Jak numerować faktury?

Jak numerować faktury?

Ustawodawca nałożył na firmy obowiązek numerowania kolejnych faktur w kolejności rosnącej, bez luk w numeracji. To jedyna wskazówka jaką nam dał. W praktyce zaś oznacza to, i interpretacje urzędów skarbowych to potwierdzają, że firmy mają duża swobodę w numerowaniu faktur.

Warto pamiętać, że faktury numerujemy kolejno wg „daty wystawienia”, czyli kolejne daty wystawienia muszą mieć kolejne numery faktur. Pola „data operacji” nie ma przy tym większego znaczenia.

Faktury musimy numerować ciągle, zwykle od 1 w górę. Numeracja może być zarówno w cyklu miesięcznym (czyli w każdym miesiącu zaczynamy numerować od nowa), jak i rocznym, czyli w każdym roku zaczynamy numerować ponownie od 1. Może to być również numeracja ciągła, czyli po prostu numerujemy fakturę „w górę”, bez jakiegokolwiek rozpoczynania tej numeracji od początku.

Warto zauważyć, że stosowaną numerację można zmienić na inną, ale najlepiej uczynić to z początkiem nowego roku podatkowego, aby nie podejrzewano nas o jakieś „niecne intencje” z tym związane. O co może chodzić? Np. o to, że zapomnieliśmy wystawić faktury w terminie, i rozpoczynamy numerację od początku, aby można tam „upchnąć” brakującą fakturę.

Przy wystawianiu takiej faktury warto skorzystać z jakiegoś programu do faktur, jak np. Systim www.systim.pl , który faktury będzie nam numerował automatycznie.

W numerze faktury możemy ponadto zawrzeć dodatkowe informacje – może to być symbol klienta, symbol magazynu czy pracownika wystawiającego fakturę, najczęściej jednak zamieszcza się tam numer miesiąca i roku wystawienia faktury. Warto pamiętać, że numer faktury będą oglądali nasi klienci, być może warto więc zacząć numerację od jakiegoś wyższego numeru (np. 1000), aby stworzyć marketingową iluzję, że faktur wystawiamy więcej niż w rzeczywistości 🙂

Działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?

Działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?

To mój pierwszy wpis na nowym blogu, miło mi powitać jeśli ktoś go przeczyta 🙂 Blogów jak doskonale wiecie w sieci jest mnóstwo, chciałbym więc aby mój blog był mniej o mnie, a bardziej o sprawach którymi się zawodowo zajmuję – czyli działalnością gospodarczą, spółkami z o.o. oraz ich księgowością – zarówno w formie uproszczonej (KPiR) jak i zaawansowanej (KH).

Spółki z o.o. obrosły całą masą różnych mitów i niedomówień, uważane są za coś trudnego do prowadzenia i komplikującego sprawy biznesowe. To samo zresztą dotyczy się spółek akcyjnych, komandytowych czy nawet jawnych. Czy tak jest naprawdę?

Jako praktyk w prowadzeniu sp. z o.o. chciałbym pokazać, że spółki z o.o. nie są tak straszne jak je malują. W praktyce ich prowadzenie może być proste i przyjemne, oraz całkowicie możliwe dla nawet jednej osoby . Na początek spróbujmy wypisać różnice pomiędzy zwykłą działalnością gospodarczą, od której zwykle zaczyna się nasza przygoda z biznesem, a spółką z o.o.

Zalety działalności gospodarczej:
– prosta i tania rejestracja działalności (koszt ok. 170 zł),
– odpowiadamy za „firmę” całym naszym majątkiem – czyli jeśli nie zapłacimy kontrahentowi za fakturę to po wyroku sądu komornik ma prawo zabrać nam nasz majątek,
– prosta księgowość w formie KPiR (Książka Przychodów i Rozchodów),
– możliwość taniego zlecenia księgowości do biura rachunkowego już od 100 zł netto /msc.

Wady działalności gospodarczej:
– konieczność płacenia ZUS ok. 1025 zł miesięcznie (teoretycznie, bo część odliczamy od podatku – w praktyce płacimy ok. 765 zł).

Zalety spółki:
– odpowiadamy za długi tylko do wysokości wkładu finansowego, jaki wnieśliśmy do spółki,
– kontrahenci lepiej nas postrzegają (sp. z o.o. wydaje się lepszym partnerem niż działalność gospodarcza),
– brak konieczności opłacania ZUS.

Wady spółki:
– wyższe ceny zakupu usług – często drobne usługi spółkom z o.o. czy SA oferuje się po wyższych cenach (dlatego dokonując zakupu warto wpierw poprosić o cenę, najlepiej anonimowo 😉 ),
– konieczność włożenia wkładu własnego w wysokości co najmniej 5000 zł (wkładem mogą być nie tylko pieniądze, ale też np. samochód, strona internetowa, baza danych klientów, patent czy prawa autorskie do programu),
– konieczność podpisania aktu notarialnego spółki, rejestracji w sądzie (razem rejestracja to ok. 1000 – 2000 zł, zależnie od wkładu własnego),
– konieczność prowadzenia pełnej księgowości, tzw. ksiąg handlowych, które są trudniejsze do prowadzenia samodzielnie. Koszt zlecenia prowadzenia ksiąg do biura rachunkowego to ok. 500 – 1500 zł netto (zależnie od ilości faktur i innych dokumentów księgowych).
– pieniądze spółki sa pieniędzmi spółki – a nie naszymi, co oznacza że teoretycznie nie możemy nimi swobodnie dysponować; w praktyce jednak w przypadku małych firm nie stanowi to dużego problemu.

Dla wyjaśnienia – powyższe wady i zalety spisuję z punktu widzenia mikroprzedsiębiorcy, czyli takiego zatrudniającego do 10 pracowników. Jeśli mamy większą firmę to część wad przestaje być takimi wadami w ogóle.

Na marginesie uwaga odnośnie słowa „firma”. Wg prawa nie zakładamy firmy, ale działalność gospodarczą czy spółkę, które można jeszcze nazwać przedsiębiorstwem. Natomiast firma w sensie prawnym to nazwa przedsiębiorstwa, przy czym nazwą może być imię i nazwisko właściciela (lub właścicieli). To od strony prawnej – może przydać się dla ścisłości np. przy konstruowaniu umów, w przypadku których nie może być pola do interpretacji. Natomiast nie ma co ukrywać że w języku potocznym „firma” jest utożsamiana również z samym „przedsiębiorstwem”, dlatego na tym blogu będę zamiennie używał słów „firma” i „przedsiębiorstwo”, natomiast „działalność (gospodarcza)” i „spółka” będę używał tam, gdzie trzeba rozdzielić pomiędzy tymi dwoma formami prawnymi przedsiębiorstw.

Co więc wybrać – działalność czy spółkę z o.o.? Kryteria są wg mnie następujące:
– jeśli sp. o.o. pomoże nam polepszyć wizerunek firmy, i klienci tego oczekują – załóżmy spółkę. Jeśli więc prowadzimy punkt naprawy obuwia czy stragan na targowisku to można sobie darować, klient będący osobą fizyczną nie zwróci uwagi czy sprzedaje mu marchewkę spółka czy też nie,
– jeśli działamy wspólnie ze wspólnikiem bądź wspólnikami – załóżmy spółkę (biorąc pod uwagę poniższe kryteria),
– jeśli nasza działalność związana jest z potrzebą posiadania dużego kapitału, finansowego czy rzeczowego, np. samochody, lokale, patenty, maszyny – załóżmy spółkę,
– jeśli szkoda nam 2000 zł na rejestrację spółki – nie zakładajmy spółki,
– jeśli zatrudniamy powyżej 10 osób – załóżmy spółkę (biorąc pod uwagę też powyższe kryteria),
– jeśli przychody firmy to co najmniej 250 – 300 tys. zł netto rocznie – od tego momentu mniej więcej zaczyna się opłacać założenie spółki.

W kolejnych wpisach przejdziemy już do konkretów związanych z zakładaniem spółki – opiszę co trzeba załatwić, gdzie się wybrać i co podpisać, później zaś przejdziemy do opisu spółki i sposobu prowadzenia w niej rachunkowości. Na początek jednak wyjaśnię kilka spraw i terminów, które często się przewijają wśród początkujących przedsiębiorców.

Gdy już założymy firmę czy spółkę, będziemy potrzebować programu do fakturowania i księgowości. W tej kwestii warto na początek wypróbować program Systim www.systim.pl , który pozwala na fakturowanie, obsługę magazynu, księgowości w formie KPiR, a wkrótce również obsługę ksiąg handlowych.

 

Na czym polega rachunkowość/księgowość firmy? Co musi robić księgowa firmy?

Na czym polega rachunkowość/księgowość firmy? Co musi robić księgowa firmy?

Gdy po raz pierwszy stykamy się z księgowością zaczynamy się zastanawiać co właściwie musi robić księgowa? Co powinienem robić gdy chcę prowadzić księgowość swojej własnej firmy? Niestety wszelkie kursy i podręczniki koncentrują się na księgowaniu operacji gospodarczych, a nie mówią tej tak ważnej kwestii. Spróbujmy więc podsumować co musi robić księgowa:

  1. Na początku działalności – rejestracja spółki
    • rejestracja w Urzędzie Miasta (działalność gospodarcza i/lub spółka cywilna) lub rejestracja w Sądzie (inne spółki, fundacje itd.);
    • rejestracja w Urzędzie Skarbowym (zwykle wykonujemy ją już w pierwszym kroku w ramach jednego okienka, ale czasem trzeba się tam przejść załatwić dodatkowe sprawy – np. rejestracja jako płatnik VAT);
    • rejestracja w Urzędzie Statystycznym (j.w.);
    • rejestracja w ZUS;
    • jeśli zatrudniamy pracowników – zgłoszenie do inspekcji pracy i inspekcji sanitarnej;
    • wykonanie pieczątki firmy (nieobowiązkowe, ale jednak zalecam dla wygody – przyda nam się) oraz założenie rachunku bankowego;
    • pisemne zawiadomienie Urzędu Skarbowego o zamiarze rozliczania się z podatku VAT i PIT w terminach kwartalnych – złożenie tego zawiadomienia w terminie do 25 lutego (odnośnie VAT) oraz do 20 lutego odnośnie PIT  oraz aktualizacja zgłoszenia VAT-R towarzysząca wyborowi kwartalnego sposobu składania deklaracji VAT.
    • wybór programu do faktur i księgowości – polecamy program do faktur Systim (służy również do KPiR), zaś do pełnej księgowości Symfonię. Ta druga jest co prawda droga, ale dość dobra.
    • w przypadku księgowości pełnej – wprowadzenie bilansu otwarcia.
  2. Codziennie:
    • na koniec dnia zaksięgowanie wszystkich dokumentów sprzedaży i kosztowych – w praktyce często robi się to pod koniec miesiąca.
  3. Co miesiąc:
    • do 10-tego danego miesiąca płacimy składkę ZUS, jeśli tylko za siebie to nie musimy nic więcej wysyłać do ZUS;
    • jeśli ZUS płacimy również za pracowników, to musimy wysłać do ZUS deklarację ZUS DRA, ZUS RCA lub ZUS RZA, mamy wówczas na to (na wpłatę składki i wysłanie deklaracji) termin do 15-tego danego miesiąca (dotyczy zarówno składki za pracowników jak i składki „za siebie”);
    • do 20-tego danego miesiąca musimy zapłacić podatek za miesiąc poprzedni, a więc sprawdzamy czy wszystkie dokumenty zostały zaksięgowane, obliczamy zaliczkę na podatek PIT (PIT5)  (w spółkach – CIT), nie wysyłamy żadnych deklaracji zaliczkowych PIT (jedynie na koniec roku).
    • do 25-tego obliczamy również podatek VAT, i płacimy. Do urzędu skarbowego wysyłamy listem z potwierdzeniem nadania deklarację VAT7,. Deklarację można również wysłać elektronicznie poprzez system e-Deklaracje. Warto wydrukować i zachować potwierdzenie wysłania. Warto pamiętać że deklarację VAT7 wysyłamy zawsze – nawet tzw. „zerową” deklarację.
    • do 20-tego danego miesiąca musimy również obliczyć i zapłacić podatek za pracowników, tzw. PIT4, w tym przypadku również tylko płacimy podatek – nie wysyłamy deklaracji podatkowej;
    • w przypadku prowadzenia pełnej księgowości – wydrukować i zarchiwizować przynajmniej ostatnią stronę dziennika księgowań księgi głównej, zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych księgi głównej, zestawienie VAT (sprzedaż i zakup);
    • w przypadku prowadzenia innych form działalności – wydrukować i zarchiwizować zestawienie KPiR, VAT, oraz podsumowania tych rejestrów,
    • do 15-tego danego miesiąca złożyć deklarację VAT EU, jeśli dokonywane były wewnątrzwspólnotowe dostawy lub nabycia.
  4. Co kwartał – jeśli wybraliśmy kwartalny sposób rozliczania PIT (lub CIT) i/lub VAT to płacimy je, i wysyłamy deklarację VAT7K, za kwartał, nie za miesiąc. Jest to z pewnością wygodniejszy sposób prowadzenia rachunkowości, zwłaszcza w małej firmie. Nie dotyczy to PIT4, czyli podatku za pracowników, które zawsze opłacamy co miesiąc.
  5. Na koniec roku (a raczej – w nowym roku):
    • Złożenie deklaracji rocznej – PIT36 lub CIT8 (w przypadku CIT nie musimy koniecznie składać deklaracji za rok kalendarzowy – zależy to od tego, co zawarliśmy w umowie spółki).
    • CIT8 składamy razem ze sprawozdaniem rocznym, w terminie do 31 marca (jeśli nasz rok podatkowy zakończył się 31 grudnia). Sprawozdanie powinniśmy złożyć również do sądu (dotyczy to tylko zarejestrowanych w KRS).
    • Deklarację PIT4 za pracowników – do 31  stycznia.
    • Deklaracje PIT11 za pracowników – do ostatniego dnia lutego, ale najwygodniej zrobić to jednocześnie z PIT4, unikniemy wtedy błędów i korygowania, jeśli na formularzach coś by się nie zgadzało.
    • W przypadku pełnej księgowości – zaksięgowanie zysku np. na kapitał własny lub na dywidendy, wydrukowanie bilansu i rachunku zysków i strat.

Co do terminów – warto pamiętać że jeśli termin płatności podatku wypada na dzień wolny (np. sobotę, niedzielę, święto wolne od pracy), to termin ten automatycznie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Niektóre programy do faktur jak np. Systim podpowiadają wybrane terminy, tak aby można wygodnie sprawdzić kiedy trzeba zapłacić podatek czy ZUS.