stwierdził naruszenie przepisów prawa wynikające z bezpodstawnego przetwarzania danych osobowych kandydatki. Jednak firma przechowująca dane wniosła skargę na tę decyzję do WSA, który wydał wyrok na korzyść tej firmy, uchylając decyzję urzędników.
Źródła:
