KPiR jest skrótem stosowanym zamiennie do pełnego znaczenia pojęcia „Księga przychodów i rozchodów”. Jest to dokument, w którym ewidencjonuje się wszystkie operacje gospodarcze, które odnoszą się do prowadzonej działalności gospodarczej. Księga przychodów i rozchodów jest ewidencją uproszczoną, w której księguje się wszelkie operacje gospodarcze związane z przychodami (np. przychody ze sprzedaży), kosztami (np. koszty zakupu materiałów i towarów handlowych) i czy wydatkami (np. wynagrodzenia, wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej).
Czy KPiR można prowadzić elektronicznie?
Obecne czasy dają podatnikom możliwość prowadzenia księgi w formie elektronicznej za pomocą specjalnie stworzonych do tego programów komputerowych. Przepisy prawa oczywiście zezwalają podatnikom na korzystanie z takich rozwiązań, jednakże muszą oni spełnić podstawowe warunki, aby księga mogła zostać uznana za prawidłową, a mianowicie:
- podatnik musi posiadać w formie pisemnej instrukcję obsługi programu komputerowego, jakiego używa do prowadzenia KPiR,
- podatnik prowadzący księgowość na wybranym przez siebie programie komputerowym musi zapewnić sobie i ewentualnej kontroli skarbowej możliwość podglądu do zapisanych treści oraz możliwość wydrukowania wszelkich danych zgodnie z obowiązującym wzorem KPiR (dane sortowane w porządku chronologicznym),
- podatnik jest odpowiedzialny za przechowywanie informacji z KPiR, musi przechowywać swoje dane w bezpieczny sposób na wszelkich nośnikach informacji, tak aby w razie wystąpienia jakichkolwiek awarii miał możliwość ich odtworzenia, aż do momentu ich wydruku. Wydruk należy wykonywać co miesiąc zgodnie ze wzorem – załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie p.k.p.i r.
Kto musi / nie musi prowadzić KPiR?
1. Podatkową księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić:
- osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
- spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro.
oraz dodatkowo:
- armatorzy zdefiniowani na podstawie Ustawy o podatku tonażowym;
- osoby wykonujące działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia,
- osoby duchowne, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
- osoby zajmujące się działami produkcji rolnej (jeżeli zgłoszą zamiar prowadzenia danej księgi).
2. Natomiast nie muszą prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
- podatnicy, którzy są zwolnieni z prowadzenia KPiR ze względu swój na stan zdrowia czy wiek, rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności. Dokonać tego można poprzez złożenie odpowiedniego wniosku do US (Urzędu Skarbowego).
- osoby, które jako formę rozliczeń z podatku dochodowego wybrały formy zryczałtowane (tzn. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i karta podatkowa),
- osoby, które nie mają prawa do prowadzenia tzw. księgowości uproszczonej i w związku z tym prowadzą księgi rachunkowe (ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w PLN równowartość 1 200 000 euro),
- osoby, które wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
- osoby, które wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,
- osoby, które dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.
