Jak obliczać VAT, cenę netto i brutto? Brutto od netto, i netto od brutto? VAT od pojedynczej sztuki, czy od sumy?

Jak obliczać VAT, cenę netto i brutto? Brutto od netto, i netto od brutto? VAT od pojedynczej sztuki, czy od sumy?

Dla początkujących przedsiębiorców kwestie obliczania VAT są dość kłopotliwe – teoretycznie to kwestia mnożenia i dodawania, ale w praktyce okazuje się że nie zawsze jest tak różowo. Podstawy wydają sie proste. Załóżmy że sprzedajemy towar pewnej firmie za 100 zł netto, ze stawką 23% VAT. Oczywiście są inne stawki, ale ta jest dość popularna i ją przyjmiemy za podstawową.

1. Jak obliczyć kwotę VAT i Brutto?

kwota vat = kwota netto * 23% = 100 * 23% = 23 zł

23% to inaczej mówiąc 0,23, przy obliczeniach czasem łatwiej posługiwać się więc tym ułamkiem.

Jak obliczyć kwotę brutto?

kwota brutto = kwota netto * (100% + 23%) = kwota netto * 123% = 123

 

2. Czy VAT powinniśmy obliczać od kwoty netto, czy brutto? Otóż okazuje się, że ustawodawca dopuszcza obydwie możliwości. Jeśli chcemy podać klientowi cenę brutto np. 123 zł brutto, to możemy obliczyć VAT w następujący sposób:

kwota vat = (kwota brutto * 23%) / (100% + 23%) = 123 * 23% / 123% = 23 zł

kwotę netto można wówczas obliczyć jako:

kwota netto = kwota brutto – kwota vat

Warto pamiętać że paragony fiskalne mogą być naliczane wyłącznie od kwoty brutto. Jeśli wystawiamy fakturę do paragonu fiskalnego to wówczas również powinna ona zostać w ten sposób naliczona.

3. Wszystko wygląda pięknie dopóki nie dojdą problemy z zaokrągleniami, jak obliczyć VAT od produktu który kosztuje (brutto) 1 zł?

kwota vat = (1 * 23%) / (123%) = 0,1869918

Co zrobić z taką kwotą? Czy jest to poprawna kwota VAT na fakturze? Oczywiście nie. Zasadą generalnie stosowaną w rachunkowości jest zaokrąglanie wszelkich kwot pieniężnych do dwóch miejsc po przecinku. Z tego prostego powodu, że nie ma kwoty mniejszej niż 1 grosz. Zasada ta trochę utrudnia nam życie, o czym zaraz będziemy mieli się okazję przekonać. W powyższym przypadku końcowy wynik zaokrąglamy zgodnie z zasadą matematyczną – końcówki od 0,5 i więcej zaokrąglamy w górę, końcówki do 0,5 (bez 0,5) zaokrąglamy w dół. Czyli wynik powyższej operacji będzie wynosił 0,19 zł, i jest to nasza kwota VAT

Aby obliczyć kwotę netto:

kwota netto = kwota brutto – kwota VAT = 1 – 0,19 = 0,81 zł

4. Podobnie wygląda to z obliczaniem kwoty brutto od netto dla 1 zł netto:

kwota vat = kwota netto * 23% = 1 zł * 23% = 0,23 zł

kwota brutto = kwota netto + kwota VAT = 1 + 0,23 = 1,23 zł

5. Kolejne schody zaczynają się w przypadku takiego obliczania, gdy mamy kilka sztuk towaru. Przy dużych kwotach jakkolwiek będziemy liczyć VAT wyjdzie nam taka sama kwota. Przy małych cenach wyjdą nam jednak błędy wynikające z zaokrągleń. Mamy tu dwie możliwości: liczenie VAT od pojedynczej sztuki oraz liczenie VAT od całości. Załóżmy, że cena produktu to 0,1 zł netto (powiedzmy że to cena koszulki na dokumenty A4) – przy tej cenie najłatwiej będzie nam zauważyć różnice.

a) VAT od pojedynczej sztuki

vat = 0,1 zł * 23% = 0,023 zł = po zaokrągleniu 0,02 zł

jeśli sprzedaliśmy 100 sztuk, to łączny vat wyniesie:

łączny VAT = 100 * 0,02 = 2 zł

b) VAT od sumy towarów

w tym sposobie obliczenia najpierw obliczamy łaczną kwotę netto:

łączna kwota netto = 100 * 0,1 = 10 zł

łączny VAT = 10 zł * 0,23 = 2,3 zł

 

Jak więc widzimy w drugim przypadku VAT jest wyższy. Ustawodawca dopuszcza jednak obydwa sposoby  naliczania podatku VAT.

Na koniec mogę polecić program Systim www.systim.pl z którego sam korzystam, który w prosty sposób pozwala na przeliczanie kwot VAT i netto/brutto, oraz wystawianie faktur zarówno od cen netto jak i brutto. Wersja podstawowa jest w pełni bezpłatna.

 

 

Jak wystawiać faktury, paragony, rachunki?

Jak wystawiać faktury, paragony, rachunki?

Każda firma prędzej czy później zetknie się z problemem tego, jak wystawić fakturę, paragon fiskalny czy rachunek – czyli inaczej mówiąc dowód sprzedaży. Można to oczywiście robić na odpowiednich druczkach, które dostaniemy w większości sklepów papierniczych, z artykułami biurowymi czy nawet w kioskach. Na druczku takim wystarczy wypisać wszystkie pola, zrobić kopię (zwykle druczki są na papierze który sam się kopiuje) i przekazać klientowi. Trzeba pamiętać, że klient zawsze dostaje oryginał dokumentu – dla siebie zachowujesz kopię. Musisz przechowywać takie dokumenty co najmniej przez 5 lat. Jeśli już korzystamy z druczków to przyda nam się pieczątka firmowa z nazwą, adresem firmy i numerem NIP. Można dzięki temu uniknąć nużącego wpisywania za każdym razem nazwy naszej firmy.

Korzystanie z druczków może być wygodne jeśli nie wystawiamy ich wiele. Jeśli jednak tak nie jest – czyli zwykle – to najlepiej po prostu znaleźć dobry program do faktur, który umożliwi nam wygodne wystawianie faktur, rachunków, paragonów fiskalnych i innych dokumentów. Osobiście korzystam z programu Systim, który działa w tzw. chmurze, co jest jego wielką zaletą – moje faktury mam zawsze pod ręką, przez przeglądarkę, dostępne na login i hasło z dowolnego miejsca na świecie. Są również inne podobne programy, ale ten muszę powiedzieć że najbardziej przypadł mi do gustu.

Wymaga jeszcze wyjaśnienia – kiedy wystawiamy fakturę, kiedy paragon fiskalny a kiedy rachunek? Jeśli jesteśmy nie-vatowcami, to dla osób fizycznych wystawiamy paragon fiskalny, zaś dla firm rachunek. Jeśli jesteśmy VAT-owcami, to dla firm wystawiamy fakturę (dawniej zwaną „fakturą VAT”), zaś dla osób fizycznych paragon fiskalny.

Na każdym dokumencie sprzedaży musi się znaleźć data sprzedaży, oraz data wystawienia (ponieważ te dwie daty zwykle są identyczne, ale czasem mogą się różnić). Musimy również podać nazwę towaru, ilość sztuk, jednostkę (np. „sztuki”, „godziny robocze” itd.), cenę netto (lub brutto), oraz kwotę netto i brutto. Jeśli wystawiamy rachunek, to oczywiście nie zawiera on VAT, więc kwota netto i brutto będą identyczne. Jeśli zaś jesteśmy płatnikami VAT, to dodatkowo musimy podać stawkę VAT oraz kwotę VAT za dany produkt. Mówiąc „cena netto/brutto” mam tu na myśli cenę za jedną sztukę towaru. Mówiąc „kwota …” mam na myśli kwotę łączną za wszystkie towary tego samego rodzaju – czyli np. kwota netto będzie to cena netto pomnożona przez ilość sztuk towaru. Dodatkowo musimy podać dane naszej firmy – nazwę, adres, numer NIP, oraz dane nabywcy.Dokument sprzedaży może zawierać również np. nasz numer konta bankowego, termin płatności, formę płatności.

Danych nabywcy nie podajemy na paragonach co znacznie ułatwia masową sprzedaż dla osób fizycznych. Trzeba jednak zaznaczyć że jeśli osoba fizyczna poprosi o fakturę lub rachunek zamiast paragonu, to mamy obowiązek mu ją wystawić. Żeby wystawić paragon fiskalny musimy mieć kasę fiskalną lub drukarkę fiskalną.

UAKTUALNIENIE: od 2015 roku nie wystawiamy już rachunków, dokument rachunek w zasadzie przestał istnieć. Zamiast niego wystawiamy po prostu dokument „Faktura”, który nie zawiera pozycji VAT, lub pozycje te są na nim zerowe, z zaznaczeniem że nie podlega on pod VAT.

Nie istnieje również faktura VAT – jedynie dokument o nazwie „Faktura”, zawierający odpowiednie kwoty i stawki VAT.

Urzędy Skarbowe jednak, jak i Ministerstwo Finansów, uznają że dokumenty typu „Rachunek” i „Faktura VAT” dalej mogą być wystawiane, jeśli spełniają wszystkie wymogi „Faktury”, w takim wypadku nazwa nie ma większego znaczenia.

Do wystawiania faktur (zarówno dawnych „VAT” jak i dawnych „Rachunków”) polecamy program Systim www.systim.pl, który posiada zarówno możliwość ich wystawiania, jak i korygowania.