Konieczność stosowania ewidencji dodatkowych przy prowadzeniu PKPiR wynika czasem z samego rozporządzenia, w innych przypadkach narzucona jest odrębnymi przepisami.
Ewidencja sprzedaży
Ewidencję sprzedaży mają obowiązek prowadzić podatnicy, którzy zlecili prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu. Prowadzenie ewidencji sprzedaży jest konieczne również w przypadku, kiedy podatnik chce dokonywać zapisów nie każdego dnia, a w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Także podatnicy prowadzący przedsiębiorstwo wielozakładowe w zakładach, w których nie prowadzą PKPiR, obowiązani są do założenia i prowadzenia ewidencji sprzedaży. Obowiązek ten dotyczy również przedsiębiorców prowadzących handel obwoźny i obnośny, którzy nie przechowują księgi w miejscu prowadzenia tej działalności.
Natomiast obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników, którzy:
- ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT,
- prowadzą obrót całkowicie dokumentowany fakturami VAT,
- prowadzą ewidencję sprzedaży VAT zgodnie z przepisami ustawy o VAT. W przypadku tym przychody księgowane są na koniec miesiąca według zestawienia sporządzonego na podstawie ewidencji sprzedaży VAT.
Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty.
Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:
– numer kolejny wpisu,
– datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,
– kwotę tego przychodu.
Ustawa o VAT nakłada na podatników zwolnionych od podatku ze względu na wysokość przychodów ze sprzedaży obowiązek prowadzenia jeszcze jednej ewidencji sprzedaży. Dane gromadzone w tej ewidencji pozwalają na ustalenie momentu, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia od podatku VAT ze względu na przekroczenie limitu obrotów.
| Zapisów w ewidencji sprzedaży powinno dokonywać się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. |
Ewidencje sprzedaży i zakupu VAT
Podatnicy VAT (z wyjątkiem podatników wykonujących czynności wyłącznie zwolnione oraz podatników zwolnionych od podatku ze względu na wysokość obrotów) mają obowiązek prowadzenia ewidencji, z których dane służą do właściwego sporządzenia deklaracji w podatku VAT. Ewidencje te mogą nie wpływać bezpośrednio na zapisy dokonywane w PKPiR, jednak będą stanowić dowód pomocniczy lub główny w razie ewentualnej kontroli.
Należy pamiętać, że dane dotyczące sprzedaży i zakupu w PKPiR i w ewidencjach VAT powinny być spójne. Nie oznacza to jednak, że w danych miesiącach sumy poszczególnych pozycji w ewidencjach VAT i PKPiR będą ze sobą zgodne. Często zdarza się bowiem, że inny jest miesiąc ujęcia operacji w PKPiR, a inny w ewidencji VAT.
Niestety nie ma urzędowego wzoru ewidencji (rejestrów) sprzedaży i zakupu VAT.
Ustawa jednak nakazuje zawrzeć w ewidencji kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Natomiast podatnicy prowadzący sprzedaż zwolnioną i opodatkowaną mają szczególne obowiązki ewidencyjne. Jest to istotne dla podatników, którzy chcą odliczyć całość podatku VAT naliczonego przy sprzedaży opodatkowanej – w przypadku gdy nie będzie możliwe dokładne rozbicie wydatków na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną, podatnicy będą musieli zastosować tzw. strukturę sprzedaży.
Należy pamiętać o tym, że katalog danych, umieszczanych w ewidencji VAT ulega systematycznie rozszerzeniu – fiskus realizuje w ten sposób politykę uszczelniania systemu poboru tego podatku. Trzeba więc na bieżąco kontrolować zmiany w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Obecnie ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Z początkiem roku 2019 drastycznie zmieniły się przepisy dotyczące rozliczania kosztów związanych z używaniem samochodów osobowych w firmie.
Koszty odpisów amortyzacyjnych
Przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodów osobowych konieczne jest sprawdzenie wartości amortyzowanego pojazdu. Obowiązują tutaj limity odpisów dla samochodów droższych (limity te od 2019 ulegają podwyższeniu). Dodatkowo wartość limitów zamiast w euro zostaje podana w złotych, co oznacza, iż nie będzie konieczne przeliczanie ich co roku.
Warto zwrócić uwagę również, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych dokonano od 1.01.2019 r. zmiany zasad zaliczania w koszty podatkowe wydatków, związanych z używaniem przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą prywatnego samochodu dla potrzeb tej działalności.
Przed zmianą kwotę wydatków z tytułu używania samochodu stanowiącego składnik majątkowy niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnik zaliczyć mógł do kosztów w pełnej wysokości (pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania) – w granicach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Od 1 stycznia 2019 r. ewidencji przebiegu pojazdu dla wyliczenia wartości tego limitu już się nie prowadzi, ale wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania jedynie w wysokości 20% ich udokumentowanej wartości.
Do końca 2018 r. przedsiębiorcy starali się dokumentować wszystkie wydatki, do momentu „wyczerpania” limitu wynikającego z ewidencji przebiegu. Po zmianie konieczne staje się gromadzenie jak największej ilości dokumentów kosztowych oraz ich ewidencjonowanie dla celów wyliczenia kwoty 20%, którą można zaliczyć do KUP. Przy wyliczeniach trzeba również uwzględnić fakt, iż ograniczeniu uległy od 1 stycznia 2019 r. także wydatki zaliczane do kosztów uzyskania dla większości samochodów, znajdujących się w firmowej ewidencji.
Warto pamiętać, że nie zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:
- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Przebieg pojazdu (niebędącego własnością pracodawcy) powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Gdyby ewidencja nie była prowadzona, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie będą mogły stanowić kosztu uzyskania przychodów. W tym zakresie przepisy nie ulegają zmianie w stosunku do lat poprzednich.
Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Każdy podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, który w wykonywanej działalności wykorzystuje podlegające amortyzacji składniki majątku, jest obowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące informacje:
– liczbę porządkową,
– datę nabycia,
– datę przyjęcia do używania,
– określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
– określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
– symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),
– wartość początkową,
– stawkę amortyzacyjną,
– kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
– zaktualizowaną wartość początkową,
– zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
– wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
– datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
| Warto pamiętać również, iż w przypadku zmiany formy opodatkowania ze zryczałtowanej na zasady ogólne podatnicy zakładający ewidencję powinni w niej uwzględnić odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego. |
Natomiast w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.
Ewidencja zwrotów
Ewidencję zwrotów (inaczej zeszyty zwrotów), powinni założyć przedsiębiorcy rejestrujący sprzedaż za pomocą kas fiskalnych. Ewidencja posłuży ustaleniu kwot, o które należy zmniejszyć przychód ze sprzedaży oraz należny od tej sprzedaży podatek VAT.
W ewidencji powinny się znaleźć następujące dane:
– dane dotyczące osoby zwracającej towar,
– przyczyna i data zwrotu,
– stawki i kwoty podatku VAT,
– wartości netto dotyczące zwróconych towarów,
– numer paragonu dokumentującego sprzedaż.
Podstawą ujęcia zwrotu w ewidencji jest oryginał paragonu fiskalnego, który klient oddaje razem z towarem. Natomiast jego brak wyklucza możliwość zaewidencjonowania zwrotu. Ta sama ewidencja może służyć zapisom dotyczącym niezbędnych korekt w stosunku do zapisów wynikających z dziennych raportów fiskalnych. W przypadkach np. oczywistych pomyłek można tę pomyłkę opisać i zaewidencjonować w ewidencji zwrotów. W miarę możliwości należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego i zawsze uzyskać potwierdzenie osoby, która pomyłkę popełniła.
Ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Podatnicy wykonujący działalność kantorową prowadzić powinni ewidencję wszystkich operacji powodujących zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, zwaną ewidencją kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
Ewidencja taka obejmuje wszelkie transakcje i operacje powodujące zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej, w tym:
- transakcje rozliczane w kantorze,
- transakcje rozliczane za pośrednictwem rachunków bankowych,
- transakcje rozliczane w części w kantorze i w części za pośrednictwem rachunków bankowych,
- operacje przemieszczania wartości dewizowych lub waluty polskiej między kasą a rachunkami bankowymi.
Powinna ona zawierać:
– kolejny numer transakcji lub operacji,
– datę zawarcia i datę realizacji transakcji lub datę przeprowadzenia operacji,
– określenie rodzaju transakcji lub operacji: kupno, sprzedaż, zasilenie kasy z rachunku bankowego, odprowadzenie z kasy na rachunek bankowy,
– sposób rozliczenia transakcji: wpłata do kasy, wypłata z kasy, wpłata na rachunek bankowy, wypłata z rachunku bankowego, rozliczenie za pośrednictwem rachunków bankowych,
– nazwę i ilość wartości dewizowych lub waluty polskiej będących przedmiotem transakcji bądź operacji,
– kurs waluty i równowartość transakcji w walucie polskiej,
– cenę jednostkową oraz wartość w walucie polskiej w przypadku transakcji kupna i sprzedaży złota dewizowego lub platyny dewizowej.
Jeżeli jedna transakcja jest rozliczana w więcej niż jeden sposób, każde rozliczenie należy potraktować i ująć w ewidencji jako oddzielną transakcję. Przedsiębiorca powinien tak prowadzić ewidencję, aby zapewnić w każdym momencie możliwość ustalenia aktualnego stanu kasy w poszczególnych wartościach dewizowych i w walucie polskiej.
Warto pamiętać, że w przypadku błędów w zapisach niepowodujących konsekwencji w ustaleniu zobowiązania podatkowego, zaliczki itp. wystarczy stosowanie ogólnych zasad dotyczących nanoszenia poprawek w dokumentach księgowych. Jednak w razie gdy stwierdzona pomyłka spowodowała niedopłatę lub nadpłatę podatku, należy złożyć odpowiednie korekty deklaracji i przesłać do naczelnika urzędu skarbowego wyjaśnienie przyczyn korekty i/lub wpłaty podatku wraz z odsetkami. Natomiast przy wystąpieniu nadpłaty, należy złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty, deklarując jednocześnie sposób zwrotu nadpłaty (lub jej zaliczenia na poczet bieżących zobowiązań podatkowych). Warto wspomnieć, że niestety, nierzetelność i wadliwość prowadzonych ewidencji może podatnika narazić na całkiem spore sankcje.
Źródła:
1. https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/1454257,rozporzadzenie-w-sprawie-prowadzenia-podatkowej-ksiegi-komentarz.html (dostęp z dnia 10.12.2020).
2. https://www.prawo.pl/podatki/prowadzenie-podatkowej-ksiegi-przychodow-i-rozchodow-w-2020-roku,496936.html (dostęp z dnia 12.12.2020).
3. http://zsrcku.nazwa.pl/dokumenty/podatkowa_ksiega_przychodow.pdf (dostęp z dnia 13.12.2020).
4. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,828,0,12965,ewidencje-prowadzone-lacznie-z-ksiega-podatkowa.html (dostęp z dnia 13.12.2020).
5. https://www.prawo.pl/biznes/przedsiebiorca-ma-obowiazek-prowadzic-ewidencje-sprzedazy,225718.html (dostęp z dnia 22.12.2020).
6. https://www.pit.pl/wzor-ksiag-ksiegowosc/ewidencja-srodkow-trwalych-i-wartosci-niematerialnych-i-prawnych-wzor-ksiegowosc-922653 (dostęp z dnia 16.12.2020).
