Pracodawcy na ogół bardzo chętnie decydują się na zawarcie umowy cywilnoprawnej z zatrudnianymi przez siebie osobami. Jest to bowiem na ogół bardzo korzystne dla nich rozwiązanie. Warto mieć jednak świadomość, że podpisanie takiej umowy rodzi też pewne obowiązki dla przedsiębiorcy związane przede wszystkim z koniecznością rozliczania oraz dokumentowania wynagrodzeń zarówno w aspekcie ubezpieczeniowym, jak i podatkowym. Przychody z umów cywilnoprawnych zawartych z własnymi pracownikami z reguły mogą służyć za podstawę naliczania składek ZUS oraz wysokości podatku dochodowego. Warto dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda rozliczanie i dokumentowanie wynagrodzeń osób, które pracują w danej firmie na podstawie umów cywilnoprawnych.
Opodatkowanie umów cywilnoprawnych
Przychody uzyskiwane z tytułu realizacji usług w oparciu o umowę o dzieło bądź umowę-zlecenie uzyskiwane od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, a także osób prawnych i należących do nich jednostek organizacyjnych (także tych bez osobowości prawnej) zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Wśród tego typu przychodów wymienia się także wynagrodzenia uzyskiwane w oparciu o kontrakty menadżerskie i umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem oraz inne tego typu kontrakty.
Jeśli dana firma bądź spółka zatrudnia poszczególne osoby na określone umowy cywilnoprawne, w takim przypadku musi on regularnie wypłacać tym osobom wynagrodzenie w określonej wysokości. Rodzi to zobowiązanie w postaci konieczności pobierania zaliczek na podatek dochodowy. Nie dotyczy to jedynie tych usług, które są świadczone w ramach prowadzonej przez danego podatnika działalności gospodarczej. Podatnik musi się z tego typu dochodów rozliczyć samodzielnie, bez konieczności angażowania do tego zleceniodawcy.
Podstawa opodatkowania i zaliczka podatkowa
Podstawę opodatkowania oblicza się w następujący sposób. Najpierw całościowy przychód pomniejsza się o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe zapłacone w danym miesiącu, a następnie uzyskaną w ten sposób kwotę pomniejsza się dodatkowo o koszty uzyskania przychodu.
W zależności od okoliczności mogą one wynosić albo 50% w przypadku twórców korzystających z praw autorskich oraz artystów wykonawców korzystających z praw pokrewnych. Może to być również 20% uzyskanego przychodu w przypadku wszystkich innych umów niezwiązanych w żaden sposób z prawami autorskimi. W przypadku umów menadżerskich i kontraktów dotyczących zarządzania przedsiębiorstwem od dochodu odlicza się miesięcznie kwotę 111,25 zł. Określone procentowo koszty oblicza się od kwoty przychodu pomniejszonej o zapłacone składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe.
Wysokość zaliczki podatkowej z tytułu zawartych umów zlecenie i dzieło ustala się, odliczając 18% od podstawy opodatkowania. Nie ma przy tym znaczenia wysokość faktycznych przychodów osiąganych przez danego podatnika. Czasem wysokość takiej zaliczki oscyluje na poziomie 32%. Zwykle dzieje się tak na wniosek podatnika (np. zleceniobiorcy albo menadżera).
Osobne zasady obliczania zaliczek na podatek dochodowy stosuje się także wówczas, gdy dany zleceniobiorca jest równocześnie pracownikiem płatnika.
Jeśli przychód podatnika w danym miesiącu nie przekroczył kwoty 200 zł brutto, bierze się wówczas pod uwagę tzw. zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18% od podstawy opodatkowania. Uwzględnia się tutaj całościowy przychód, bez wydatków poniesionych na jego uzyskanie. Zryczałtowana forma opodatkowania nie znajduje jednak zastosowania w sytuacji, gdy w umowie nie określono konkretnej sumy wynagrodzenia, ale jedynie sposób jego obliczania.
Zaliczki na podatek dochodowy należy przekazywać do 20 dnia miesiąca następującego po uzyskaniu przychodu przez zleceniobiorcę. Należność wpłaca się na konto urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania płatnika. Pobrane zaliczki na podatek dochodowy trzeba wykazywać w zbiorczych deklaracjach PIT-4R oraz PIT-11. Ten pierwszy dokument przekazuje się do fiskusa do końca stycznia, a drugi do końca lutego roku następującego po danym roku podatkowym. Zasady te nie dotyczą tylko zaliczek obliczanych przy pomocy ryczałtu.
Ubezpieczenia społeczne a umowy cywilnoprawne
To, czy dana osoba podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnym, rentowym czy chorobowym, zależy od rodzaju zawartej z pracodawcą umowy cywilnoprawnej. Co do zasady umowy o dzieło nie są oskładkowane, przedsiębiorca nie musi zatem zajmować się ich opłacaniem. Jeśli jednak zawarto umowę zlecenie, trzeba pamiętać o konieczności ich opłacenia zgodnie z obowiązującymi ogólnie zasadami.
Jeśli zleceniobiorca podlega kilku tytułom ubezpieczeniowym, w takiej sytuacji nie musi on przystępować do systemu ubezpieczeniowego. Nie dotyczy to jednak składki zdrowotnej, która jest opłacana odrębnie z każdego przysługującego danej osobie tytułu (np. umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej). Te same zasady stosuje się do osób zatrudnionych w oparciu o kontrakty menadżerskie.
Źródła:
- https://kadry.infor.pl/kadry/inne_formy_zatrudnienia/umowy_cywilnoprawne/654955,Rozliczenie-umowy-cywilnoprawnej-zawartej-z-pracownikiem.html (dostęp z dnia 25.10.2021 r.)
- http://www.umowycywilnoprawne.pl/artykul,1639,19169,prowadzenie-dokumentacji-osob-wykonujacych-umowy.html (dostęp z dnia 27.10.2021 r.)
