Zasadniczo w obowiązujących obecnie regulacjach prawnych anulowanie faktury nie jest możliwe w żadnym wypadku, prawo bowiem w określonych sytuacjach dopuszcza możliwość skorygowania już wystawionej faktury (jeśli oczywiście w jej ramach zaszła jakaś pomyłka). Praktyka życia gospodarczego pokazuje jednak, że istnieje w tym zakresie pewne odstępstwo od ogólnie przyjętych norm prawnych, przy czym realizacja tego odstępstwa spotyka się ze zrozumieniem organów podatkowych, które akceptują takie rozwiązanie. Należy jednak podkreślić wyjątkowość wspomnianej sytuacji, do której może dojść tylko po spełnieniu określonych kryteriów. Warto zatem dowiedzieć się, kiedy zachodzi możliwość anulowania wystawionej już faktury.
Anulowanie wystawionej faktury
Do anulowania faktury zasadniczo może dojść jedynie w takiej sytuacji, gdy faktura to odnosi się tylko i wyłącznie do niedokonanych jeszcze czynności, z zastrzeżeniem jednak, że nie przekazano jej j\ kontrahentowi, co jest równoznaczne z wprowadzeniem danego dokumentu do obiegu prawnego. Innymi słowy, wystawca może anulować fakturę tylko wtedy, gdy wciąż jest w posiadaniu obu jej egzemplarzy. Taka sytuacja dotyczy głównie okoliczności wystawienia faktury jeszcze przed wystąpieniem danego zdarzenia w oparciu o zamówienie, które jednak ostatecznie nie doszło do skutku, na przykład z powodu rezygnacji klienta. W takim wypadku, ponieważ transakcja handlowa nie została ostatecznie zrealizowana, a co za tym idzie, nie powstał także obowiązek podatkowy, fakturę należy anulować, nie przekazując jej uprzednio kontrahentowi.
Podobnie rzecz ma się z przypadkami zwrotów towarów zdarzającymi się przy sprzedaży wysyłkowej. Jeśli klient ostatecznie odesłał zamówiony wcześniej towar i nie zapłacił za niego, w takim wypadku trzeba anulować wystawioną wcześniej fakturę, ponieważ zobowiązanie podatkowe finalnie nie zaistniało w konkretnych okolicznościach. A zatem fakturę można anulować tylko wtedy, gdy dotyczy ona ostatecznie niezrealizowanej transakcji, przy czym nie została ona jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego poprzez przekazanie jej kontrahentowi.
Prawidłowe anulowanie faktury
Anulowanie faktury z reguły następuje poprzez przekreślenie obu egzemplarzy faktury, co prowadzi do uniemożliwienia jej ponownego wykorzystania. Na przekreślonych dokumentach musi znaleźć się adnotacja o ich anulowaniu wraz z datą dokonania tej czynności, a także podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur firmowych. Zaleca się także pisemne wskazanie na powód takiego anulowania. Anulowane faktury trzeba umieścić w dokumentach księgowych wraz z innymi fakturami, co jest niezbędne do zachowania ciągłości numeracji. Nie należy ich jednak poddawać czynnościom ewidencyjnym.
Błędy na fakturze a jej anulowanie
Trzeba mieć świadomość, że faktury, na których znajdują się błędne dane, nie mogą zostać pod żadnym pozorem anulowane. W takim wypadku należy wystawić fakturę korygującą lub opatrzyć pierwotną fakturę stosowną pisemną adnotacją – wszystko w tym względzie zależy jednak od kategorii popełnionego błędu. Należy też zdawać sobie sprawę z tego, że anulowanie faktury dokumentującej zdarzenie, do którego ostatecznie nie doszło – z powodu zajścia zresztą różnych okoliczności niesprzyjających – nie jest możliwe wtedy, gdy została ona już wprowadzona do obrotu prawnego. W takim wypadku zaleca się, aby skorygować fakturę do zerowej wartości dzięki wystawieniu faktury o charakterze korygującym.
Zaginięcie przesyłki i faktury
Czasem przy sprzedaży wysyłkowej dochodzi do sytuacji zaginięcia lub kradzieży przesyłki oraz dołączonej do niej faktury. Prowadzi to do sytuacji, gdy sprzedawca nie posiada oryginału wysłanej faktury i ze zrozumiałych względów nie może jej odzyskać. Nie powoduje to jednak braku możliwości anulowania faktury. Trzeba jednak w takim wypadku dokonać odpowiedniego opisu posiadanej kopii, zachowując też dokumenty poświadczające fakt niedojścia do skutku konkretnej transakcji. Takimi dokumentami poświadczającymi mogą być na przykład dokumenty wystawione przez pocztę lub firmę kurierską zaświadczające zaginięcie przesyłki, lub jej kradzież, zniszczenie lub inne tego typu zdarzenie.
Skorygowanie VAT po anulowaniu wystawionej faktury
Faktura, która uległa później anulowaniu, mogła być uprzednio ujęta w deklaracji VAT za konkretny okres rozliczeniowy. Dokonanie anulowania powoduje automatyczne niejako przyznanie podatnikowi prawa do sporządzenia korekty wspomnianej deklaracji. Dzięki temu dochodzi także do poprawienia kwoty należnego podatku VAT, który wcześniej miał zawyżoną wartość z powodu uwzględnienia transakcji handlowej, która ostatecznie nie miała miejsca.
Trzeba zatem pamiętać, że fakturę VAT można anulować jedynie w wyjątkowych wypadkach. Choć organy podatkowe wykazują w tej sprawie pełne zrozumienie, nie należy jednak notorycznie doprowadzać do tego rodzaju sytuacji. Okoliczności takie winny mieć bowiem jedynie charakter incydentalny i tak właśnie należy traktować anulowanie faktury.
