Na początku artykułu przybliżymy definicję Księgi Przychodów i Rozchodów, jest to księga do bieżącej ewidencji księgowej, która służy do księgowania wszelkich przychodów oraz wydatków. W szczególności przeznaczona jest dla początkujących przedsiębiorców. Taka forma ewidencji jest najprostszym sposobem na księgowanie dochodów i wydatków w swojej firmie.
Księgowanie w KPiR:
- zakup towarów i materiałów, a także koszty uboczne związane z tymi zakupami,
- przychody ze sprzedaży oraz pozostałe przychody,
- wydatki (w tym wynagrodzenia w gotówce, jak i w naturze),
- koszty prac badawczo rozwojowych.
Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeżeli jest konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży, to także powinna być ona założona na 1 stycznia, bądź na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Podatnik prowadzący KPIR ma do wyboru jedną z dwóch form jej prowadzenia:
1. Forma elektroniczna z zastosowaniem programu komputerowego lub aplikacji on-line.
Wybierając profesjonalny program lub aplikację księgową należy zwrócić uwagę czy :
- Narzędzie pozwala na bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych zgodnie ze wzorem księgi,.
- Możliwe jest bezpieczne przechowywanie danych na komputerze lub innym elektronicznym nośniku informacji (np. zapisanie na dysku w PDF),
- Narzędzie posiada szczegółową instrukcję obsługi, a także merytoryczne i techniczne wsparcie.
2. Forma papierowa natomiast polega na uzupełnianiu kolumn, w których zamieszczane są następujące dane:
- Kolumna 1 – liczba porządkowa kolejnych wpisów do księgi,
- Kolumna 2 – data wydatku lub przychodu,
- Kolumna 3 – numer faktury bądź innego dowodu zakupu,
- Kolumna 4 i 5 – dane kontrahentów,
- Kolumna 6 – rodzaj transakcji,
- Kolumna 7 – wartość sprzedaży towarów lub usług,
- Kolumna 8 – przychody uzyskane spoza sprzedaży towarów lub usług,
- Kolumna 10 – zakup materiałów potrzebnych do produkcji swoich wyrobów oraz zakup towarów handlowych,
- Kolumna 11 – koszty na zakup z kolumny 10,
- Kolumna 12 – informacje o pensjach pracowników,
- Kolumna 13 – pozostałe koszty,
- Kolumna 14 – suma kosztów z kolumny 12 i 13,
- Kolumna 15 – pozostaje pusta. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych),
- Kolumna 16 – koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową,
- Kolumna 17 – miejsce przeznaczone na uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.
Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązany nie tylko wprowadzać zapisy zdarzeń gospodarczych (przychodów i kosztów) w ewidencji zgodnie z kolejnością ich występowania, ale musi to robić w sposób niewadliwy i rzetelny. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów i objaśnieniami do wzoru księgi. KPIR za rzetelną, uważa się jeżeli odzwierciedlamy w niej stan rzeczywisty wszystkich transakcji.
Podatkowa księga jest rzetelna, gdy:
- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy,
- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej,
- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe poświadczające zaistniałe zdarzenia gospodarcze.
WAŻNE !
Wpisy do księgi przychodów i rozchodów powinny być dokonywane w języku polskim, w walucie polskiej, a także w sposób czytelny, staranny i trwały. Oprócz tego podatnik ma obowiązek dokonywać wpisów na podstawie prawidłowych dowodów księgowych, a także ponumerować karty księgi i je zbroszurować.
W przypadku błędu w ewidencji, dopuszczalne są korekty błędnych wpisów. Można to zrobić na dwa sposoby:
- przez skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie nowej – poprawkę należy podpisać i oznaczyć datą jej dokonania lub
- przez wpisanie do księgi dowodów korektę błędów.
Miejsce i okres przechowywania księgi oraz wymogi techniczne
Księga przychodów i rozchodów oraz dowody księgowe (dowodami księgowymi w ujęciu podatkowym są wszelkie faktury zarówno sprzedaży jak i zakupu, faktury korygujące, rachunki, noty korygujące, a także dokumenty celne, opłaty skarbowe, sądowe, pocztowe). Wszystkie dowody księgowe, które mogą stanowić potwierdzenie zaistnienia zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem, na których podstawie są dokonywane zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, chyba że prowadzenie księgi zostało zlecone dla biura rachunkowego, wtedy wskazujemy adres biura rachunkowego.
W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księga musi znajdować się w każdym zakładzie. Dopuszcza się jednak prowadzenie jednej księgi w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży. Podatnicy prowadzący lombard powinni ponadto prowadzić ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy. U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności.
Podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który tym samym wyznacza niejako okres przechowywania KPiR, następuje co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to okres minimalny, który może ulec wydłużeniu w związku z przerwaniem lub zawieszeniem biegu przedawnienia.
