Czy faktura VAT musi być podpisana?

Faktury to jeden z najważniejszych dokumentów księgowych. Nie da się bowiem ukryć, że to właśnie za ich pomocą dokumentuje się wykonane transakcje kupna i sprzedaży, potwierdzając tym samym dostarczenie towaru do odbiorcy lub też zrealizowanie na jego rzecz określonej usługi. Stąd też wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia, że jak każdy dokument urzędowy faktury muszą być zaopatrzone podpisem osób odpowiedzialnych za ich wystawienie. Rzeczywiście, niektóre faktury posiadają podpis wystawcy, a nawet pieczątkę, inne jednak są pozbawione tych elementów. Tutaj powstaje zatem pytanie, czy te drugie faktycznie można uznać za ważne? W jaki sposób są one postrzegane przez polskie prawo?

Obowiązkowe elementy faktury VAT

Co do zasady, uznaje się, że prawidłowo wystawiona faktura VAT zawiera pewne obligatoryjne elementy. Zalicza się do nich przede wszystkim datę wystawienia, a także znak umożliwiający jej identyfikację w ramach danej serii (na przykład kolejny numer nadany fakturze w przeciągu danego miesiąca). Ponadto na fakturze należy również wskazać, kto jest podatnikiem, a kto nabywcą danej usługi lub towaru, oznaczając także adresy siedziby obu podmiotów biorących udział w transakcji. Bardzo istotnymi elementami faktury okazują się również numery identyfikacji podatkowej (NIP), zarówno podatnika, jak i nabywcy usług. Od wystawców faktur oczekuje się także zamieszczenia daty dokonania dostawy towaru lub realizacji usługi, lub też otrzymania zapłaty (tę drugą wyszczególnia się wtedy, gdy różni się ona od daty otrzymania towaru lub zakończenia realizacji usługi na rzecz nabywcy).

Ponadto na fakturze należy umieścić również nazwę towaru lub usługi, liczbę dostarczonych towarów, ich miarę lub zakres wyświadczonych usług. Na fakturze musi się też znaleźć cena jednostkowa danego towaru lub usługi bez kwoty naliczonego podatku (netto), a także kwoty ewentualnych zniżek lub opustów cen, wynikających z różnych powodów (na przykład wcześniejszego uiszczenia zapłaty).

Później trzeba także wskazać wartość netto dokonanej sprzedaży, czyli wartość zrealizowanej usługi lub dokonanego dostarczenia towaru, bez kwoty podatku. Dalej wskazuje się na obowiązujące w konkretnych sytuacjach stawki podatkowe. Dalej na fakturze VAT znajduje się suma wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem, których towarów czy usług dotyczą poszczególne stawki podatkowe. Później liczy się całościową kwotę podatku od sumy wartości dokonanej sprzedaży netto (bardzo istotny jest tutaj podział na kwoty odnoszące się do poszczególnych stawek podatkowych). Ostatnim obowiązkowym elementem faktury VAT jest ogólna kwota należności. Trzeba też pamiętać o tym, że każdą fakturę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Oryginał przekazuje się nabywcy, a sprzedawca zachowuje kopię faktury.

Faktura z podpisem czy bez podpisu?

Zasadniczo obie faktury, jeśli tylko zawierają wyszczególnione powyżej elementy, są ważne i mogą stać się podstawą rozliczeń księgowych. Trzeba jednak mieć świadomość, że faktury posiadające podpis wystawcy w przeciwieństwie do tych bez podpisu mogą w razie potrzeby stanowić także dowód w sprawie o nieuregulowanie przez nabywcę towaru lub świadczeniobiorcę należności pieniężnej w ustalonym przez obie strony terminie.

W praktyce sądy biorą pod uwagę jako dowody jedynie te faktury, na których widnieje podpis wystawcy wraz z jego pieczątką, choć ta ostatnia nie jest w tych okolicznościach koniecznie wymagana. W takim wypadku nabywcę zwykle zobowiązuje się do zapłaty specjalnym nakazem sądowym.

Z kolei faktury bez podpisu z punktu widzenia sądu nie stanowią bynajmniej bezspornego dowodu w danej sprawie. Dlatego też sprawa o ustalenie prawa danego podmiotu do pobrania określonej kwoty należności od klienta może dodatkowo się przeciągnąć, sąd musi bowiem zebrać odpowiedni materiał dowodowy, przesłuchać strony i świadków w sprawie itp. Dlatego też, choć brak podpisu na fakturze nie przekreśla szans przedsiębiorcy na ostateczne wyegzekwowanie należności, znacznie utrudnia to dochodzenie we wspomnianej sprawie własnych praw. Zaleca się zatem wystawcom faktur, aby zawsze, gdy tylko jest to możliwe, starali się jednak podpisać wystawioną fakturę.

Podsumowanie

Braku podpisu na fakturze nie uznaje się za błąd ani fakt, który w jakikolwiek sposób czyni wystawiony dokument księgowy nieważnym. Uwolnienie przedsiębiorców od obowiązku podpisywania faktur i opatrywania ich pieczątkami związane było głównie z koniecznością dostosowania polskiego prawa do prawa europejskiego po przystąpieniu naszego kraju do struktur unijnych.

Warto jednak pamiętać o tym, że brak podpisu na fakturze w razie problemów z jej faktycznym opłaceniem może znacznie przedłużyć procesy sądowe we wspomnianych sprawach. Jeśli tylko zatem istnieje taka możliwość, warto fakturę podpisać, aby później w razie jakichkolwiek problemów móc skutecznie wyegzekwować należne pieniądze. Przy stosunkowo niewielkim wysiłku można naprawdę zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz nerwów związanych z procesem sądowym.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *