Pomyłki to rzecz ludzka i mogą się one przydarzyć wszędzie, nawet jeśli w grę wchodzą bardzo ważne dokumenty podatkowe. Na szczęście, tego rodzaju niedociągnięcia można relatywnie łatwo naprawić, wykorzystując w tym celu tzw. fakturę korygującą. Za jej pomocą można udokumentować również rabaty cenowe udzielone na różne towary, a także ich zwroty dokonywane w różnych sytuacjach. Ponieważ obecnie faktury nie muszą być ani podpisywane, ani też opatrzone pieczątkami firmowymi, takie same zasady obowiązują również ewentualnych korekt na fakturze, które standardowo nie muszą być podpisywane. W sytuacji jednak gdy przedsiębiorca dąży do obniżenia kwoty podatku VAT, musi potwierdzić odbiór faktury korygującej.
Obowiązek wystawienia faktur korygujących
Fakturę korygującą wystawia się zawsze wtedy, gdy wcześniej doszło do popełnienia jakiegoś błędu na fakturze początkowej. Chodzi tutaj głównie o sytuację zmiany ceny, na przykład w wyniku udzielonego rabatu, jak również jej podwyższenia. Oprócz tego fakturę korygującą należy również wystawić w sytuacji, gdy doszło do zwrotów towaru i opakowania sprzedawcy. Jeśli w cenie, kwocie podatku lub w innych miejscach na fakturze zauważono błąd czy pomyłkę, należy także wystawić fakturę korygującą. Podobnie dzieje się też przy płatnościach zwróconych nabywcy w całości lub w części.
Elementy faktury korygującej
Ponieważ faktury korygujące zalicza się do kategorii dokumentów księgowych, wymaga się ich sporządzania według ściśle określonego schematu. A zatem w ewidencjach księgowych można ująć tylko taką fakturę korygującą, na której zawarto kolejny numer, a także datę jej wystawienia. Ponadto trzeba wyraźnie podkreślić, że jest to faktura korygująca, określając pierwotny dokument, do którego się ona odnosi. Należy także wyszczególnić, co stanowiło główną przyczynę korekty. Jeśli została zmieniona stawka opodatkowania lub kwota podatku, stosowna informacja o tym fakcie powinna zostać również zamieszczona we wspomnianej fakturze. W przypadku, gdy zmianie uległy inne pozycje na fakturze, należy wskazać, czego one dotyczyły.
Podwyższenie i obniżenie kwoty opodatkowania
W sytuacji, gdy podatnik został zobligowany do podwyższenia podatku VAT, deklaracja zostanie automatycznie poprawiona, niezależnie od faktycznego otrzymania faktury korygującej. To kiedy wspomniana faktura winna być ujęta w rozliczeniach podatku VAT, zależy w głównej mierze od przyczyny konieczności dokonania poprawy. A zatem, jeśli dana przyczyna wystąpiła w momencie wystawienia faktury pierwotnej, rozliczenie winno dotyczyć okresu wystawienia pierwszej faktury. Z kolei wszelkie zdarzenia, które wystąpiły, już po wystawieniu pierwszej faktury sprawiają, że można je rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury korygującej. Z kolei obniżenie podstawy opodatkowania oznacza konieczność skorygowania wysokości podatku należnego. Prowadzi to do konieczności uzyskania od kontrahenta potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Ważne, żeby podatnik dysponowała tym potwierdzeniem jeszcze przed upływem terminu składania deklaracji za okres, w którym doszło do wystawienia faktury korygującej. Jeśli jednak z różnych powodów termin ten zostanie przekroczony, podatnik może obniżyć podatek należny za okres otrzymania faktury korygującej od kontrahenta.
Forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej może występować w różnych formach. Urząd skarbowy akceptuje na przykład pisemne potwierdzenie odbioru, elektroniczne potwierdzenie odbioru, a także faks wskazujący na potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Oprócz tego możliwe jest też odesłanie faktury korygującej z adnotacją zawierającą datę odbioru oraz podpis osoby upoważnionej. Może to być również list polecony z dołączonym zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Brak konieczności potwierdzania odbioru faktury korygującej
W niektórych sytuacjach nie ma potrzeby potwierdzania odbioru faktury korygującej. Odnosi się to do kilku okoliczności. W pierwszym rzędzie jest to zatem eksport towarów oraz dostawa towarów w ramach wymian handlowych wewnątrzwspólnotowych. Także dostawa towarów oraz świadczenie usług poza granicami Polski związane jest ze zwolnieniem z tego obowiązku. Odnosi się to również do sprzedaży rozmaitych usług, w tym energii cieplnej i chłodniczej, elektrycznej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych itp.
Jeśli do podatnika mimo podjętych ze strony kontrahenta prób dostarczenia potwierdzenia odbioru korekty, ostatecznie ono nie dotarło, w sytuacji jednak gdy udowodniono wiedzę kupującego dany towar czy usługi o warunkach zawartych w umowie korygującej, przyjmuje się także, że nie ma potrzeby wystawiania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W tym ostatnim przypadku podatnik może obniżyć podstawę opodatkowania w deklaracji rozliczeniowej za okres, kiedy zostały spełnione wszystkie wspomniane wcześniej warunki. W pozostałych przypadkach wystawienie faktury korygującej oznacza możliwość ujęcia jej w ewidencjach podatkowych.
