Terminy dokonywania zapisów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące terminu dokonywania zapisów w księdze. Zaznaczyć należy, iż możliwe są trzy sytuacje, w których terminy dokonywania zapisów będą się od siebie różnić. Wymieńmy pokrótce następujące sytaucje:
- Przedsiębiorca zleca prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu. Przedsiębiorca nie dokonuje wtedy zapisów w PKPiR samodzielnie, zobowiązany jednak jest do prowadzenia ewidencji dodatkowych, wskazanych w rozporządzeniu. Biuro rachunkowe ma natomiast obowiązek dokonać zapisów chronologicznie, na podstawie dostarczanych przez swoich klientów dokumentów księgowych, w terminie do 20. dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni.
- Przedsiębiorca który sam prowadzi PKPiR również może skorzystać z tego terminu dokonywania zapisów. W przypadku tym również dokonuje się zapisów w księdze
w porządku chronologicznym. - Przedsiębiorca, którzy prowadzi działalność w wielu zakładach. Pamiętać jednak należy wtedy aby prowadzić ewidencję sprzedaży, chyba że sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami lub rejestrowana za pomocą urządzeń fiskalnych — wtedy obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie istnieje.
Terminy na podstawie poszczególnych przykładów:
- ZAKUP MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH ORAZ TOWARÓW HANDLOWYCH musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
- POZOSTAŁE WYDATKI. Zapisy dotyczące pozostałych wydatków przedsiębiorca ewidencjonuje raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
- PRZYCHODY ZE SPRZEDAŻY. Tutaj należy wspomnieć, iż terminy zapisów tych przychodów różnią się zależności od ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę i od sposobu dokumentowania oraz rejestracji przychodów. Tak więc:
- Przedsiębiorcy prowadzący ewidencję sprzedaży albo ewidencję sprzedaży wskazaną w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (to ewidencja prowadzona przez podatników zwolnionych z VAT – konieczna do tego, aby właściwie ustalić moment utraty tego zwolnienia) mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodów wykazanych w tej ewidencji w jednej pozycji, na koniec każdego miesiąca. Czyli dopiero po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu łączną wartość sprzedaży ujmujemy w PKPiR.
- Przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów. Zapisów można dokonywać na koniec każdego miesiąca, nie później niż w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Można też dokonywać zapisów codziennie, na podstawie dziennych raportów dobowych – decyzję w tej sprawie podejmuje przedsiębiorca.
- Pozostali przedsiębiorcy natomiast zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonują w księdze raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Warto podkreślić, iż sprzedaż dokumentowana fakturami może zostać zaewidencjonowana jedną sumą, wynikającą z dziennego zestawienia sprzedaży. Natomiast sprzedaż nieudokumentowaną fakturami dokumentuje się dowodem wewnętrznym, sporządzanym na koniec dnia, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień (jeśli nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących).
- KUPNO I SPRZEDAŻ DEWIZ U PRZEDSIĘBIORCÓW PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ KANTOROWĄ. Zapisów tych można dokonywać raz w miesiącu na podstawie prowadzonej na bieżąco ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Jak również można także dokonywać tego na bieżąco.
Dowody księgowe
Podczas rozważania kwesti prowadzenia zapisów w KPIR koniecznie trzeba wspomnieć o ważnej kwestii jaką są dokumenty księgowe,gdyż zapisów w PKPiR dokonujemy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych (Tak więc dokumentów, które stwierdzają rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te stanowią podstawowe uzasadnienie zapisu księgowego).
Warto podkreślić, iż prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji
gospodarczej, - datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
- opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe,
- własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.
Prowadząc KPIR warto sprawdzić poprawności dokumentu i notatki, do jakiego miesiąca należy dokument zaksięgować. Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały – stosować jednak można ogólnie przyjęte skróty. Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku
obcym. Sprawdzenie dokumentów księgowych polega na sprawdzeniu pod względem:
- merytorycznym, czylli na ustaleniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach,
- formalno-rachunkowym, czyli na ustaleniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, podpisy stron itp., oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
Dowody księgowe powinny być rzetelne czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują. Powinny być także kompletne czyli zawierające co najmniej dane określone jw., oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami
(np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określony
sposób:
- dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie
kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie,
wraz ze stosownym uzasadnieniem; - księgowe wewnętrzne mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty – z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb – oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Pamiętać trzeba przy tym, iż nie jest dozwolone poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.
Dodać warto też, iż dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Także paragony fiskalne od 01.01.2013 należy przechowywać przez okres 5 lat. Wyjątki od tej reguły określają przepisy szczególne.
Na koniec warto przypomieć, iż dokumentowanie operacji w PKPiR wymaga posługiwania się prawidłowo sporządzonymi dowodami księgowymi. Dowody księgowe tak więc możemy podzielić na własne i obce. Dowody własne możemy z kolei podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne.
Źródła:
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00233 (dostęp z dnia 16.11.2023).
- https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/kpir/ (dostęp z dnia 16.11.2023).
- http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1202,0,20143,zasady-dokonywania-zapisow-w-ksiedze.html (dostęp z dnia 15.11.2023).
- https://www.bankier.pl/smart/ksiega-przychodow-i-rozchodow-co-warto-o-niej-wiedziec-praktyczny-poradnik-dla-przedsiebiorcow (dostęp z dnia 15.11.2023)
