Refakturowanie polega na odsprzedaniu innej osobie nabytej przez przedsiębiorcę usługi. Zazwyczaj refakturowane są usługi, ale nie ma zakazu do refakturowania także zakupionych towarów.
Refaktura jest więc dokumentem, za pomocą którego podatnik przenosi koszty odsprzedaży usługi (zakupionych towarów) dla innego podmiotu.
Refaktura zgodnie z przepisami prawa musi zawierać wymagane dane. Tak więc zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy faktura (a więc w tym również refaktura) powinna zawierać następujące elementy danych:
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, - kwotę należności ogółem.
Dodatkowo należy podkreślić fakt, że nie ma wymogu zamieszczania „wyjątkowego” opisu towarów czy usług na wystawianej refakturze. Wystarczy zwykły opis, który dokładnie przedstawi przedmiot odsprzedaży (refakturowane towary czy usługi). Jeżeli dany opis znajdzie się na refakturze, zostanie ona prawidłowo wystawiona i w jasny sposób ukaże strony i przedmioty odsprzedaży. Dodatkowo można użyć określenia na fakturze: „refaktura”. Jednak określenie to nie jest wymagane, co oznacza, że wybór należy do wystawiającego.
