Bardzo częstymi operacjami w ewidencji księgowej są te operacje, które wiążą się z rozrachunkami z dostawcami i odbiorcami. Poniżej podamy przykłady.
Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami wiążą się z pojęciem rozrachunków należności i zobowiązań, a więc są powiązane także z kontrahentami, czyli osobami fizycznymi i prawnymi.
Rozrachunki powstają w rezultacie dokonywanych transakcji między stronami umowy: wierzycielem i dłużnikiem. Rozrachunki są to należności lub/i zobowiązania zaakceptowane przez kontrahentów co do kwoty, a termin zapłaty został uzgodniony pomiędzy stronami lub wynika z obowiązujących przepisów. (E. Nowak 2002, s. 131)
Rozrachunki charakteryzują się następującymi cechami:
- osoby dłużnika i wierzyciela są ściśle określone (kontrahenci, pracownicy, urzędy skarbowe, zakład ubezpieczeń społecznych, sądy);
- suma będąca przedmiotem rozrachunków jest akceptowana przez obie strony;
- czas zapłaty jest ściśle określony, wynika z uzgodnień między stronami lub z przepisów prawnych.
Rozrachunki z tytułu dostaw i usług ewidencjonuje się na kontach 201 „Rozrachunki z odbiorcami” i 202 „Rozrachunki z dostawcami”.
Wykazuje się odpowiednio na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami”:
- wydane i opłacone dostawy wyrobów gotowych i półfabrykatów własnych;
- sprzedane i wykonane usługi;
- udzielone bonifikaty i skonta;
- reklamacje związane z dostawami i usługami;
- odszkodowania, odsetki za zwłokę i kary związane z dostawami i usługami;
- otrzymane zaliczki na poczet dostaw i usług oraz kaucje gwarancyjne;
- wydatki wyłożone za kontrahenta (nieobjęte ceną sprzedaży);
- tytuły egzekucyjne dotyczące dostaw i usług;
Księgujemy przede wszystkim:
- należności z tytułu sprzedaży usług, produktów, materiałów, towarów i składników majątkowych (WN),
- zwiększenie należności z tytułu sprzedaży produktów, usług, towarów i materiałów na podstawie faktury korygującej VAT (WN),
- otrzymane od odbiorców zaliczki na poczet przyszłych dostaw i usług (WN),
- zwiększenie należności od odbiorców z tytułu kar, grzywien i odszkodowań umownych (WN),
- naliczone odbiorcom odsetki ustawowe z tytułu nieregulowanych w terminie należności (WN),
- dodatnie różnice kursowe (WN),
- wpływ należności (MA),
- faktury VAT korygujące/zmniejszające wpływy od odbiorców (MA),
- powstanie roszczenia spornego dochodzonego od odbiorcy (MA),
- uznanie reklamacji odbiorcy (MA),
- zmniejszenie naliczonych uprzednio kar, grzywien i odsetek ustawowych za zwłokę (MA),
- umorzenie lub odpisanie należności jako nieściągalnej (MA),
- ujemne różnice kursowe (MA).
Natomiast na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami” ewidencjonuje się:
- przyjęte i opłacone dostawy materiałów i półfabrykatów obcych;
- zakupione i wykonane usługi;
- otrzymane bonifikaty i skonta (zwrot nadpłaconej kwoty);
- udzielone zaliczki na poczet dostaw i usług oraz kaucje gwarancyjne;
- wystawione i wykupione weksle własne.
Księgujemy przede wszystkim:
- spłatę zobowiązań wobec dostawców (WN),
- w tym także wydanie weksla własnego na spłatę zobowiązania (WN),
- faktury VAT korygujące/zmniejszające zobowiązania (WN),
- odpisanie zobowiązania jako przedawnione lub umorzone (WN),
- dodatnie różnice kursowe (WN),
- zobowiązania z tytułu zrealizowanych i przyjętych dostaw materiałów, towarów, produktów czy też usług (MA),
- zwiększenie zobowiązania z tytułu faktury korygującej VAT od dostawcy (MA),
- naliczenie przez dostawcę odsetek ustawowych za zwłokę w spłacie zobowiązania (MA),
- naliczenie przez dostawcę kar, grzywien i odszkodowań umownych (MA),
- ujemne różnice kursowe (MA).
Przykłady
Przykład 1., księgowania operacji otrzymania faktury VAT za zakupione komputery firmie X:
Strona Wn - Rozliczenie zakupu aktywów trwałych (300), Rozliczenie naliczonego VAT (221-2) Strona Ma - Rozrachunki z dostawcami (201)
Przykład 2., księgowania operacji otrzymania faktury VAT za remont magazynu:
Strona Wn - Środki trwałe w budowie (080), Rozliczenie naliczonego VAT (221-2) Strona Ma - Rozrachunki z dostawcami (201)
Przykład 3., księgowania operacji otrzymania faktury VAT płatnej przelewem za usługi telekomunikacyjne:
Strona Wn - Rozliczenie naliczonego VAT (221-2), Usługi obce (402) Strona Ma - Rozrachunki z dostawcami (201)
Przykład 4., księgowania operacji wystawienia faktury VAT za sprzedaną usługę:
Strona Wn - Rozrachunki z odbiorcami (200) Strona Ma - Przychody netto ze sprzedaży usług (702), Rozliczenie należnego VAT (221-1)
