Każdy dokument sprzedaży czy zakupu jest potwierdzeniem dokonanej transakcji i musi zawierać podstawowe elementy wymagane przez przepisy prawa. Czym jest faktura zakupu i jakie musi posiadać elementy?
Co to jest faktura zakupu?
Faktura zakupu jest dokumentem, który potwierdza zakup np. materiałów i towarów handlowych lub zakup usług, podlegających opodatkowaniu VAT. Dokument zakupu wystawiany jest przez czynnych podatników podatku VAT w formie papierowej lub elektronicznej. Dwa egzemplarze faktury trafiają do dwóch oddzielnych osób – nabywcy i sprzedawcy. Tak więc jeden z nich trafia do nabywcy danego zakupionego towaru czy usługi, a drugi zostaje u sprzedawcy.
Co powinna zawierać faktura zakupu?
Faktura zakupu, jak każdy inny dokument musi posiadać obowiązkowe elementy podstawowych danych. Według Rozporządzenia Ministra Finansów faktura zakupu powinna zawierać co najmniej:
• datę wystawienia,
• kolejny numer,
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
• nazwę (rodzaj) sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
• wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.
W związku z powyższym warto wspomnieć, że odbiorca jest zobowiązany do sprawdzenia poprawności wszystkich danych znajdujących się na fakturze, jaką odebrał. Tak, aby wszelkie dane firmy były kompletne i zgodne, a informacje o danym towarze lub usłudze miały szczegółowe informacje o ilości, cenie itp. Jeżeli odbiorca dostrzeże jakiekolwiek błędy, powinien sporządzić notę korygującą, wskazując które dane zostały wpisane błędnie i jaka jest ich prawidłowa treść. Notę należy dostarczyć do sprzedawcy i uzyskać jego akceptację (w dowolnej formie).
Ważne jest przede wszystkim przeliczenie wartości netto na brutto danego towaru czy usługi i na to odbiorca musi zwrócić szczególną uwagę, ponieważ bardzo często zdarzają się w tym miejscu błędy, które sprzedawca musi poprawić – odbiorca nie ma do tego prawa.
Wszelkie korekty dokonane przez sprzedawców i wysłane do odbiorcy, także muszą zostać przez niego sprawdzone pod kątem obowiązkowych informacji, takich jak: numer i data wystawienia pierwotnej faktury oraz pozycje korygowane.
