W biznesie firmy często decydują się na nawiązanie ze sobą współpracy. Jeśli odbywa się to między doskonale znającymi się między sobą podmiotami, w takiej sytuacji zazwyczaj nie ma żadnego problemu, a wzajemna kooperacja przynosi obu stronom mnóstwo korzyści finansowych oraz satysfakcji. Nieco inaczej jest jednak w przypadku, gdy współpracownikiem przedsiębiorstwa ma stać się zupełnie nieznana danemu właścicielowi i jego pracownikom firma. W takiej sytuacji zazwyczaj pojawia się konieczność sprawdzenia danych firmowych kontrahenta. Warto dowiedzieć się, w jaki sposób można to zrobić oraz jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie danemu podmiotowi gospodarczemu. Tego typu informacje znajdziesz w niniejszym artykule.
Dlaczego trzeba sprawdzić wiarygodność partnera?
Kooperacja z nieznanymi podmiotami gospodarczymi może dla danej firmy oznaczać duże zyski. Jednak obarczona jest ona również ryzykiem związanym z faktyczną nieznajomością partnera biznesowego. Niestety, często zdarza się, że współpraca z nieuczciwymi kontrahentami prowadzi do poważnych kłopotów finansowych, a w skrajnych przypadkach również do bankructwa danego podmiotu gospodarczego, spowodowanej utratą znacznej sumy pieniędzy albo towaru. Nierzadko jest ona przyczyną także kłopotów z opłacaniem należności podatkowych przy jednoczesnej niemożności wykazania swojej niewinności przed organami kontroli skarbowej. Na szczęście, można bronić się przed tego rodzaju nieprzyjemnymi zdarzeniami w stosunkowo bardzo prosty sposób. Wystarczy poświęcić trochę czasu na przejrzenie różnych bezpłatnych i płatnych rejestrów publicznych, z których duża część jest dostępna przez Internet.
CEIDG oraz Krajowy Rejestr Sądowy
Większość osób w celu weryfikacji kontrahenta w pierwszej kolejności sięga po najpopularniejsze rejestry, czyli CEIDG oraz KRS. W pierwszym z wymienionych wykazów można znaleźć podstawowe dane firmy, jej nazwę, adres siedziby, datę rozpoczęcia działalności, rodzaj świadczonych usług, status firmy, a także informacje odnośnie ewentualnej upadłości albo postępowania restrukturyzacyjnego lub naprawczego. Co istotne, w CEIDG można sprawdzić przede wszystkim przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą jako osoby fizyczne, jak również spółki cywilne. Informacji o tego typu podmiotach można również szukać w rejestrze REGON, prowadzonym głównie dla celów statystycznych.
W przypadku spółek prawa handlowego najlepszym rozwiązaniem jest sprawdzenie wspólników w Krajowym Rejestrze Sądowym. W tym przypadku trzeba szczególną uwagę zwrócić na sposób reprezentacji danego podmiotu po to, aby wiedzieć, kto jest uprawniony do skutecznego podpisania umowy. Istotne jest również zweryfikowanie wysokości kapitału zakładowego lub akcyjnego, jak również sprawdzenie dat złożenia sprawozdań finansowych oraz ewentualnych informacji o otwarciu postępowania likwidacyjnego.
Wykazy podatników VAT i VAT UE
W niektórych sytuacjach wskazane jest również sprawdzenie statusu podatnika danego podatnika. Temu służy tzw. „biała lista”. Poza danymi identyfikacyjnymi przedsiębiorstwa można tutaj znaleźć również informacje dotyczące aktualnego i przeszłego statusu podatkowego danej osoby. Dotyczy to ustalenia daty wpisania podmiotu do rejestru podatników VAT. W tym wykazie znajduje się również numer rachunku bankowego, na który należy wpłacać należności.
Jeśli kontrahent prowadzi działalność poza granicami Polski, w takiej sytuacji wskazana jest także weryfikacja tego, co na jego temat mówi specjalny wykaz podatników spoza UE (VIES). Można tam sprawdzić, czy dany podmiot jest rzeczywiście zarejestrowany jako uczestnik transakcji wewnątrz wspólnotowych.
Informacje z urzędu skarbowego
Niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że wiarygodność kontrahentów można również stosunkowo łatwo sprawdzić, decydując się na wyciągnięcie stosownych informacji z urzędu skarbowego. Na podstawie dokonanych rozliczeń można np. sprawdzić, czy dana osoba rzeczywiście reguluje swoje zobowiązania w terminie oraz, czy regularnie składa prawidłowo wypełnione deklaracje i całą inną niezbędną dokumentację.
Można także sprawdzić deklaracje podatkowe pod kątem ewentualnego zalegania przez kontrahenta z opłacaniem różnych zobowiązań podatkowych. Trzeba mieć jednak świadomość z wnioskiem o udostępnienie wspomnianych informacji można wystąpić jedynie wówczas, gdy dana osoba jest stronnikiem transakcji. Nie da się tego formalnie zrobić na przykład wobec przyszłych albo potencjalnych kontrahentów.
Weryfikacja zadłużenia
Zazwyczaj warto też sprawdzić, czy dany kontrahent ma jakieś długi. Temu celowi służą rozmaite rejestry, np. Krajowy Rejestr Długów, Biuro Informacji Gospodarczej, Rejestr Dłużników ERIF.
Generalnie należy zawsze uważać, gdy kontrahent proponuje towar po znacznie niższej cenie niż rynkowa. Podobnie rzecz ma się również z oferowaniem towarów z branż innych niż ta, w której sam prowadzi on działalność. Podobnie jest także, gdy żąda on płatności w krótszym niż ustawowo przewidziany termin regulowania płatności.
Źródła:
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0093 (dostęp z dnia 18.05.2022 r.)
- https://www.gofin.pl/firma/17,2,305,215482,jak-sprawdzic-kontrahenta.html (dostęp z dnia 20.05.2022 r.)
