Używanie skróconych nazw firm na fakturze jest bardzo wygodne dla przedsiębiorców, ponieważ niejednokrotnie spotykane są bardzo długie nazwy firm i są problematyczne w zapisie. Jednakże czy skracanie nazwy firmy jest zgodne z prawem?
Na początku należy podkreślić, że osoby fizyczne, które prowadzą własną działalność gospodarczą muszą posiadać w nazwie firmy swoje imię i nazwisko oraz ewentualnie dodatkowo dobrane słowo. Natomiast firma osoby prawnej jest jej nazwą.
Według obecnie obowiązujących przepisów prawa sam przedsiębiorca nie ma możliwości stosowana skróconej nazwy firmy na fakturze. Jest to niedopuszczalne! Jednakże istnieje jeden wyjątek, przedsiębiorca może wpisać na fakturze skróconą nazwę firmy w sytuacji, gdy podatnik przy zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R podał skróconą nazwę firmy i jest ona znana organom podatkowym.
W przypadku spółki cywilnej osób fizycznych, które nie posiadają osobowości prawnej i gdzie w nazwie spółki znajdują się imiona i nazwiska wspólników spółki kategorycznie zabrania się skracania imion i nazwisk danych wspólników spółki. Jednakże nazwa może zostać skrócona jedynie nazwę własną lub formę prawną spółki, np. “Przedsiębiorstwo handlowo-usługowe KWAK Jan Kowalski, Jan Nowak spółka cywilna” można zastosować np. nazwę skróconą: “PHU KWAK Jan Kowalski, Jan Nowak S.C.” W związku z tym na fakturze nie można pomijać imion i nazwisk wspólników, ani nazwy firmy.
Zgodnie z art. 160 § 2 ustawy spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 ze zm.), dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”, natomiast w myśl art. 127 ustawy, dla spółki komandytowo-akcyjnej dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „S.K.A.” Natomiast dla spółki cywilnej „S.C., a dla spółki jawnej — sp.j.” itd.
Podsumowując, w nazwach firm można skracać ich formę prawną, lecz nie można skracać pełnej nazwy firmy ani imion i nazwisk. Jedynie w sytuacji, gdy nazwa skrócona została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się zarówno nazwą pełną, jak i nazwą skróconą firmy na fakturach wystawianych na (przez) Spółkę jest prawidłowe. Używanie skrótów nazw przedsiębiorców jest dozwolone w fakturach VAT, w innych przypadkach może wiązać się z różnego rodzaju negatywnymi konsekwencjami.
