Lista płac jest najważniejszym dokumentem z zakresu dokumentacji pracowniczej, ponieważ jest dokumentem źródłowym.
Lista płac jest ważnym elementem z zakresu dokumentów pracowniczych, powinna zawierać informację dotyczące jednostki/przedsiębiorstwa, którego dotyczy oraz określenie okresu za jaki jest sporządzana. Poza tym powinna zawierać jeszcze informacje o imiennej liście pracowników z kwotami wynagrodzenia i potrąceń oraz podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej wraz z datą.
Sporządzona lista płac służy następnie do wypełnienia karty przychodów pracownika, sporządzenia raportów i deklaracji ZUS, a także zeznań podatkowych oraz również wypłaty pracownikowi wynagrodzenia etc.
Dzięki liście płac możliwe będzie ustalenie wysokości wynagrodzeń za czas choroby, zasiłków (np. chorobowy, macierzyński), dodatku wyrównawczego, przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne etc.
W związku z powyższym lista płac jest ważnym dokumentem służącym do sporządzenia innych dokumentów dla pracownika. Należy podkreślić, iż jest to dokumentacja z zakresu wynagrodzeń dlatego też musi być przechowywana przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy. Dokumentacja może być archiwizowana w formie elektronicznej, jak również papierowej.
