Skany faktur a prawo do odliczania VAT

Obecnie doszło do znacznego zliberalizowania przepisów odnoszących się do formy przekazywania faktur. Najwięcej wątpliwości z punktu widzenia księgowych budzi jednak fakt możliwości uznania zeskanowanej faktury papierowej za dokument uprawniający nabywcę do odliczenia podatku VAT. Jak w takim wypadku należy traktować skan faktury? Wyjaśnienie tych kwestii okazuje się bardzo istotne, jeśli wziąć pod uwagę fakt przysługiwania właścicielom przedsiębiorstw możliwości zmniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, związaną z wykorzystywaniem nabywanych towarów lub usług do realizowania opodatkowanych czynności.

Warunki przesyłania faktur w postaci elektronicznej

Możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej obwarowane jest różnego rodzaju zasadami. Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na konieczność spełnienia przez wystawcę trzech najważniejszych warunków. Za pierwszy z nich uznaje się zagwarantowanie autentyczności pochodzenia faktury. Pod tym pojęciem zwykle kryje się zapewnienie prawdziwości tożsamości przedsiębiorcy dokonującego wystawienia faktury dokumentującej dostawę określonych towarów do klienta lub zrealizowanie na jego rzecz zamówionej usługi. Kolejnym warunkiem jest zagwarantowanie integralności treści, które jest równoznaczne z zakazem dowolnego zmieniania danych zawartych w fakturze, zwłaszcza jeśli chodzi o jej obowiązkowe elementy. Oprócz tego, od przedsiębiorców wymaga się także czytelności wystawianych faktur.

Warto pamiętać także o konieczności zaakceptowania przez odbiorcę faktu przesyłania mu faktur w postaci elektronicznej, a także wyrażenia przez niego zgody na udostępnianie faktur w tej właśnie formie. W tym wypadku jednak nie ma potrzeby domagania się od każdego klienta czy też kontrahenta pisemnej zgody na te czynności, wystarczy bowiem, że dana firma czy też jednostka nie wyrazi sprzeciwu względem otrzymywania faktur przy wykorzystaniu drogi elektronicznej – uznaje się wówczas, że doszło do tzw. zgody domniemanej. Klientowi przysługuje jednak również prawo do zrezygnowania w dowolnym momencie z dostarczania faktur e-mailowo, a wystawcy w takim wypadku nie pozostaje nic innego, jak zaakceptować ten fakt i postąpić zgodnie z życzeniem danego odbiorcy faktury.

Faktura a e-faktura

Faktur wystawionych w postaci papierowej, czy to ręcznie, czy też w formie wydruku komputerowego nie należy utożsamiać z tzw. e-fakturami, czyli tradycyjnie rozumianymi dokumentami elektronicznymi. Skany faktur są bowiem w swej zasadniczej istocie jedynie dokumentami, które zostały przesłane drogą elektroniczną do klienta w wyniku jego faktycznej lub domniemanej zgody na otrzymywanie faktur właśnie w tej formie. Warto jednak podkreślić, że e-faktury traktowane są na równi z papierowymi fakturami, muszą one bowiem zawierać takie same elementy, a główne ich zadanie polega na poświadczaniu dokonania konkretnej transakcji sprzedaży towarów lub usług.

Dokumenty księgowe w postaci skanów faktur

Obecnie obowiązujące prawo co do zasady dopuszcza możliwość dokumentowania transakcji za pomocą dokumentów w postaci skanów zapisanych w formacie PDF. Organy podatkowe uznają skany faktur za równoznaczne z dokumentami w formie papierowej, oczywiście pod warunkiem spełnienia trzech wymienionych wcześniej warunków, czyli zagwarantowania autentyczności pochodzenie dokumentu, jego czytelności oraz integralności zawartych w nich treści. Podatnik może odliczyć należny podatek VAT na podstawie skanu faktury w zakresie, który dotyczy zakupu odnoszącego się do wykonywanej działalności opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jeśli trzeba pamiętać o tym, że do otrzymania wspomnianego prawa konieczny jest brak występowania realnych przesłanek, wyszczególnionych w art. 88 podatku o VAT. Chodzi tutaj głównie o sytuacje nabywania przez podatnika usług hotelowych i gastronomicznych, z wyłączeniem kupowania przez podatników świadczących usługi przewożenia osób gotowych posiłków dla nich.

Gromadzenie faktur w formie elektronicznej

Dokumenty można nie tylko przesyłać, ale także przechowywać w formie elektronicznej. W ten sposób można zaoszczędzić wiele czasu oraz miejsca. Zasadniczo nie ma żadnych przeszkód w swobodnym przekazywaniu klientom i kontrahentom faktur w postaci skanów dokumentów wystawionych w formie papierowej. Oczywiście, trzeba przy tym pamiętać o zabezpieczeniu dokumentów przed ich dowolnym modyfikowaniem, a także o zagwarantowaniu czytelności danych. Można zatem stwierdzić, że faktury w postaci skanów mogą być uznawane za podstawę do ujęcia danego wydatku w kosztach lub obniżenia należnego podatku VAT, jeśli spełniają one wszystkie wymagania im stawiane. Bardzo istotne jest jednak to, aby dokumenty te stanowiły poświadczenie zdarzeń handlowych, które rzeczywiście miały miejsce. W przeciwnym wypadku bowiem faktury nie będą miały mocy prawnej, co więcej, mogą zostać uznane za próbę oszukania organów podatkowych w zakresie dokumentowania nieistniejących transakcji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *