Jak wystawiać faktury, paragony, rachunki?
Każda firma prędzej czy później zetknie się z problemem tego, jak wystawić fakturę, paragon fiskalny czy rachunek – czyli inaczej mówiąc dowód sprzedaży. Można to oczywiście robić na odpowiednich druczkach, które dostaniemy w większości sklepów papierniczych, z artykułami biurowymi czy nawet w kioskach. Na druczku takim wystarczy wypisać wszystkie pola, zrobić kopię (zwykle druczki są na papierze który sam się kopiuje) i przekazać klientowi. Trzeba pamiętać, że klient zawsze dostaje oryginał dokumentu – dla siebie zachowujesz kopię. Musisz przechowywać takie dokumenty co najmniej przez 5 lat. Jeśli już korzystamy z druczków to przyda nam się pieczątka firmowa z nazwą, adresem firmy i numerem NIP. Można dzięki temu uniknąć nużącego wpisywania za każdym razem nazwy naszej firmy.
Korzystanie z druczków może być wygodne jeśli nie wystawiamy ich wiele. Jeśli jednak tak nie jest – czyli zwykle – to najlepiej po prostu znaleźć dobry program do faktur, który umożliwi nam wygodne wystawianie faktur, rachunków, paragonów fiskalnych i innych dokumentów. Osobiście korzystam z programu Systim, który działa w tzw. chmurze, co jest jego wielką zaletą – moje faktury mam zawsze pod ręką, przez przeglądarkę, dostępne na login i hasło z dowolnego miejsca na świecie. Są również inne podobne programy, ale ten muszę powiedzieć że najbardziej przypadł mi do gustu.
Wymaga jeszcze wyjaśnienia – kiedy wystawiamy fakturę, kiedy paragon fiskalny a kiedy rachunek? Jeśli jesteśmy nie-vatowcami, to dla osób fizycznych wystawiamy paragon fiskalny, zaś dla firm rachunek. Jeśli jesteśmy VAT-owcami, to dla firm wystawiamy fakturę (dawniej zwaną „fakturą VAT”), zaś dla osób fizycznych paragon fiskalny.
Na każdym dokumencie sprzedaży musi się znaleźć data sprzedaży, oraz data wystawienia (ponieważ te dwie daty zwykle są identyczne, ale czasem mogą się różnić). Musimy również podać nazwę towaru, ilość sztuk, jednostkę (np. „sztuki”, „godziny robocze” itd.), cenę netto (lub brutto), oraz kwotę netto i brutto. Jeśli wystawiamy rachunek, to oczywiście nie zawiera on VAT, więc kwota netto i brutto będą identyczne. Jeśli zaś jesteśmy płatnikami VAT, to dodatkowo musimy podać stawkę VAT oraz kwotę VAT za dany produkt. Mówiąc „cena netto/brutto” mam tu na myśli cenę za jedną sztukę towaru. Mówiąc „kwota …” mam na myśli kwotę łączną za wszystkie towary tego samego rodzaju – czyli np. kwota netto będzie to cena netto pomnożona przez ilość sztuk towaru. Dodatkowo musimy podać dane naszej firmy – nazwę, adres, numer NIP, oraz dane nabywcy.Dokument sprzedaży może zawierać również np. nasz numer konta bankowego, termin płatności, formę płatności.
Danych nabywcy nie podajemy na paragonach co znacznie ułatwia masową sprzedaż dla osób fizycznych. Trzeba jednak zaznaczyć że jeśli osoba fizyczna poprosi o fakturę lub rachunek zamiast paragonu, to mamy obowiązek mu ją wystawić. Żeby wystawić paragon fiskalny musimy mieć kasę fiskalną lub drukarkę fiskalną.
UAKTUALNIENIE: od 2015 roku nie wystawiamy już rachunków, dokument rachunek w zasadzie przestał istnieć. Zamiast niego wystawiamy po prostu dokument „Faktura”, który nie zawiera pozycji VAT, lub pozycje te są na nim zerowe, z zaznaczeniem że nie podlega on pod VAT.
Nie istnieje również faktura VAT – jedynie dokument o nazwie „Faktura”, zawierający odpowiednie kwoty i stawki VAT.
Urzędy Skarbowe jednak, jak i Ministerstwo Finansów, uznają że dokumenty typu „Rachunek” i „Faktura VAT” dalej mogą być wystawiane, jeśli spełniają wszystkie wymogi „Faktury”, w takim wypadku nazwa nie ma większego znaczenia.
Do wystawiania faktur (zarówno dawnych „VAT” jak i dawnych „Rachunków”) polecamy program Systim www.systim.pl, który posiada zarówno możliwość ich wystawiania, jak i korygowania.
