Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

Jeśli Twój pracodawca wysyła Cię w delegację zagraniczną, dowiedz się więcej na temat uprzywilejowań takich podróży. Warto wiedzieć co przysługuje pracownikowi, ale również, o co powinien zadbać, aby uzyskać zwrot poniesionych w podróży służbowej kosztów.

Dieta w delegacji zagranicznej

Wysokość diet zagranicznych uregulowana jest w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. Kwoty te różnią się w zależności od kraju, do którego delegowany jest pracownik. Za każdą dobę w podróży służbowej zagranicznej, pracownikowi przysługuje pełny wymiar diety, natomiast każda rozpoczęta, niepełna doba podróży naliczana jest następująco:

  • do 8 h – przysługuje 1/3 diety,

  • od 8h do 12 h – przysługuje 1/2 diety,

  • ponad 12 h – należna jest dieta w pełnym wymiarze.

W momencie, gdy pracownik ma zapewnione przez pracodawcę wyżywienie, lub, gdy jest ono opłacone w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25% diety. Możemy się również spotkać z sytuacją, w której pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, wtedy pracownikowi przysługuje odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety

  • obiad – 30% diety

  • kolacja – 30% diety

Nocleg w delegacji zagranicznej

Aby uzyskać zwrot kosztów poniesionych w podróży służbowej zagranicznej z tytułu noclegu, pracownik zobowiązany jest udokumentować poniesione wydatki w formie hotelowych paragonów/faktur. Jeżeli pracownik nie przedłoży odpowiednich dokumentów zapłaty, wówczas należy mu się tylko 25% limitu ryczałtu za nocleg. Sam limit z kolei, zależny jest od kraju, w którym pracownik odbywa podróż służbową.

Dojazdy w zagranicznej podróży służbowej

Dojazdy podczas zagranicznej podróży służbowej rozliczane są tak samo, jak w podróżach krajowych. Pracownikowi odbywającemu delegację zagraniczną należy się ryczałt za przejazdy konieczne podczas danej podróży, np. dojazdy od/do dworca, lotniska itp. Ryczałt na przejazdy w podróży zagranicznej to wysokość jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik zatrzymał się w celach noclegowych.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na wydatki wynikające z przemieszczania się środkami komunikacji miejskiej i wynosi on 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (nie dotyczy to pracowników podróżujących samochodem).

Pozostałe wydatki w podróży zagranicznej

Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów bagażu osobistego do 30 kg w przewozie samolotem, jednak jest to możliwe tylko, gdy podróż trwa więcej niż 30 dni, lub gdy państwem docelowym, jest państwo spoza Europy.

W przypadku odbytego podczas podróży zagranicznej leczenia, pracodawca zobowiązany jest zwrócić koszty leczenia, czy leków (nie dotyczy chirurgii plastycznej, czy nabycia okularów i protez dentystycznych, czy ortopedycznych). W razie zgonu pracownika podczas podróży zagranicznej pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Zaliczki wypłacane na poczet zagranicznych podróży służbowych

Pracownik odbywający podróż służbową za granicę kraju, ma prawo do pobrania zaliczki na wydatki z nią związane. Najczęściej takie zaliczki wypłacane są w walucie kraju, który jest docelowym punktem podróży, jednak za zgodą pracownika, jej równowartość może zostać wypłacona w złotówkach.

Wydatki powstałe w delegacji zagranicznej rozlicza się w złotówkach, natomiast wydatki w walucie obcej przelicza się wg kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki na złote. Zwrot ewentualnej zaliczki przelicza się maksymalnie do 14 dni od powrotu pracownika do kraju, po kursie, jaki obowiązywał w dniu jej wydania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *