Czym jest raport kasowy i jak go wypełnić?

Raport kasowy jest dokumentem potwierdzającym, ile gotówki powinno znajdować się w kasetce po dniu lub miesiącu obrotowym w każdej firmie. Klientom stacji benzynowych i sklepów całodobowych często kojarzy się z dłuższymi przerwami.

Czym tak naprawdę jest raport kasowy? Jak go wypełnić? Kto musi to robić?

W tym artykule postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości o raporcie kasowym.

Raport kasowy – co to jest?

Czym jest raport kasowy? Najczęściej kojarzymy go z miejscem, w którym dochodzi do wymiany gotówki pomiędzy kupującym a sprzedającym, czyli np. w sklepach, na stacjach benzynowych, a nawet w bankach. Jest to zatem świetnie znany element pracy każdego kasjera.

Do struktury raportu kasowego wlicza się wszelkie faktury, rachunki fiskalne oraz tak zwane KP i KW, czyli dowody świadczące o wpłacie i wypłacie z kasy firmowej. Raport to dowód zbiorczy wszelkich operacji kasowych ułożonych w porządku chronologicznym. Częstotliwość jego sporządzania zależy od ilości operacji kasowych. Może być przygotowywany każdego dnia, raz na kilka dni lub z końcem każdego miesiąca kalendarzowego.
Wszędzie tam, gdzie dokonywane są płatności w gotówce, powinna być prowadzona kasa. Jeżeli w danej placówce nie ma kasy fiskalnej, która rejestruje wszelkie obroty gotówkowe, operacje należy rejestrować za pomocą druków KP (kasa przyjmie) oraz KW (kasa wyda). Są to dokumenty, które należy wypełnić oraz czytelnie podpisać. Osoby odpowiedzialne za kwestie rachunkowe w firmie powinny opatrzyć je dodatkowo numerem.
KW nie musi być wystawiane w sytuacji, gdy gotówka wypłacana jest na podstawie innego dokumentu, np. faktury lub rachunku. Koniecznością jest jedynie, by dokumenty zastępczego dołączyć adnotację o otrzymaniu gotówki w określonej kwocie.

Raport kasowy w firmie

Raportu kasowego w firmie nie należy mylić z powszechnie znanym wydrukiem podsumowującym z kasy fiskalnej.

Za jego przygotowanie odpowiedzialne są osoby wyznaczone do kontrolowania kwestii finansowych w przedsiębiorstwie, a dokładniej inkasujące wpłaty gotówkowe.

W tym przypadku należy się trzymać ściśle określonych terminów, które są podane w instrukcji kasowej. Rozliczenie nie może być jednak sporządzone później niż w ostatni dzień roboczy miesiąca.

Co składa się na raport kasowy?

Na prawidłowo przygotowany raport kasowy składają się:

  • znak rozpoznawczy firmy (w tym przypadku może to być pieczątka, naklejka firmowa),
  • numeracja oraz prawidłowe oznaczenie – do wyboru jest tradycyjne numerowanie lub wskazujące konkretną kasę, rok obrachunkowy oraz datę,
    wskazania okresu, który ten raport obejmuje – tutaj należy się stosować do ustaleń określonych w instrukcji kasowej,
  • rejestr wszystkich operacji w porządku chronologicznym (treść, numer dowodu źródłowego, dokładna data, imię oraz nazwisko osoby dokonującej wpłaty lub wypłaty pieniężnej),
  • numer konta przeciwstawnego – każde operacje gospodarcze wymienione w raporcie kasowym są przypisywane do numerów kont, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,
  • dokładne obliczenia obrotu, stanu początkowego i finalnego kasy – w sytuacji, gdy dochodzi do niezgodności posiadanej gotówki z raportem, najczęściej wiąże się to z popełnieniem błędu w rachunkowości lub ewidencjonowaniu,
  • załączniki w postaci źródłowych dokumentów kasowych i zastępczych dowodów księgowych,
  • podpis osoby sporządzającej raport oraz dokładna data,
  • data zatwierdzenia raportu.

Dokumenty źródłowe

Wszelkie obroty pieniężne w firmie powinny być udokumentowane dowodami księgowymi, czyli:

  • fakturami,
  • wnioskami i rozliczeniami zaliczek,
  • rozliczeniami delegacji służbowych,
  • listami płac,
  • umowami o dzieło oraz rachunkami umów zleceń,
  • KP – dokumenty potwierdzające przyjęcie gotówki do kasy firmowej,
  • KW – dokumenty potwierdzające wszelkie wypłaty z kasy firmowej.

Wypełnienie raportu kasowego

Prawidłowe wypełnienie raportu kasowego wymaga skupienia i skrupulatnych obliczeń osoby, która sporządza raport kasowy. Wszelkie pomyłki zostaną od razu ujawnione.
Jak wypełnić raport? Na początku należy zapoznać się ze stanem początkowym i końcowym. Następnie sumuje się przychody i rozchody, by określić ostateczny obrót kasowy.

Jedna zasada pozostaje niezmienna – wszystko się zgadza, gdy stan gotówki jest identyczny z wykazem na raporcie kasowym.

Wszelkie różnice (czy to na niekorzyść, czy na plus) przyjmują postać niedoboru lub nadwyżki kasowej. Każdy raport należy udostępnić księgowemu, który sprawuje pieczę nad finansami w firmie.

Obowiązek przechowywania dokumentu

Zgodnie z prawem, wszelką dokumentację kasową należy przechowywać do wglądu przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *